ISO 19011 中對審核記錄的內容要求詳解
在企業管理體系審核流程里，審核記錄就如同精密儀器中的關鍵零部件，對整個審核工作的順利推進與結果呈現起著舉足輕重的作用。然而，不少企業在面對 ISO 19011 標準下的審核記錄要求時，常因不清楚具體規范，導致記錄混亂、信息缺失，難以精準反映管理體系的真實狀況，在審核中錯失改進與提升的良機。今天，就為大家深度剖析 ISO 19011 中對審核記錄的內容要求，助企業突破這一管理難題。
ISO 19011 審核記錄基礎構成要素
審核發現明確記錄
審核發現是審核記錄的核心要點之一。這要求清晰記載在審核過程中觀察到的事實，無論是符合管理體系要求的積極情況，還是不符合標準的問題點，都需精準呈現。例如，發現某生產環節嚴格依照作業指導書執行，操作規范有序，這便是符合項的審核發現；若發現某部門文件更新不及時，存在使用過期版本文件的現象，這就是不符合項的體現，均應詳細記錄在案。
客觀證據詳實支撐
客觀證據是審核記錄可信度的基石。記錄中需提供具體的數據、文件、現場觀察到的實際狀況等作為證據。比如，在審核文件控制時，記錄下抽查到的文件編號、版本號、審批人及審批日期等文件信息；在檢查生產現場時，記錄設備的運行參數、操作人員的實際操作步驟等現場情況。這些客觀證據要確保真實、可驗證，為審核發現提供有力支撐。
條款對照精準無誤
在審核記錄里，必須明確引用對應的 ISO 19011 標準條款或其他相關管理體系標準條款。當審核發現某流程不符合規定時，準確標注如 “不符合 ISO 19011:2018 中 6.4.3 條款關于審核計劃制定的要求”，讓審核記錄與標準緊密關聯，便于后續追溯與分析問題根源。
合規性判斷清晰闡述
對審核發現作出明確的合規性判斷，說明該情況是否符合標準要求。若為不符合，需進一步闡述不符合的具體原因。例如，“經審核，該項目進度記錄缺失近一個月數據，不符合管理體系中關于項目過程記錄完整性的要求，原因在于相關人員對記錄重要性認識不足，且缺乏有效的監督機制”，使閱讀審核記錄的人員能快速了解問題本質。
ISO 19011 審核記錄涵蓋的詳細信息
管理體系績效相關證據
記錄根據管理體系績效目標和指標對績效進行監視、測量、報告和評價的證據。比如，企業設定了產品合格率的績效目標，審核記錄中應體現對產品檢驗數據的收集、統計，以及與目標值對比的結果，以此反映管理體系在產品質量管控方面的績效表現。
法律法規合規證據
受審核組織管理體系和績效中與遵守法律法規有關方面的證據至關重要。例如，在環境管理體系審核中，記錄企業污染物排放檢測報告的結果，是否符合國家或地方規定的排放標準；在職業健康安全管理體系審核時，記錄企業對安全生產相關法律法規的執行情況，如是否為員工配備了符合標準的勞動防護用品等。
過程運作與控制證據
詳細記錄受審核組織過程的運作和控制方面的情況。以生產企業為例，要記錄生產流程各環節的操作規范執行情況，包括原材料投入、加工工藝、產品檢驗等過程的控制措施是否有效實施，設備維護記錄是否完整等。
人員與資源相關證據
人員能力和設施資源提供方面的證據也是審核記錄的重要內容。如記錄企業對關鍵崗位人員的培訓計劃、培訓記錄以及考核結果，以證明人員具備相應的工作能力；記錄企業生產設備、辦公設施等資源的配備情況，是否滿足業務開展的需求。
內部審核與管理評審證據
內部審核和管理評審有效策劃和實施的證據需完整記錄。包括內部審核計劃、審核報告、不符合項整改記錄，以及管理評審會議紀要、評審輸入和輸出的相關文件等，展示企業對管理體系的自我監督與持續改進機制的運行情況。
顧客反饋及改進證據
重要的顧客反饋信息，包括顧客投訴及采取糾正措施的有關證據應記錄在案。企業收到顧客關于產品質量或服務的投訴后，如何處理投訴、采取何種糾正措施以及措施實施后的效果驗證情況，都要詳細記錄，體現企業對顧客需求的重視和管理體系的改進能力。同時，受審核組織在產品、過程、體系改進方面的主要證據，如新產品研發過程中的改進措施、生產工藝優化的相關數據等，也需在審核記錄中呈現。
不同場景下 ISO 19011 審核記錄要點
現場審核記錄
在現場審核時，要遵循 “5W1H” 原則詳細記錄關鍵信息。例如，發現某設備故障導致生產停滯，記錄時應明確何人（Who）在何時（When）、何地（Where）發現設備故障，設備故障的具體情況（What），為何會出現故障（Why）以及當時采取了何種臨時應對措施（How）。對于關鍵場所或重點區域，如生產車間的核心生產工序、危險化學品儲存區域等，要重點記錄現場的運行控制情況、人員操作規范以及安全防護措施落實情況等。
文件審核記錄
在進行文件審核時，要記錄文件的名稱、編號、版本、發布日期、審批流程等基本信息。對于文件內容，重點記錄文件與管理體系標準的符合性，如文件中規定的流程是否符合標準要求，文件中的職責劃分是否清晰明確等。若發現文件存在問題，如文件內容缺失、條款沖突等，要詳細記錄問題所在，并注明對應的標準條款。
ISO 19011 審核記錄的其他要求
可追溯性保障
審核記錄應具備可追溯性，通過記錄中的信息能夠追溯到審核的具體過程、涉及的人員、時間以及相關文件等。例如，在記錄不符合項時，不僅要記錄問題本身，還要記錄該問題是在審核哪個部門、哪個流程時發現的，依據哪些文件或現場觀察得出的結論，以便后續復查與整改跟蹤。
詳略程度把控
審核記錄的詳略程度要依據審核的目的、范圍、時間，以及受審核活動或過程的重要性等因素來確定。對于關鍵過程、高風險區域以及可能導致不符合的信息，應詳細記錄所基于的客觀證據；對于一般性的符合情況，可適當簡化記錄，但也要確保關鍵信息完整，以滿足審核組編制審核報告和認證機構作出認證決定的需求。
記錄形式多樣
審核記錄形式不拘一格，可以是書面記錄、電子記錄、數碼圖像、照片、復印件、標識圖形或它們的組合。但無論采用何種形式，審核員都應就記錄獲取方式（如拍照、復印等）和信息保密等問題與受審核方溝通并征得同意，確保審核記錄清晰、可信、可證實。
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