【一】如何進行HSE管理體系文件的管理？
一般，HSE管理體系文件管理的內容主要包括：文件控制管理，文件公布發放，文件更改，文件保管，文件回收、作廢、銷毀、保留、歸檔，與HSE有關的外來文件，記錄格式的設計、更改、標識、作廢等7部分內容。今天首先為大家介紹前4項的內容。
一、文件控制管理
1、HSE管理手冊、程序文件、作業文件可通過企業網頁，局域網、郵件公布，各部門進行網上查閱、更新，原則上不作文本發放。
2、如必須進行文本發放，由文件編制單位確定，并按以下要求管理：
（1）文件分為受控和非受控兩類。受控文件必須加蓋“受控”印章，非受控文件加蓋“非受控”印章；
（2）受控文件的編制、審批、發放、更改、回收、保留、借閱、銷毀等要作跟蹤管理；
（3）受控文件不得復印，非受控文件不需要跟蹤管理；
（4）HSE管理手冊用作對外宣傳時，為非受控文件，廠內部使用時，必須加蓋“受控”印章，列入受控范圍；
（5）程序文件為受控文件；
（6）管理作業文件不以行政文件方式管理時，按照受控文件進行管理。
二、文件公布發放
1、HSE管理手冊和程序文件的發放由安全總監辦負責，各專業主管負責本專業主管業務文件的發放。
2、各專業主管發放文件，原則上通過企業綜合辦、網頁、郵件進行發布，各部門自行查閱。
3、如須進行文本發放，由文件編制部門或崗位確定，并按以下要求管理：
（1）受控文件發放前，發放部門、崗位應確定文件受控號，單位在《文件更改、銷毀發放單》上簽收，領取文件。
（2）安全總監辦備案文件并將文件列入《受控文件清單》。
（3）當上述文本文件需要補發時，由部門、崗位負責在原文件清單中順序編號后補發，申請補發科室簽字領取。
三、文件更改
1、文件的變更
（1）更改申請由文件更改人填寫《文件更改、銷毀申請單》，經審批后交原發放科室執行更改。
（2）更改審批由原文件的審批部門、崗位進行；若指定其它部門、崗位審批時，該部門、崗位應獲得審批所需依據的有關背景資料(委托、授權、或其它)。
（3）糾正和預防措施、管理評審、內部審核涉及的文件更改由各相關部門、崗位填寫《文件更改、銷毀申請單》，經科室負責人審批后發放，報安全總監辦備案。
（4）文件的變更，在實施以上審批手續后，應在網絡上、郵件下發通知，對變更的內容和變更的要求加以說明，確保網絡、郵件發布和使用人員的文件得到變更。
2、文件更改審定和批準按照程序執行。
3、更改批準后，按照要求變更文件發布和下發。
4、企業內外環境發生重大變化或文件有重大變化時應予以換版，新文件的編制、審批、編號、發放等根據本程序前述相關規定。
四、文件保管
1、HSE管理體系文件原則上采用電子文檔形式。
2、各部門、崗位應適時整理在用的規章制度，確保制度的有效性，更新《受控文件清單》，并及時報安全總監辦，由安全總監辦及時維護廠主頁規章制度系統。
3、如必須采用文本發放的形式，文件保管按照以下要求進行：
（1）各部門的文件應由專（兼）職人員負責管理，其中受控文件應建立《受控文件清單》。
（2）文件管理人員應及時根據收發文情況對《受控文件清單》進行更新，并記錄文件的使用情況。
（3）應確保文件妥善保管，防止文件的丟失、受損，同時便于文件的查閱。
（4）如需借閱或查閱文件，填寫《文件借閱登記臺帳》，以便于追索文件。
4、各部門文件管理人員應對電子文檔進行備份處理，防止網絡系統故障時丟失。
在HSE管理體系應用過程中，許多企業由于管理不當，常常導致HSE體系文件重復、丟失，不全或文件混亂，嚴重影響HSE管理體系的運行效果，因此，為了防范這類現象發生，企業需要嚴格各項HSE體系文件的管理制度，抓好文件運行的每個環節。
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