一、ISO9000質量管理體系實現管理信息化的必要性
ISO9000質量管理體系標準濃縮了世界發達國家近百年的先進管理經驗,吸收了當今許多優秀的管理方法,是完善企業質量管理體系的指南.然而,由于ISO9000的推行缺乏有效的固化手段,時間一長相關措施的執行便流于形式,制定的質量管理制度也被束之高閣.雖然ISO9000標準倡導的文件化要求對質量管理制度、標準業務流程的固化起著相當好的作用,但由于文件與業務是可以分離的,企業實際業務運作是否嚴格按文件要求執行,也就因企業的管理水平、員工的質量意識等因素的不同而相差甚遠.因此,ISO9000要在企業長期有效地運行,就需要尋求更為有效的固化手段——信息化技術.而ERP作為一種集現代化管理思想與信息技術于一體的管理工具,可以有效固化ISO9000的成果.它之所以能從眾多的信息化技術中脫穎而出,是由ERP與ISO9000自身的內容、特點所決定的.
1、ERP與ISO9000質量管理體系的管理目標一致,都希望通過整合企業內外部資源,規范企業作業流程,實現業務各環節的標準化,減少冗余與浪費,提高企業綜合競爭能力.兩者都強調以業務流程為基礎,致力于持續改進,顧客滿意.這些共同的管理目標成為ISO9000與ERP融合的基礎.
2、ERP與ISO9000都具有規范管理的作用.ISO9000通過文件化將過程標準化,強調說到的一定要做到,在實際業務的執行中需要依靠完善的管理機制,但由于人的靈活性較大而難以持續.ERP的實施建立在流程合理化與規范化的基礎之上,它依靠計算機系統的強制性,一環緊扣一環,驅使業務按標準流程與規范來執行.這種強制性使人們必須按“章”辦事,使ISO9000貫標的熱情和理念得以持續,讓質量管理制度和措施得以固化.
3、ERP可以幫助人們高效地采集、存儲、傳輸、處理企業日常業務中產生的大量數據,為企業各層次的管理者提供及時準確的決策信息.而企業質量管理涉及的所有領域都離不開對數據信息的處理,按照ISO9000標準的要求,企業必須記錄各類質量數據并進行統計分析.試想如果沒有信息化技術,人們不得不花費大量時間來收集處理數據、繪制圖表等,由此造成信息質量和時效都大打折扣,挫傷了人們的積極性.正是因為信息化技術滿足了企業追求效率的內在需求,ISO9000實現管理信息化也就成為必然.
4、ERP涉及企業管理各領域各層面的內容,質量管理作為企業管理的重中之重,必然是ERP的重點之一.而ISO9000作為世界范圍通行的質量標準,必然為ERP所考慮.事實上不少ERP軟件都支持ISO9000.并在不斷增強對其它質量標準的支持,如qs9000.gsp等.我們可以從金思維ERP(下文簡稱jsERP)中看到,ISO9000的絕大多數要素都可以融入ERP中,這種結合給企業質量管理帶來了成效.
二、八項質量管理原則在jsERP中的體現
2008版ISO9000明確提出以八項質量管理原則為基礎,這些原則所蘊涵的管理思想在jsERP系統及其實施過程中都有所體現.
在jsERP的整個系統中都滲透著“過程方法”、“系統思想”、“持續改進”的指導思想,通過組織各個層次應用pdca加以實現.例如從產品實現的過程看,p集中體現在主生產計劃mps、資源需求計劃rrp、物料需求計劃mrp、能力需求計劃crp上,d集中體現在車間任務wo、車間作業spc上,c集中體現在進料檢驗、過程檢驗、過程控制、產品檢驗、不合格評審中,a體現在對不合格現象、原因的分析及整改措施的制定與執行中.
jsERP系統為“以事實為決策依據”原則的貫徹落實提供切實保障.該系統建立在信息技術基礎之上,支持企業各層次業務運作,記錄大量原始數據并進行加工處理,為企業各層次的決策者提供全面準確的信息,即jsERP的決策必然以事實為基礎.
此外jsERP同樣關注“互利的供方關系”,jsERP提供了對供應商業績進行評估的模型,為企業選擇分析合格供應商提供科學公正的依據.更重要的是jsERP支持供應鏈管理,支持jit模式,將均衡生產的思想推廣到供應鏈的各個環節,將互利合作的供方關系作為一種重要資源來管理.我們從國家863項目“常熟紡機jsERP”的實施中可以看到,常熟市紡織機械廠不僅在企業內部推行看板管理,而且要求其供應商在配件供應時做到justintime.紡機廠與它周邊供應商之間的互利合作關系為該供應鏈上的流程優化奠定了基礎,jsERP對此不僅提供了很好的支持,使紡機廠內部各工序之間實現了jit管理模式的信息化,而且jsERP的實施還使紡機廠采購物流的運作更加規范,采購結算關系更為清晰.
三、質量管理過程模式四大板塊在jsERP中的體現
從管理內容上看,jsERP系統覆蓋了ISO9000標準的絕大多數內容.2008版的ISO9000鼓勵組織在建立和實施質量管理體系,以及質量改進時采用過程方法,增強顧客滿意.并提供了以過程為基礎的質量管理模式(如圖所示),該模式雖未詳細反映企業全部管理過程,但卻已覆蓋了ISO9000標準的所有要求.下面我們以過程方法模式中四大板塊的內容為綱來逐一說明.
