記錄是記載過程狀態和過程結果的文件，是質量管理體系文件的一個重要組成部分。所謂過程狀態主要針對產品質量的形成過程和體系的運行過程，而過程結果則是指體系運行效果和產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體系中發揮著重要的作用。
記錄的設計和編制意義
1、記錄的充分性和必要性
記錄作為基礎性和依據性文件，應盡可能全面地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體系的運行狀態和結果。為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數據作為記錄。
2、記錄的真實性和準確性
真實準確的記載質量信息，才能為有效地運行組織的質量管理體系并實現持續改進提供可靠的依據。因此，在確定記錄的格式和內容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現有條件下準確地獲取所需的質量信息。填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
3、記錄的規范化和標準化
應盡量采用國際、國內或行業標準，參考先進組織的成功經驗以使記錄更加規范化和標準化。在建立質量管理體系過程中，應當對現行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當的表格或圖表格式加以規定，按要求統一編號，使各項活動的記錄更加系統和協調，實現記錄的標準化管理。對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規定一個統一的時間開始使用新表格。
記錄的管理和控制
1、記錄的標識
應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
2、記錄的貯存和保管
記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。記錄的保管由專人或專門的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索和存取，保管環境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質和丟失。管理記錄的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產品的特點和法規要求做出相應規定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
3、記錄的檢索
一項質量活動往往涉及到多項記錄的內容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質量活動的記錄能有一個整體的了解。對于一個項目，合同或是產品實現后過程，可以考慮建立一個總編目，按產品實現的進度進行排列。對于記錄內容較多，質量活動聯系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。記錄中包含了大量有用的體系運行證據和原始信息，要發揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
4、記錄的處置
超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態，如實反映質量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體系是否已得到有效運行，產品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
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