很多企業也有許多的流程文件，但對企業的實際運作沒有任何幫助，反而讓大家行成 了作假的習慣。花了錢做出來的流程文件沒有作用，這肯定不是老板和管理者的本意，但成為了事實，原因何在呢？
根源在于，我們的過分看重了文件中“文字”的作用，仿佛這些文字都是一個個緊箍咒，只要把它戴到員工頭上，員工立馬會成為唐僧手下的孫悟空，再大的能耐也得乖乖的服從，這完全是幼稚的想法。
流程文件中大量的文字都是關于如何做事的動作規定，在企業管理很差的時 候，這些規定要落到員工頭上，讓員工真正執行，需要很大的成本。要有專人檢查，經常要有獎罰。并且也有一定的風險：員工流失。這些成本和風險并不是每一個企業都能承受的。
更為關鍵的問題是，有必要讓員工的每一個動作都標準化地去做嗎？管理者培養員工按規定做事的習慣，但這有一個過程。當我們為了讓員工按規定做事所付出的成本和風險大于員工按規定做事以后產生的價值時，顯然這就成了一筆不合算的買賣了。
所以，當企業管理基礎很差，員工都沒有形成按規定做事的習慣時，我們一定要選擇那些最有價值的事情，對它進行嚴格的規定，讓員工必須按它的約束去做事。這些最有價值的事情，應該是流程中的表單，而不是流程文件中對于每一個動作的文字規定。
表單比文字重要得多，這應該是流程管事的操作要點。企業可以沒有流程文件，但絕對不能沒有表單，這是任何一家企業的事實。所以，我們也可以將流程管事簡單地理解成表單管事。
盡管這一理解不夠科學、不夠嚴謹，但非常有用。因為它能在流程管事的推行過程中，避免我們掉入文字的陷阱，避免我們在流程文件設計時對文字過分勘酌，以及在執行過程中對員工行為試圖一步規范到位的書生想法，能夠把我們的精力放在真正有價值的事情中去。
對于那些管事基礎很差的企業，必須要把生產運作管控的基本表單系統建立起來，讓企業整個生產運作能夠從表單上反映出來，能夠通過表單來傳遞工作指令，約束員工的行為，顯示員工業績。表單是關于員工工作任務、任務完成時間、任務完成結果準確量化的規定和表達，它是與業績直接相關的，自然應該成為我們關注的重點，成為我們企業推行流程管事模式必須狠抓第一個關鍵動作。
管理基礎比較差的企業，它的表單往往各自孤立，或者重要表單嚴重缺失，導致表單與表單之間不能形成一個“表單流”，使得表單的控制作用大大減弱。
有的企業的表單有去無回，就是這個表單上的內容究竟完成沒有？結果如何？并沒有人去跟進。導致下表單的只管下，接受表單的人只管接，雙方都忘了表單是關于工作任務的規定，都沒有對工作任務實際執行情況進行關注，最終表單成了形勢，責任落不到實處，這是很多企業的現狀。
流程管事首先要抓的就是表單與表單之間的相互推動，環環相扣。通過“表單流”，控制“動作流”，最終達到“業績流”。
請記住：員工的行為用表單和數據來控制，比用文字來規范有效而且有價值得多。
所以，流程管事模式建立的初期，嚴謹的流程文字可以少做甚至不做，不要讓流程文件成為模式建立的障礙，只要基本的表單系統建立并運行起來，流程自然就會走起來。在此基礎上，再去完善流程文件，流程管事模式就能夠逐步建立。
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