1、jsERP系統利用多種技術對“管理職責”提供了很好的支持.例如,jsERP的建模工具由組織結構、崗位設置、業務流程等模型組成.企業可以按照ISO9000“管理職責”的要求,用建模工具來形象地表述企業部門崗位之間的層次關系以及部門崗位的職責權限,實現ISO9000與jsERP組織結構的融合.事實上“管理職責”中的質量方針、質量目標、質量策劃等的具體落實就體現在部門崗位的職責權限的制定上.而“以顧客為關注焦點”的要求又體現在業務流程各個環節的輸入輸出之中.又如jsERP的工作流技術不僅可以規范企業各層次的質量管理活動,如管理評審、內部審核等,有效監控整個活動的執行,實現辦公自動化.而且大大增強了工作流程調整的靈活性,支持部門、崗位、人員、權限變化引起的工作流程重組.此外jsERP的“文檔管理”可以方便地在線管理查閱各類質量文件,包括質量手冊、程序文件、質量記錄等.
2、2008版ISO9000標準將“資源管理”作為質量管理過程模式中四個基本過程之一,與“管理職責”、“產品實現”和“測量、分析和改進”并列,充分顯示了“資源管理”的重要性,包括了人力資源、基礎設施、工作環境、供方與合作關系、財務資源等.這些內容完全融合在jsERP各功能中,如人事、培訓、考勤、薪金、設備、計量、工模具、固定資產、物料、財務等.ERP正是通過整合企業內外部資源來提高企業綜合競爭能力的,所以資源管理必然是ERP的重點.jsERP系統提供了許多有效模型幫助決策者合理使用各種資源.如在主生產計劃時要做粗能力計劃,在物料需求計劃時要做細能力計劃,這些不同層次的計劃為企業充分、有效利用人財物資源提供了決策依據.
3、對加工組織來說控制的主要對象是產品實現過程,包括與顧客有關的過程、設計、開發、采購、生產和服務等,它是ISO9000的核心內容.同樣產品實現過程也是jsERP系統的基本內容,jsERP以產品的實現過程為主線,以評審確認的銷售訂單為驅動,以產品結構、工藝路線為依據,在考慮庫存可用數量、未結定單數量及其它因素后,制定出產品及零部件的裝配、制造、外協、采購計劃,并以這些計劃驅動采購、外協、生產活動,在生產過程中通過制令號、批次等手段標識識別產品,從而實現對產品質量的全過程跟蹤.由于篇幅所限,這里僅對“生產過程控制”做簡要介紹.jsERP系統提供了多種方式來對過程進行監控,如首件檢驗、巡回檢驗、各類控制圖、工序能力指數cp、cpk、cpm的計算等.國家863項目“蘇州上聲jsERP”的用戶蘇州上聲是上海大眾的揚聲器配件生產廠家,按照主機廠的要求,需要提供平均公差圖,以證實其生產過程受控,工序能力充足.jsERP不僅支持抽樣方案、抽樣檢驗結果的維護、均值方差的自動計算,還自動生成控制圖、計算工序能力指數,大大縮短了現場人員數據處理、圖表繪制的時間,有利于及時發現排查過程異常因素、預防大量不合格品的產生.
4、在質量管理體系過程模式中,“測量、分析和改進”作為“產品實現”的輸出,“管理職責”的輸入,直接體現了“持續改進”和“以數據為決策依據”兩大原則的思想.監視、測量和分析的對象涉及過程、產品、體系和業績.
jsERP系統提供多種測量、分析體系業績的手段,以“質量成本”為例,jsERP系統不僅支持從下往上分部門、責任人、質量成本項目歸集、統計質量成本,而且支持質量成本計劃從上到下的分解.“質量成本”是企業用財務語言描述質量管理狀況的工具,實現了質量數據向財務信息的轉變,大大提高了不同業務成本費用的可比性.
jsERP系統還建立了一套完善的檢驗體系,如樣品檢驗、進料檢驗、過程檢驗、產品檢驗、出廠檢驗、退貨檢驗等,實現了對過程、產品的監視、測量與分析.對采購制造等過程中的不合格品,jsERP系統提供了嚴格的不合格品評審流程,并對不合格現象、原因進行維護分析,通過系統的“整改”功能落實糾正措施,以實現質量的持續改進.
jsERP不僅提供多種統計分析工具對數據進行處理分析,其決策支持系統dss還提供切片、旋轉、鉆取等分析手段,可以讓質量管理人員靈活地操縱企業的數據,以多維的形式從多方面和多角度來觀察企業的質量管理狀態.
綜上所述,ISO9000的絕大多數內容都可以融合到ERP系統中,ERP不僅可以有效固化ISO9000的實施成果,還為ISO9000質量系統提供了科學、高效的運行平臺,讓企業充分享受信息化帶來的便捷和高效.特別是建模工具、工作流、決策支持等新技術的應用,為ISO9000的管理實踐提供了新的手段.當然ISO9000與ERP所覆蓋的范圍、蘊涵的內容還有不完全一致的地方.例如設計與開發階段管理性活動可以通過jsERP中工作流技術給以很好的支持,但具體的技術性工作需要借助于其它信息化手段,如cad、capp、pdm等軟件來實現,不過這些系統可以通過接口程序實現與ERP的信息交換.再如對于一些現場管理的活動,如“現場標識”、“工作環境”等的信息雖然可以在ERP系統中得以反映,但這畢竟不能代替現場管理.所以ERP作為集成了先進管理思想和信息化技術的開放系統,還需要不斷地豐富其內涵,為ISO9000提供更好的實現機制.
下圖為jsERP要某企業的運用示例:
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