國內(nèi)ERP產(chǎn)品層出不窮，占據(jù)了軟件市場的近半壁江山，但部分產(chǎn)品在質(zhì)量上也存在很大隱患——無論小的還是上規(guī)模的產(chǎn)品，都存在同一個問題，那就是產(chǎn)品的穩(wěn)定性。
ERP產(chǎn)品如果不穩(wěn)定將為 企業(yè)帶來哪些影響?企業(yè)如何辨別ERP是否穩(wěn)定?本文為您做一分析。
ERP不穩(wěn)定的致命影響
眾所周知ERP軟件更新?lián)Q代比較快，處在不停升級、不停打補丁的狀態(tài)中，這導致軟件的穩(wěn)定性比較差。而新產(chǎn)品發(fā)布后，企業(yè)往往是試用的對象，而系統(tǒng)的不穩(wěn)定，經(jīng)常給企業(yè)帶來了很多麻煩。
核算數(shù)據(jù)不準確影響報表的正確性；出入庫不嚴格，車間多領(lǐng)料，造成倉庫多發(fā)或少收的現(xiàn)象，導致企業(yè)倉庫數(shù)量及應收、應付賬款不準確;賬實不相符，不能正確提供制訂 計劃用的參考數(shù)據(jù)等，這些都是ERP系統(tǒng)不穩(wěn)定造成的直接后果。更為嚴重的是系統(tǒng)性能低甚至癱瘓，導致不能開單，造成業(yè)務(wù)停滯，業(yè)務(wù)人員無法正常工作等。因此穩(wěn)定性對ERP軟件來說是第一位的，不穩(wěn)定是其致命的缺陷。
如何考察ERP的穩(wěn)定性
方法一：重點測試。ERP產(chǎn)品大都具有較強的通用性，雖然不能完全適應于某個行業(yè)，但它可以涵蓋大部分企業(yè)的大部分業(yè)務(wù)，而且企業(yè)實施ERP周期一般不會太長，所以在時間緊任務(wù)重的情況下，要重點地驗證軟件性能，針對本企業(yè)的流程對軟件做單元測試、壓力測試及全面測試等。
企業(yè)在沒有使用軟件前很難測試ERP的穩(wěn)定性，因為上線前期一般都比較忙，無論甲方還是乙方在上線前一個月都要投入不少精力做支持。通過這一個月的應用，企業(yè)往往才能真正了解ERP軟件的質(zhì)量，這個時候，還愿不愿意投入成本去做測試，成為企業(yè)重點考慮的問題。
方法二：全系統(tǒng)測試。考察軟件的穩(wěn)定性是一個長期持續(xù)不斷的過程，貫穿整個軟件的生命周期。企業(yè)從系統(tǒng)上線、試運行到正式運行，甚至完全甩掉手工賬，整個期間軟件的穩(wěn)定性都是一個不容忽視的問題。驗證軟件穩(wěn)定性的最常用方法就是軟件原型測試，由于ERP系統(tǒng)是信息集成系統(tǒng)，所以在測試時，應當是全系統(tǒng)的測試，各個部門的人員都應該同時參與，這樣才能理解各個數(shù)據(jù)、功能和流程之間相互的集成關(guān)系。
測試時，找出不足的方面，提出解決企業(yè)管理問題的方案，以便提出對軟件的改進措施；然后再模擬運行，在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，按企業(yè)的業(yè)務(wù)流程模擬操作，選擇有代表性的業(yè)務(wù)，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，按企業(yè)日常工作中經(jīng)常遇到的問題，組織項目小組進行實戰(zhàn)性模擬，并根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及需求，由項目小組制定解決方案。
問題的范圍一般有軟件BUG、流程不完善、誤操作、客戶需求等等。經(jīng)過一段時間的摸擬 運行后，根據(jù)企業(yè)提出的一些問題結(jié)合項目小組制定的解決方案來制定相關(guān)的工作準則與規(guī)范。因為軟件的應用與企業(yè)的管理是相輔相成的，誤操作、重復錄入數(shù)據(jù)等都會引起數(shù)據(jù)的準確程度，導致軟件的不穩(wěn)定，所以制訂嚴格的管理操作流程，防止因誤操作而導致數(shù)據(jù)方面的問題。
軟件不穩(wěn)定的根源在哪里
