“證明文件和文件副本”業務辦理操作說明
公眾可以通過“專利業務辦理系統”中的“專利事務服務”模塊，
以電子方式提出辦理各種“證明文件和文件副本”辦理請求。包括“在
先申請文件副本”、“專利登記簿副本”、“專利說明書”、“專利
證書證明”、“專利授權程序證明”、“批量專利、申請法律狀態證
明”、“批量專利法律狀態證明”和“申請人名稱變更證明”。
“證明文件和文件副本”業務辦理系統，有兩個功能模塊，一個
是“業務辦理”，主要功能是提出辦理“證明文件”或“文件副本”
辦理請求;另一個是“意見陳述歷史查詢”，主要功能是查詢對已提
交的辦理“證明文件”或“文件副本”請求存在的問題，所提出的“意
見陳述”內容，以及專利局相關業務部門的答復意見。
一、“業務辦理”涉及的功能主要有
1、提出辦理“證明文件或文件副本”請求。
2、對未“提交”的請求數據進行“修改”或“刪除”。
3、通過“查看詳情”瀏覽已經提交的“請求信息”和上傳的“請
求文件”。
4、通過“意見陳述”功能，提出意見陳述。
5、通過“下載”功能，在“發文日期”后(包括“發文日期”)，
查看或下載請求辦理的“發文方式”為“電子件”的證明文件或文件
副本文件。
6、根據相應的條件對已提交或未提交的請求數據進行查詢。
7、上述功能在“操作”欄中，根據業務辦理不同的階段展示相應的功能。
一、 業務辦理
1、“基本信息”1、選擇點擊”業務辦理”，進入業務辦理頁面后，請求人應首
先選擇需要辦理的專利事務名稱。
1.1“在先申請文件副本”、“專利證書證明”、“專利授權程
序證明”、“申請人名稱變更證明”只有專利申請人或本案代理機構
可以辦理，第三方辦理的，需要后續操作“保存”之前，上傳相關代
理人委托書或證明文件。
1.2、批量專利、申請法律狀態證明只有專利申請人或本案代理
機構可以辦理。
1.3、“專利登記簿副本”、“專利說明書”和“批量專利法律
狀態證明”任何人都可以辦理。
2、“請求人信息”2.1、系統會根據“請求人”登錄“專利業務辦理系統”的身份
信息，自動帶入“請求人姓名”、“請求人電話”、“請求人地區”
信息，該信息不可更改。
2.2、“所選國家”默認為“中國”。
2.3、請注意： “請求人地區”信息在辦理賬號注冊手續時，不
是必填項，如果需要辦理專利事務服務涉及的業務內容，請務必在賬
號注冊時完整填寫，否則系統將無法進行正確的業務分配，導致業務
處理流程受阻。
3、“請求信息”3.1、輸入“申請號”。
3.1.1、辦理“先申請文件副本”、“專利登記簿副本”、“專
利說明書”、“專利證書證明”、“專利授權程序證明”和“申請人
名稱變更證明”時，輸入辦理該業務的“申請號”即可。
3.1.2、辦理“批量專利法律狀態證明”或“批量專利、申請法
律狀態證明”時，輸入繳納費用的“主申請號”。3.2、選擇“制作類型”
“制作類型”選擇“紙件”時，“請求人”應對“送達方式”進
行選擇。
3.3、選擇“送達方式”
“送達方式”選擇“自取”時，應在“自取地址(國家知識產權
局專利局或代辦處)”下拉框中，選擇具體的自取地址(國家知識產
權局專利局或專利代辦處)。3.4、選擇“副本類型”
請求辦理“專利登記簿副本”業務，需要選擇“副本類型”。
3.4.1、“標準版本”是目前國內正常使用的“專利登記簿副本”
樣式。
3.4.2、“中英文版本”是用于“柬埔寨注冊登記”使用的“專
利登記簿副本”樣式。
3.4.3、“海牙版本”是針對“海牙專利申請”出具的“專利登
記簿副本”樣式。
3.5、選擇“辦理數量”。
3.6、“繳費人”和“繳費收據號”的填寫
3.6.1、如果“繳費人”與“請求人名稱”不一致，“繳費人”
已經繳納了該次辦理業務的“證明文件副本費”，可以填寫 “繳費
收據號”。
3.6.2、或者準備繳納費用，或已繳納費用，還未獲得收據號，
可以填寫費用繳納的“繳費人”名稱。3.6.3、“繳費收據號”和“繳費人”填寫其一即可。
3.6.4、如果“繳費人”與“請求人名稱”一致，不需填寫“繳
費人”或“繳費收據號”。
3.6.5、注意：紙質或電子方式繳費“收據抬頭”可能是系統記
載的實際“繳費人”，但也有可能不是系統記載的實際“繳費人”。
