ISO22000職責與溝通控制程序
職責與溝通控制程序是建立ISO22000:2018食品安全管理體系的一個程序，供各位參照!
?ISO22000職責與溝通控制程序
1 目的
為確保體系的有效運行，公司明確組織機構，規定各部門的職責和權限，建立適宜、有效的溝通渠道，確保公司體系的運作能獲得充分的相關信息和數據，不同部門和層次的人員能通過適當的方式及時溝通。
2 適用范圍
適用于公司組織機構的建立，部門職責和權限的規定，溝通范圍和渠道的確定。
3 職責
3.1 公司總經理負責職責和權限的劃分和內部溝通的領導。
3.2 食品安全小組組長負責領導外部溝通。
3.3行政部負責內部溝通的有效性的管理，協調、保持部門與部門之間的溝通與配合。
3.4 部門負責人負責本部門內的溝通工作和與顧客的溝通。
4 工作程序
4.1 各部門的職責與權限
4.1.1 組織結構
見管理體系結構圖。
4.1.2 公司總經理
a﹚公司總經理應確保各部門的職責、權限和相互關系予以規定并得到溝通和理解；
b﹚結合公司的宗旨，策劃、制定公司的質量方針和食品安全方針，并以文件形式批準正式發布，使公司全體員工意識到滿足顧客和相關法律、法規要求的重要性，準確理解方針并堅持執行；
c﹚領導公司建立、實施和保持質量管理體系和食品安全管理體系；
d﹚確定管理體系有效運行的資源要求，并提供必要的資源；
e﹚任命食品安全小組組長，并為其有效開展工作提供必要的條件；
f﹚主持管理評審，以確保體系持續的適宜性、充分性、有效性；
g﹚批準、發布《食品安全手冊》、《程序文件》。
4.1.3 營運部
a﹚負責公司配送營運的執行；
b﹚負責分管部門產品實現過程的具體實施；
c﹚參與管理評審和內部審核工作；
d﹚負責公司各類生產設施設備的檢查、維護、維修工作，確保其正常運行。
4.1.4行政部
a﹚落實公司的方針、目標；
b﹚負責公司人力資源管理工作；
c﹚識別、確定各崗位任職要求和員工的素質、能力，并負責組織員工招聘；
d﹚組織、安排員工培訓；
e﹚負責員工業績的考核。
f﹚落實公司的方針、目標；
g﹚確保公司管理體系正常運行；
h﹚組織編制體系文件，并對內、外部文件進行有效的控制；
j﹚檢查體系運行情況，領導和組織體系運行記錄的收集和匯總；
k﹚組織、實施管理評審及內部審核，并對提出的糾正和預防措施進行跟蹤驗證；
l﹚統籌公司相關信息的傳遞、處理等內部溝通活動；
4.1.5 品管組
a﹚落實公司的方針、目標；
b﹚負責公司基礎設施和工作環境的控制；
c﹚負責公司產品防護和不合格品的控制；
d﹚負責公司設備及監視和測量裝置的控制與管理；
e﹚負責公司管理信息系統和銷售系統的維護和保養工作；
f﹚對公司所屬部門的過程和產品進行監視和測量，收集意見反饋，對各單位水、電、燃油統計核算；
g﹚負責質量和食品安全方面的監測。
4.1.6 采購部
a﹚落實公司的方針、目標；
b﹚按照工作程序作業，確保服務質量；
c﹚建立供方信息渠道，實現與供方的有效溝通；
d﹚了解配送服務要求，滿足配送需求，持續改進服務質量；
e﹚負責各配送原料的采購供應工作，做好商品采購配送，保障配送供應并保證采購原料的安全性。
4.1.7 業務部
a﹚落實公司的方針、目標；
b﹚按照工作程序作業，確保服務質量；
c﹚建立顧客信息渠道，實現與顧客的有效溝通；
d﹚了解顧客服務要求，滿足顧客需求，持續改進服務質量；
e﹚通過對食品配送服務過程進行有效控制，為顧客提供滿意的產品和服務。
4.1.8 食品安全小組組長
a﹚確保食品安全管理體系的過程得到建立、實施和保持；
b﹚向公司總經理報告食品安全管理體系的業績，包括改進的需求；
c﹚促進在全公司內形成并提高滿足食品安全要求的意識；
d﹚代表公司就食品安全管理體系有關事宜對外聯絡；
e﹚行使和履行公司總經理授權的其他食品安全管理職責和權限；
f﹚為食品安全小組成員安排相關的培訓和教育。
4.1.9 食品安全小組
a﹚組成食品安全小組是建立公司食品安全管理體系的重要步驟。小組需要由具有不同專業的人員組成，如生產管理、質量控制、設備維修和檢驗人員參加；
b﹚所有成員應有較強的責任心和認真、實事求是的態度；
