4?組織對所有與產品有關的要求都要進行評審,包括沒有形成文件(合同)的口頭訂單或要求,這種情況的評審應是在正式接受顧客口頭訂單或要求之前進行確認?例如:組織在接受電話訂單時,可以采取在電話洽談時復述客戶要求?請其確認的方式評審,并做好記錄;客運站售票員在出票之前向旅客口頭核實時間?地點?等級等,得到顧客的確認后才可以出票;餐廳的服務業在顧客點完菜并將其記錄在點菜單上后,再向顧客復述記錄下的菜品,得到顧客的確認后下單?需注意:此處的“確認”不同于GB/T19000—2008標準術語和定義中的“確認”?
5?組織在執行產品或服務的過程中可能會發生產品要求的變更,變更的內容可能涉及7.2.1a)b)c)d)條款各方面,變更時確保對變更的要求進行評審,變更一旦經過雙方認可確定,需及時落實相關內容的變更或對有關文件進行修改,并告知組織內部與變更內容有關的所有相關人員?只有這樣,才能保證組織提供的產品滿足變更后的產品要求?
6?評審的方式可以由組織根據具體情況決定,對于大批量的常規產品,可以委托一般銷售人員進行產品標準?數量?交貨期的評審;如果是非常規產品,如客戶有特殊要求的產品,組織就需要根據客戶的特殊要求,組織相關人員進行評審?例如,一般飯店授權點菜的服務員,對于菜單上的常規菜進行評審,對于顧客超越菜單所點的才,則需要向大唐經理或廚師請示,得到他們的評審確認?因此,組織應該根據自己產品的情況,確定評審的方式和負責最終評審確認的人員,不要求形式與作法的統一,也不苛求形式的復雜,關鍵是確保評審的效果?
7?組織對評審結果集后續措施應保持必要的記錄?評審活動可能存在兩種結果,一是沒有出現什么分歧,通過了評審,就可以簽訂合同?協議等,作出提供產品或服務的承諾;另一種情況是評審中發現分歧意見,這些分歧是如何解決的,采取了哪些措施,其結果如何,應提供必要的記錄?評審的記錄可以比較簡單,比如對一些簡單清晰的訂單,在能夠履行的訂單上作上解釋,加上授權評審人的簽名和評審日期就可以了?如果需要進行較為復雜的評審,組織可以自己制定專門的評審記錄單,通常至少應包括與評審相關的主要細節?
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