ISO9001質量管理體系文件至少應該發揮如下一種或幾種作用.應該針對文件的主要作用確定ISO9001文件的使用者,他們是ISO9001文件編制者的“顧客”.在進行ISO9001文件編制時應充分理解文件使用者的需求是什么,并努力滿足他們的需求.
（1）傳遞顧客需求和期望.
用文件把顧客需求和期望轉化為規定要求,再把規定要求傳遞到各有關崗位,只有每個崗位都實現了這些要求,才能達到使顧客滿意的目的.
（2）用為培訓的材料.
知識是過去成功經驗的總結,時代在發展,情況在變化,任何組織都必須當時當地的情況正確運用知識,解決當前所面臨的各種問題.ISO9001文件用來積累知識,用來指導員工,使工作人員的知識和技能有所提高,從而確保過程的固有特性,滿足既定的產品和服務的要求,再通過產品和服務來滿足顧客要求.
（3）溝通信息.
在信息時代,信息可以提高組織的能力.為此,必須及時獲取各種有半的數據,通過分析,取得信息,利用ISO9001文件及時與有關部門溝通.
（4）滿足重復性和可追溯性要求.
按照ISO9001文件規定操作,可確保操作的重復性的結果的一致性.例如記錄中有操作時所須遵守文件的版本號,該版本號就是滿足可追溯性要求的標志.
（5）提供證據.
當企業接受第二方或第三方ISO9001審核時,可以利用文件作為以下兩方面的證據:一是作為作過策劃的證據,因為ISO9001文件是策劃后編寫的;二是作為有效動作的證據.ISO9000標準把記錄也作為文件,因為它是一種信息和支持的媒介.
（6）作為持續改進的基礎.
顧客的需求是不斷變化的,所以,企業的ISO9001質量管理體系必須持續改進.可利用ISO9001文件作業改進的基礎,判斷是否得到改進,改進多少.如此不斷改進,永無止境.
（7）積累和分享知識.
在知識經濟時代,知識是最重要的資產.ISO9001文件用來記錄成功的經驗,以及根據經驗上升的理論.譬如,ISO9001質量手冊、ISO9001操作指導等,這些都學習型組織提高組織能力的有效載體.
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