c﹚各位成員的專業和所從事的工作，及工作中所表現出的認真求實的工作態度，應完全能勝任企業開展HACCP計劃的要求；
4.2 外部溝通
為確保能夠充分獲得與公司運作、管理、產品有關的信息，公司通過各種方式進行外部溝通。
4.2.1 與供方的溝通
公司建立與供應商良好的溝通渠道，積極與供方交流產品信息，服務交期等內容，具體參見《采購控制程序》。
4.2.2 與顧客的溝通
a﹚各配送負責與顧客聯絡，組織處理顧客投訴，負責保存相關服務記錄，定期匯總上報營運部；
b﹚公司通過餐飲管理平臺與顧客進行網上溝通，收集并回復顧客意見，在公司例會上予以公布；
c﹚營運部負責組織對顧客滿意度進行測量，分析顧客反饋信息，確定顧客的需求和潛在需求，并將結果及時與各部門溝通。具體要求：
——營運部編制《顧客滿意度調查表》，并組織各部門每年2次向客戶發放，調查顧客對產品和服務的滿意程度，《顧客滿意度調查表》回收率不得低于60%。
——營運部對調查結果進行統計分析，并將結果通知各部門，各部門針對本部門顧客滿意率較低的方面進行原因分析，制定改進措施，限期整改，人事課按期復查，對顧客非常滿意的方面，對相關部門或人員予以表揚或獎勵。
4.2.3 與食品主管部門的溝通
管理者代表和食品安全小組組長負責與食品主管部門的溝通，主要包括公共衛生監督所、動物檢疫站等。
4.2.4 與其他組織的溝通
與對管理體系的有效性或更新產生影響或將受其影響的其他組織的溝通由管理者代表安排人事課等部門完成。
4.3 內部溝通
4.3.1 溝通內容
溝通的內容是體系的過程及有效性，包括方針、目標的完成情況、任何變更的信息，可包括但不限于以下方面：
a﹚產品或新產品；
b﹚原料、輔料和服務；
c﹚生產系統和設備；
d﹚生產場所，設備位置，周圍環境；
e﹚清潔和衛生計劃；
f﹚包裝、貯存和分銷體系；
g﹚人員資格水平和（或）職責和權限分配；
h﹚法律法規要求；
i﹚與食品安全危害和控制措施有關的知識；
j﹚組織遵守的顧客、行業和其他要求；
k﹚來自外部相關方的有關問詢；
l﹚表明與產品有關的健康危害的抱怨；
m﹚影響食品安全的其他條件。
4.3.2 溝通方式
a﹚請示、匯報
——需要向上級請示的范圍
?超出職責權限范圍的事項；
?職責權限內的重大的可能影響到本公司權益的事項；
?需要得到上級指示后才能進行的工作。
——需要向上級匯報的范圍
?上級布置的工作的完成情況；
?在執行法規等方面遇到的問題；
?在工作中遇到的困難、矛盾和總結的經驗教訓；
?服務意識和積極性發揮情況；
?本公司體系運行中存在的問題及改進建議。
——請示、匯報的方式
根據事項的重要性和緊急程度選擇使用以下方式向上級請示、匯報：
?口頭請示、匯報；
?書面請示、匯報，書面請示、匯報及上級批復應保留存檔，保存期限按有關規定執行。
b﹚會議溝通
——定期會議
公司總經理每周召開一次由各部門負責人參加的辦公會議，就日常工作事務在會議上進行溝通。會議由人事課作《會議記錄》。
——臨時會議
當需要及時傳達上級指示精神或遇緊急工作任務時，公司總經理可決定召開公司會議。會議由人事課作《會議記錄》。
——部門內部會議
各部門負責人根據工作需要（如傳達上級文件、布置工作等）及體系運行情況可組織召開由本部門人員參加的會議，作《會議記錄》。
c﹚文件、信息溝通
——文件溝通
公司可用文件的形式傳達上級方針政策、安排和布置工作、通報工作情況、表彰有關部門和人員，從而達到溝通的目的。文件的制定、簽發執行《文件控制程序》。
——信息溝通
公司及各部門的重要工作任務應提前做好溝通。由人事課保持相關溝通記錄
d﹚其它溝通
——各部門之間可根據需要通過面談、電話、網絡或書面等方式進行溝通。
——上級可通過面談、電話、網絡或書面方式對下級布置工作、詢問情況、溝通信息。
——公司總經理應確保獲取相關信息作為管理評審的輸入。
5 相關文件
5.1 《文件控制程序》
5.2 《采購控制程序》
6 記錄
6.1 《顧客滿意度調查表》
6.2 《會議記錄》
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