3.6.5.1、“繳費人”一定要填寫實際“繳費人”，而不是“收
據抬頭”。
3.7、選擇“辦理用途”
4、申請號信息辦理“批量專利法律狀態證明”和“批量專利、申請法律狀態證
明”業務，需要在此進行專利或專利申請號的“增加”、“導入”或
“刪除”。
4.1、“增加”，可以將專利或專利申請號單個進行輸入。
4.2、“導入”，可以將一個 Excel 表中的 300 個專利或專利申
請號進行批量導入。
4.3、“刪除”，可以將輸入或導入的專利或專利申請號予以刪
除。
4.4、申請號批量“增加”、“導入”，并“保存”后，系統會
對導入的申請號進行如下判斷。
4.4.1、是否重復，如果重復，系統會自動予以去重處理。
4.4.2、申請號是否授權，如果未授權，只能辦理“批量專利、
申請法律狀態證明”。
4.4.3、申請號與“請求人”的關系，判斷“請求人”可以辦理
何種批量證明文件。4.4.4、未授權的專利申請號，只能由本案專利申請人或本案專
利代理機構辦理“批量專利、申請法律狀態證明”。
5、聯系人信息
5.1、“請求人”為本案專利申請人或專利代理機構時，系統會
帶入相關“聯系人信息”，可以進行修改。
5.2、“請求人”非本案專利申請人或專利代理機構時，需自行
填寫相關信息。
6、附加文件6.1、請求人根據業務辦理要求，可以上傳代理委托書和相關證
明文件，每次點擊上傳只會保存一種“文件類型”，如需上傳多個“文
件類型”，請重復上傳，只允許上傳支持 jpeg、jpg、png、tif、tiff、
pdf 文件，且不超過 2M。
6.2、請求人選擇文件類型，選擇本地文件，“選擇上傳文件”，
再選擇“上傳”，將文件上傳系統。
6.3、請求人已上傳的附加文件，可在附加文件中預覽或刪除。7、保存、保存并繼續
7.1、進行單件業務請求，可以直接點擊“保存”后，“返回”
業務辦理頁面。
7.2、進行多件業務請求，可以點擊“保存并繼續”后，留在本
頁面繼續進行請求業務的辦理。
8、操作8.1、查看詳情
“請求人”已采集的證明文件和文件副本辦理請求，可在“操作”
的“查看詳情”中進行瀏覽。
8.2、修改
“請求人”可對已采集，未“提交”的“證明文件和文件副本”
辦理請求，可在“操作”中進行相關信息的“修改”。
8.3、刪除
“請求人”可對已采集，未“提交”的“證明文件和文件副本”
辦理請求，可在“操作”中進行 “刪除”。
8.4、提交
“請求人”已采集并保存的證明文件和文件副本辦理請求，在采
集并保存后，可在“操作”中進行“提交”。
8.5、意見陳述
請求人針對辦理的業務，提出相關意見或說明。
8.6、下載自取憑條
選擇“送達方式”為“自取”時，該“自取憑條”記載了“請求
序列號”、“申請號”、“請求人名稱”、“證件號碼”、“專利事
務名稱”、“請求日期”和“發文日期”。“經辦人”憑此條可以在
“發文日期”后(包括“發文日期”)，到相關專利事務服務窗口辦
理“自取”手續。
8.6、下載
在“發文日期”后(包括“發文日期”)，查看或下載“送達方式”為“電子件”的，各類證明文件或文件副本的電子件。
8.7、上述各個功能，在不同的業務階段會出現不同的功能。例
如，“查看詳情”、“意見陳述”，請求文件提交后，這兩個功能就
會一直存在; “修改”、“刪除”和“提交”，在請求數據“保存”
后，“提交”前，就會一直存在;選擇了“自取”文件的，就會出現
“下載自取憑條”;如果請求制作的電子文件“發文日期”已到，就
會出現“下載”功能......。
9、查詢
“請求人”可對采集保存后“未提交”或“已提交”的“證明文
件和文件副本”辦理請求，使用“申請號”、“專利事務名稱”、“制
作狀態”、“請求日期”、“發文日期”等查詢條件進行查詢。
二、意見陳述歷史查詢1、主要功能是查看國家知識產權局對本案所提“意見陳述”的
答復。
2、該功能主要是用于“請求人”提出意見陳述后，國家知識產
權局會針對“意見陳述”給予答復，“請求人”可以通過“申請號”、
“陳述日期”、“處理日期”、“處理狀態”和“業務辦理序列號”
進行查詢，在“查詢結果”中查看國家知識產權局的“答復意見”內
容。
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