一、整合的必要性
企業無論建立哪一種體系,其目的都是從不同的側重點提高企業的
管理水平,但企業內部同時運行多種體系,必然會存在不同管理體系分
頭管理、文件管理混亂、記錄重復填寫、企業工作負荷加大等弊端。因
此企業若能進行三個體系的整合,整合后的體系將比目前每種單一體系
要完善得多,會消除多個體系并行可能產生的弊端,從而有效提升企業
管理價值,增加市場競爭力。所以,整合三個體系是十分必要的。
二、ISO9001體系、HSE管理體系、內部控制體系整合的實施
鑒于三個體系的整合具有必要性及可行性,下面我就三個體系整合
的具體措施談一下自已的觀點。
(一)組織機構的整合
在大多數企業,三個體系至少有兩個部門分管,最高管理者代表也
分別由兩個經理擔任,這樣勢必會出現上面所述的分頭管理的弊端。所
以,整合的第一步就是組織機構的整合,由最高管理層授權一個管理者
代表負責三個體系的管理工作,抽調專人成立專職部門,在人員配備上
要充分考慮各專業的需求,明確最高管理者代表、專職部門和相關崗位
人員的職能分配和崗位職責。
(二)過程識別的整合
質量和HSE管理體系關注的過程是企業內部全部的生產經營活動,而
內控體系關注的過程是側重可能產生財務風險的生產經營活動。所以這
個環節的整合工作可采取質量和HSE管理體系過程識別的要求,對企業內
部全部的生產經營活動進行識別。
(三)風險評估的整合
內控體系的風險評估工作是由股份公司針對財務風險統一制定了風
險數據庫,下屬地區公司及分公司只要遵照執行。HSE管理體系的風險評
估工作主要是針對企業內部生產經營過程中對健康、安全、環境有影響
的危險因素及環境因素進行識別、評價、確定重大風險、制定防范措施
、管理方案等。在這一環節的整合工作可建議選用如下方法:先進行HSE
管理體系的危險因素、環境因素識別與評價工作,再結合股份公司下達
的內控體系風險數據庫,形成一套企業健康、安全、環境、財務風險數
據庫。
(四)文件的整合
質量及HSE管理體系有一個比較完整、系統的文件網絡,而內控體系
只強調對一些風險點和控制點的關鍵控制,相對來說,系統性、全面性
欠缺。這樣在整合文件時,可以將內控體系執行的文件納入企業的各項
規章制度中。
(五)記錄的整合
質量和HSE管理體系對記錄的格式及內容沒有統一規定,可由企業根
據工作實際自行設計。內控體系對重要風險關鍵控制的實施證據由股份
公司統一確定了名稱,并且有些實施證據明確規定了表格的格式。所以
在記錄整合時,一定要兼顧各體系的要求,保持兩套體系記錄的一致性
。
(六)內部審核工作的整合
三個體系整合后內審工作也應進行整合,統一進行。在審核人員的
安排上,要充分考慮各專業的需求,合理配置。在審核內容上,要兼顧
質量和HSE管理體系審核和內控體系測試內容的要求,統一計劃、統一實
施。
(七)控制環境的整合
內控體系的控制環境包括職業道德、員工的勝任能力、管理理念和
經營風格、組織結構、人力資源政策與措施、權利和責任的分配以及反
舞弊等內容;質量及HSE管理體系主要是在管理職責和資源配置上做了明
確規定,它的要求不如內控體系的全面。所以,這部分的整合,可以內
控體系控制環境的內容為基礎,兼顧其它兩個管理體系的一些要求建立
整合后控制環境部分的內容。
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