很多企業(yè)也有許多的流程文件，但對(duì)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作沒(méi)有任何幫助，反而讓大家行成了作假的習(xí)慣。花了錢(qián)做出來(lái)的流程文件沒(méi)有作用，這肯定不是老板和管理者的本意，但成為了事實(shí)，原因何在呢？
根源在于，我們的過(guò)分看重了文件中“文字”的作用，仿佛這些文字都是一個(gè)個(gè)緊箍咒，只要把它戴到員工頭上，員工立馬會(huì)成為唐僧手下的孫悟空，再大的能耐也得乖乖的服從，這完全是幼稚的想法。
流程文件中大量的文字都是關(guān)于如何做事的動(dòng)作規(guī)定，在企業(yè)管理很差的時(shí) 候，這些規(guī)定要落到員工頭上，讓員工真正執(zhí)行，需要很大的成本。要有專(zhuān)人檢查，經(jīng)常要有獎(jiǎng)罰。并且也有一定的風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)T工流失。這些成本和風(fēng)險(xiǎn)并不是每一個(gè)企業(yè)都能承受的。
更為關(guān)鍵的問(wèn)題是，有必要讓員工的每一個(gè)動(dòng)作都標(biāo)準(zhǔn)化地去做嗎？管理者培養(yǎng)員工按規(guī)定做事的習(xí)慣，但這有一個(gè)過(guò)程。當(dāng)我們?yōu)榱俗寙T工按規(guī)定做事所付出的成本和風(fēng)險(xiǎn)大于員工按規(guī)定做事以后產(chǎn)生的價(jià)值時(shí)，顯然這就成了一筆不合算的買(mǎi)賣(mài)了。
所以，當(dāng)企業(yè)管理基礎(chǔ)很差，員工都沒(méi)有形成按規(guī)定做事的習(xí)慣時(shí)，我們一定要選擇那些最有價(jià)值的事情，對(duì)它進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，讓員工必須按它的約束去做事。這些最有價(jià)值的事情，應(yīng)該是流程中的表單，而不是流程文件中對(duì)于每一個(gè)動(dòng)作的文字規(guī)定。
表單比文字重要得多，這應(yīng)該是流程管事的操作要點(diǎn)。企業(yè)可以沒(méi)有流程文件，但絕對(duì)不能沒(méi)有表單，這是任何一家企業(yè)的事實(shí)。所以，我們也可以將流程管事簡(jiǎn)單地理解成表單管事。
盡管這一理解不夠科學(xué)、不夠嚴(yán)謹(jǐn)，但非常有用。因?yàn)樗茉诹鞒坦苁碌耐菩羞^(guò)程中，避免我們掉入文字的陷阱，避免我們?cè)诹鞒涛募O(shè)計(jì)時(shí)對(duì)文字過(guò)分勘酌，以及在執(zhí)行過(guò)程中對(duì)員工行為試圖一步規(guī)范到位的書(shū)生想法，能夠把我們的精力放在真正有價(jià)值的事情中去。
對(duì)于那些管事基礎(chǔ)很差的企業(yè)，必須要把生產(chǎn)運(yùn)作管控的基本表單系統(tǒng)建立起來(lái)，讓企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)運(yùn)作能夠從表單上反映出來(lái)，能夠通過(guò)表單來(lái)傳遞工作指令，約束員工的行為，顯示員工業(yè)績(jī)。表單是關(guān)于員工工作任務(wù)、任務(wù)完成時(shí)間、任務(wù)完成結(jié)果準(zhǔn)確量化的規(guī)定和表達(dá)，它是與業(yè)績(jī)直接相關(guān)的，自然應(yīng)該成為我們關(guān)注的重點(diǎn)，成為我們企業(yè)推行流程管事模式必須狠抓第一個(gè)關(guān)鍵動(dòng)作。
管理基礎(chǔ)比較差的企業(yè)，它的表單往往各自孤立，或者重要表單嚴(yán)重缺失，導(dǎo)致表單與表單之間不能形成一個(gè)“表單流”，使得表單的控制作用大大減弱。
有的企業(yè)的表單有去無(wú)回，就是這個(gè)表單上的內(nèi)容究竟完成沒(méi)有？結(jié)果如何？并沒(méi)有人去跟進(jìn)。導(dǎo)致下表單的只管下，接受表單的人只管接，雙方都忘了表單是關(guān)于工作任務(wù)的規(guī)定，都沒(méi)有對(duì)工作任務(wù)實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行關(guān)注，最終表單成了形勢(shì)，責(zé)任落不到實(shí)處，這是很多企業(yè)的現(xiàn)狀。
流程管事首先要抓的就是表單與表單之間的相互推動(dòng)，環(huán)環(huán)相扣。通過(guò)“表單流”，控制“動(dòng)作流”，最終達(dá)到“業(yè)績(jī)流”。
請(qǐng)記住：?jiǎn)T工的行為用表單和數(shù)據(jù)來(lái)控制，比用文字來(lái)規(guī)范有效而且有價(jià)值得多。
所以，流程管事模式建立的初期，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒涛淖挚梢陨僮錾踔敛蛔觯灰屃鞒涛募蔀槟Ｊ浇⒌恼系K，只要基本的表單系統(tǒng)建立并運(yùn)行起來(lái)，流程自然就會(huì)走起來(lái)。在此基礎(chǔ)上，再去完善流程文件，流程管事模式就能夠逐步建立。
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