雖然有一些測試的方式可以幫助企業(yè)考察ERP的穩(wěn)定性，但如果企業(yè)能預先了解到其不穩(wěn)定性的原因，再因地制宜地進行選型，將會事半功倍。
ERP不穩(wěn)定的原因來自外部和軟件廠商內(nèi)部兩方面。
外部因素
①惡性競爭。國內(nèi)很多ERP產(chǎn)品在有些功能上是完全相同的，就連思路也是大同小異，很少有創(chuàng)新的東西，一家出來后，不出一年，另一家也會出來，產(chǎn)品更新?lián)Q代非常快。由于圖一時之利，產(chǎn)品不穩(wěn)定也就在所難免。
②客戶需求。客戶提出的需求多種多樣，在軟件使用過程中，由于業(yè)務(wù)的變化及對軟件的熟悉程度，原來的一些功能可能滿足不了客戶的需要，迫使客戶提出很多易用性或完善性的需求，這些需求處理不好就成為軟件穩(wěn)定性的一種隱患。
③項目壓力。項目是任何軟件公司賴以生存的根本，現(xiàn)在國內(nèi)大部分的軟件企業(yè)都是做項目起家，根據(jù)項目逐漸提煉，最終形成產(chǎn)品，所以說產(chǎn)品的很大一部分改動源于項目，只要項目上有需求，都要想辦法解決，這也是很多軟件企業(yè)的宗旨。但這種現(xiàn)象也造成了不可估計的損失，產(chǎn)品越改需求越多，越改越亂、越改越不穩(wěn)定，不僅導致項目周期拖延，還對產(chǎn)品造成致命的沖擊，最終越陷越深。
內(nèi)部因素
①分析設(shè)計階段。搭建系統(tǒng)架構(gòu)在此階段完成，包括需求規(guī)格說明書、詳細規(guī)格說明書、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等文檔的編寫。在企業(yè)里一般分析設(shè)計人員由資深的軟件開發(fā)人員兼任，但往往這部分人跟客戶交流的機會少，缺少一線項目經(jīng)驗，設(shè)計出的軟件也是參考了很多競爭對手的資料或?qū)嵤⑹矍叭藛T反饋的需求及平常自己的一些經(jīng)驗而來，在開發(fā)階段可能問題不大，但在客戶使用后，進入維護階段就經(jīng)不起考驗了，使用一段時間后，最終可能要推倒重來。
②開發(fā)階段。開發(fā)階段最常見的問題是沒有設(shè)計文檔就寫程序，等程序?qū)懲旰笤傺a設(shè)計文檔，這樣往往造成代碼冗余，嚴重者往往會推倒重來，做無用功。所以開發(fā)階段能否按照分析設(shè)計階段編寫的文檔嚴格執(zhí)行很關(guān)鍵，能否理解設(shè)計者的思路也很重要，這個階段的工作直接會影響到產(chǎn)品的發(fā)版及以后的維護工作。另外此階段的單元測試也很重要，不愿測自己寫的程序也是開發(fā)人員的通病。
③測試階段。發(fā)版前的測試一般由專門的測試部門來完成，開發(fā)人員輔助處理測試出的問題及指導測試工作，但測試人員水平有高有低，往往有些測試人員對軟件功能不熟悉，無從下手，測試出的問題也都是低級題。
附錄：如何保證ERP系統(tǒng)在上線后運營穩(wěn)定？
ERP上線后，失去了最初的贊揚和掌聲，反而面臨了很多困難與痛苦，那么如何克服這些困難？有什么良藥能醫(yī)治ERP上線后的困擾呢？
某公司三樓辦公室里，企業(yè)CIO成先生揉著太陽穴，盯著電腦看了一天，這會兒眼睛和大腦都累到了極點。就在站起來的一瞬間看到窗外工廠大門，“慶祝我公司ERP項目上線成功”的大橫幅赫然映入眼簾。回想起項目正式上線那一天，老總的贊揚、業(yè)務(wù)部門的祝賀、演示結(jié)束時的掌聲仿佛還在眼前耳畔。
大家以為從此以后可以松口氣，但事實恰恰相反。原來攻堅戰(zhàn)組成的組員陸續(xù)回到原來的部門，ERP項目組只剩下IT部門的人，“攻堅戰(zhàn)”的勝利很快遭到了質(zhì)疑。因為新系統(tǒng)大家還沒用熟，在細節(jié)上總出現(xiàn)一些問題，大家對新系統(tǒng)的埋怨也開始越來越多。ERP上線后，失去了最初的贊揚和掌聲，反而面臨了很多困難與痛苦，那么如何克服這些困難？有什么良藥能醫(yī)治ERP上線后的困擾呢？
苦惱重重
