ISO20000體系中指標設計好后,還需要嚴格地在流程運作過程中落實指標的實施。指標的實施過程中最重要的就是數(shù)據(jù)的采集。數(shù)據(jù)的采集主要依賴于流程的運行記錄,這是ISO20000的認證和復審過程中審核員較為關注的,也是流程執(zhí)行最為基礎和重要的證據(jù)。如果運行記錄缺失,指標也就成為無本之木,無源之水, 因此,執(zhí)行ISO20000標準的組織必須重視運行記錄。對于已經(jīng)建立電子化工具的流程,由于流程的運行過程都詳細記錄在信息系統(tǒng)中,相對于人工記錄更易于保管、統(tǒng)計和分析,也規(guī)避了人工疏漏、 差錯的弊端。當然無論是依靠電子化工具還是依靠手工統(tǒng)計,都可以通過運行記錄來采集指標數(shù)據(jù),也都需要投入一定的管理成本。在完成指標數(shù)據(jù)的采集后,需要利用一些統(tǒng)計分析的手段對這些指標加以利用,以掌握流程運行的情況,提出改進方案。 此外, 指標的呈現(xiàn)也是近期業(yè)界較為關注的,一些廠商為順應績效管理的要求,紛紛推出自己的IT服務Dashboard(儀表板)解決方案,用簡單的界面將績效指標一目了然地展現(xiàn)給管理者或客戶,尤其是通過與流程電子化工具的結合,實現(xiàn)指標的實時展現(xiàn),流程管理者可以隨時發(fā)現(xiàn)流程運行的異常,及時調(diào)整和修正,加快了PDCA的循環(huán),也可大大提高服務的水平。
盡管指標本身是為衡量流程運行情況,促進PDCA持續(xù)改進而使用,但指標體系本身也應該根據(jù)流程需要進行持續(xù)改進,換句話說,就是PDCA方法論對于指標體系本身也是適用的。例如, 當某個流程由原來的手工流轉改為通過電子化工具流轉,原先設定的一些指標可能就需要調(diào)整:或者經(jīng)過一段時間的改進后,原來存在的一些問題已經(jīng)徹底解決, 指標的存在也沒有意義了,就需要刪除掉舊的指標,再根據(jù)現(xiàn)有情況設計新的指標。
隨著信息地球村的發(fā)展,組織的業(yè)務將會更加多元化,行業(yè)之間的競爭也愈演愈烈,而支撐業(yè)務系統(tǒng)持續(xù)運行的IT系統(tǒng)的性能已經(jīng)成為組織獲得市場價值、實現(xiàn)自身商業(yè)目標的決定性因素,一旦IT基礎架構出現(xiàn)漏洞或癱瘓,將會導致部分甚至整個組織不能正常運行,給組織帶來巨大的經(jīng)濟損失,同時也給客戶留下不好的印象。 IT地位的提升意味著IT系統(tǒng)要承擔更大責任,而這種責任主要表現(xiàn)在兩個方面:一是提高業(yè)務系統(tǒng)的運行效率;二是降低業(yè)務流程的運行成本。很多IT部門都自以為是組織的“特殊部門”,單從技術而不是業(yè)務的角度去看待和處理問題, 當IT系統(tǒng)出現(xiàn)問題導致業(yè)務無法繼續(xù)正常運行和客戶投訴時,IT部門就會用“IT系統(tǒng)找不到合適的解決方法和工具”為借口推卸責任。為了解決以上這些問題,越來越多的組織開始重視對IT系統(tǒng)的質(zhì)量管理。
ISO20000以IT服務管理最佳實踐為基礎,將質(zhì)量管理思想貫徹13個流程,應用質(zhì)量管理的標準和方法來管理IT服務, 是IT部門用來規(guī)劃、研發(fā)、運維高質(zhì)量服務的準則,是一種將IT服務和業(yè)務目標相結合,面向客戶的服務。它不僅關心IT系統(tǒng)為客戶提供了哪些服務,還需要對IT部門的工作流程進行標準化的管理,并對流程進行監(jiān)控、記錄和統(tǒng)計分析,來確定客戶對這些服務是否滿意。IT服務管理能夠讓業(yè)務部門和IT部門之間使用可量化的質(zhì)量指標進行溝通,使IT部門提供的服務更加透明化,這與IT治理的目標也是一致的。
ISO20000的核心思想就是從業(yè)務而不是IT服務提供方的角度去理解IT服務需求。在提供盯服務的時候,我們首先要考慮業(yè)務的需求,根據(jù)業(yè)務需求確定所需的IT基礎設施架構, 更好地處理業(yè)務和IT系統(tǒng)的關系,根據(jù)13個流程的規(guī)范和實踐,增強IT運營效率,降低IT服務成本,提高IT服務質(zhì)量。ISO20000在ITIL基礎上另一個重要的貢獻就是引入了PDCA方法論。通過實施ISO20000的流程,意味著組織目前已經(jīng)具備了按照國際標準管理IT服務的能力,但要保持井不斷提高這種能力,就必須不斷持續(xù)改進。正如Peter Brookls在《IT服務管理指標》(Metrics for IT Service Management)一書中引用的《愛麗絲漫游仙境記》故事說明的道理一樣,“當今的組織必須持續(xù)不斷地進步,才能保住它們的地位”。
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