一個非常有意思調(diào)查顯示，30%的企業(yè)會在1～2年內(nèi)對ERP進行更新?lián)Q代，而40%的企業(yè)則在4年內(nèi)會采取同樣行動。可見，應用狀況不是很理想的ERP很快就會被企業(yè)淘汰，而應用良好的ERP系統(tǒng)也需要經(jīng)過調(diào)整來適應新的環(huán)境。調(diào)查顯示，ERP實施以后都會面臨諸多預想不到的問題。主要包括：系統(tǒng)不穩(wěn)定；數(shù)據(jù)不準確；業(yè)務(wù)部門不支持，不愿意通過系統(tǒng)來處理業(yè)務(wù)；系統(tǒng)流程與實際業(yè)務(wù)流程沖突；系統(tǒng)沒有提高效率，反倒增加了業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)；還有數(shù)據(jù)安全等等問題。
1、某公司的ERP系統(tǒng)實施完成后交給IT部門維護，但是IT部門并不了解如何將公司管理目標納入系統(tǒng)中。例如，公司制定了新的銷售和生產(chǎn)目標后，應該對ERP系統(tǒng)的物料計劃參數(shù)進行相應的調(diào)整。但IT部門卻不知道應該把系統(tǒng)的參數(shù)改為多少。
其實，隨著時間的推移，在ERP系統(tǒng)上線后，企業(yè)的業(yè)務(wù)情況、管理情況及人員發(fā)生變化是不可避免的事情。ERP系統(tǒng)的參數(shù)不斷調(diào)整也是非常正常的事情，甚至經(jīng)常會出現(xiàn)ERP系統(tǒng)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程需要持續(xù)調(diào)整。在實際操作過程中，公司不能做到及時對系統(tǒng)參數(shù)或業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整，使得系統(tǒng)與實際運作脫節(jié)。
2、IT部門與業(yè)務(wù)部門沒有共同語言，系統(tǒng)中看不中用。怎么搞好與業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，如何保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性而不會出現(xiàn)宕機，如何確保業(yè)務(wù)連續(xù)性等林林總總的問題，讓老板感到非常的頭痛和苦惱。當初系統(tǒng)上線時，公司確立了明確的上線目標，從老總到基層員工整個公司的力量都投入進來聽從IT部門調(diào)配，IT項目經(jīng)理占據(jù)主導地位。但是在系統(tǒng)上線之后，業(yè)務(wù)部門的不適應和小問題幾乎是天天發(fā)生。因為對流程的改變即使再人性化，為了保持系統(tǒng)的效率，依然需要不小的變化，這會改變業(yè)務(wù)部門的工作習慣甚至部門結(jié)構(gòu)，而這樣的改變往往是被抵制的。
3、系統(tǒng)維護雜事多，IT部門疲于奔命。系統(tǒng)上線后，部門經(jīng)理感覺自己和手下的人明明每天忙得要死，這里做維護那里做維修，但是偏偏到了工作評價時，被投訴最多的反而就是IT部門。他和他的團隊被稱為救火隊員，業(yè)務(wù)部門無論大事小事都要找IT部門解決。本來應該從事企業(yè)IT規(guī)劃、優(yōu)化軟件運行等IT管理工作的IT部門卻終日被一些級別較低的維修事宜所困擾，以在有限的人力去解決較多問題的時候，經(jīng)常出現(xiàn)撿了芝麻卻丟了西瓜的情況。
4、人才流失嚴重。ERP項目上線后留不住實施人才，這早已是公開的秘密。具有ERP項目上線實施經(jīng)驗的IT人才往往是挖角的對象，而人才的經(jīng)常流動往往又會導致公司IT規(guī)劃得不到執(zhí)行。ERP項目實施后核心組員的流失是關(guān)系到公司ERP系統(tǒng)正常運行的根本利益。此外，留住ERP實施成員往往意味著能更好地把精力集中在變革，優(yōu)化和改良業(yè)務(wù)流程上，而流失了對系統(tǒng)有豐富經(jīng)驗的IT人才則意味著公司會整日疲于招聘和培訓新員工。
如何打好ERP有效運行的持久戰(zhàn)?
圍繞ERP上線后如何讓系統(tǒng)穩(wěn)定運作并打好持久戰(zhàn)，CIO必須要有清楚的認識，這對于公司來說是一個不容忽視的問題。主要方法包括：
1. 時時保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的真實可靠性
ERP上線前的數(shù)據(jù)主要是靜態(tài)的基礎(chǔ)參數(shù)設(shè)置，只要組織大量人員進行攻堅戰(zhàn)，一般能順利解決。但ERP上線后，數(shù)據(jù)就以動態(tài)為主，例如倉庫的動態(tài)庫存量、財務(wù)往來數(shù)據(jù)、銷售業(yè)務(wù)和訂單的處理，還有車間生產(chǎn)排程與計劃變更、計劃取消等等數(shù)據(jù)。根據(jù)ERP的說法：“垃圾數(shù)據(jù)進，垃圾數(shù)據(jù)出”。顯然ERP上線后，讓數(shù)據(jù)時時 真實可靠是一個長期的任務(wù)。但是一般來說企業(yè)在ERP上線之后的前幾個月都會遇到數(shù)據(jù)不準的問題。這里的數(shù)據(jù)包括業(yè)務(wù)和財務(wù)兩方面。造成這種局面并不是企業(yè)的過錯也不是軟件的過錯，這是一個必然的過程。
因此，在ERP系統(tǒng)運作初期必須建立對系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)鍵點每天稽核的制度。從制度上要求和保證各個用戶及時、準確、完整的數(shù)據(jù)錄入，使物流、信息流、資金流保持一致，從而保證隨時從ERP系統(tǒng)獲取的信息都是真實有效的。
2. 業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定和微調(diào)
如果說數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)，那么流程就是靈魂。ERP上線前需要對業(yè)務(wù)流程進行改進或重組，主要是為了讓ERP軟件流程與公司業(yè)務(wù)流程配合一致而進行的改進，這對公司來說屬于大規(guī)模改革性質(zhì)的流程改進。但另一方面，企業(yè)在應用ERP后，也必然會發(fā)現(xiàn)很多的管理制度與 ERP系統(tǒng)還會產(chǎn)生差異與不一致，這個時候就需要對原有的務(wù) 流程進行調(diào)整。需要調(diào)整流程的不僅僅是那些上線時未納入系統(tǒng)的流程，還包括已經(jīng)運行了一段時間的系統(tǒng)流程。但有一個前提需要清楚的是，必須先確保業(yè)務(wù)流程的穩(wěn)定，然后才能進行微調(diào)和改良。否則企業(yè)整天處于大規(guī)模的革命性業(yè)務(wù)流程變動，會讓員工不知如何操作，對ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運行是致命的打擊。
一般的方法是先將主要業(yè)務(wù)流程用好，再逐步擴展到次要業(yè)務(wù)流程。同時，對于新發(fā)生或者新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程，首先要分析這種新產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程是否為企業(yè)一定要選擇或執(zhí)行的業(yè)務(wù)流程。其次要分析該業(yè)務(wù)流程是否要納入系統(tǒng)。還有在將新的業(yè)務(wù)流程納入ERP系統(tǒng)時一定要做到“數(shù)據(jù)準，流程清，規(guī)則明，操作熟”。因此，我們必須對使用過程中，不合理的流程、不合理的操作進行設(shè)置，對于企業(yè)的實際業(yè)務(wù)變更做出響應和改良。
3. 建立上線后IT維護流程制度和IT服務(wù)團隊
一般來說，公司為了保證系統(tǒng)上線都會成立專職ERP實施項目組，并制定獎勵政策。但是在系統(tǒng)的成功上線后，項目組也就隨之解散。而事實上，企業(yè)要想保證ERP系統(tǒng)的持續(xù)改進，必須要制定有效的上線后的IT服務(wù)團隊和IT維護流程。必須要有專門的團隊和人員去從事ERP的維護和改良的工作，并使IT服務(wù)團隊的工作流程化，以便于配合各業(yè)務(wù)部門提高工作效率，而不是漫無邊際的天天做救火隊員。
４. 項目正式上線后要實現(xiàn)每月對每個用戶進行兩次技術(shù)支持回訪
一旦穩(wěn)定的ERP系統(tǒng)被創(chuàng)建完成，將實現(xiàn)每2-3個月對每個終端用戶進行一次回訪。并且確保回訪形成文檔，以便以后新員工培訓有效利用，及流程改良時使用。
總之，上線成功只是ERP項目萬里長征走完的第一步，持久的稽核與維護才是一項長久的工程，只有建立了規(guī)范的上線后維護服務(wù)流程和管理制度，ERP才會應用得更順暢。
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