蘇州出入境檢驗檢疫局在2000年7月獲得ISO9001質量管理體系認證證書;2001年,又緊鑼密鼓地迎接ISO9001:2000標準的轉版審核?從ISO9002:1994標準向ISO9001:2000標準轉換,一項非常重要的工作就是對ISO9001質量管理體系進行策劃?現將我們的做法整理和歸納如下?
一?最高管理者必須確保進行ISO9001質量管理體系策劃
ISO9001:2000標準的5.4.2條款要求,組織的最高管理者應確保對ISO9001質量管理體系策劃在ISO9001質量管理體系建立和變更的過程中必不可少,組織的最高管理者最好親自組織或參與,至少要對策劃的方法和內容提出要求?我們的做法是,由局長召集副局長?各部門主要負責人和獲得審核員資格的有關人員進行策劃,并明確提出了三個問題:(1)如何在ISO9002:1994標準的基礎上向ISO9001:2000標準轉換;(2)作為國家行政管理機關,上級有許多行政規定,如何使這些規定與ISO9001質量管理體系的要求相融,如何解決“兩張皮”問題;(3)如何將標準的覆蓋面擴大到所有部門和所有工作?經過多次策,我們終于找到一個比較理想的方案?
二?ISO9001質量管理體系策劃應滿足質量目標的要求
ISO9001:2000標準的5.4.1條款要求,最高管理者應確保要在組織的相關職能和層次上建立ISO9001質量目標?質量目標應包括滿足產品要求所需的內容,應是可以測量的并與質量方針保持一致?為此,我們進行了質量目標策劃,形成了書面的《ISO9001質量方針和ISO9001質量目標聲明》?全局的質量目標根據上級機關賦予的職責和組織的宗旨確定,其內容是:“杜絕違法行為和重大責任事故;出局證單差錯率控制在0.2%以內;過程證單差錯率控制在1.5%以內;顧客有效投訴率控制在1%以內;顧客滿意率95%以上;檢驗檢疫簽證流程符合率95%以上,這些內容都經過反復討論,數據都經過測算,監控的部門?方法和頻次都在“聲明”中予以明確;同時,考慮了持續改進的要求,在每年的管理評審中對質量目標進行調整?
三?使用過程方法策劃ISO9001質量管理體系
ISO9001:2000標準的5.4.2條款要求,組織進行ISO9001質量管理體系策劃應4.1應條款是ISO9001質量管理體系的總要求,要求組織應識別質量管理體系的總要求,要求組織應識別質量管理體系所需要的過程及其在組織中的應用;確定這些過程的順序和相互作用;確定為確保這些過程的有效動作和控制所需的準則和方法;確?？梢垣@得必需的資源和信息,以支持這些過程有效動作和監視;測量?監控和分析這些過程;實施必要的措施,以實現對這些過程所策劃的結果和對這些過程的持續改進;管理這些過程和控制外包過程?4.1條款的要求,充分體現了過程方法在質量管理體系策劃中的應用?我們根據這些要求,將全局的工作分為3個主過程,包括業務管理(出入境檢驗?檢疫?鑒定和監督管理)?行政管理和精神文明建設管理,覆蓋了所有部門和所有工作?各部門都根據自己的職責,識別和策劃需要控制的過程?全局16個部門共策劃出94個需要控制的過程,其中需要進行全局控制的過程有72個?我們對每個過程都不得明確了控制程序?執行要求?檢查要求和改進要求,共編制出76個作業指導書和198個質量管理體系運行記錄表格,有效地對各個過程進行了控制?
四?確保體系轉換的連貫性和完整性
ISO9001:2000標準的5.4.2條款要求,組織對質量管理體系的變更進行策劃和實施時,應保持ISO9001質量管理體系的完整性?我們意識到,2000版標準是1994版標準的延續,換版時不必一切推倒重來,而應該對ISO9001質量管理體系文件進行補充和完善?于是,我們按照2000版標準的要求,對需要保留的文件?需要修訂的文件?需要作廢的文件?需要增加的文件進行識別?截至2000年底,共編制質量管理體系文件108個(不包括記錄表格),經識別,保留文件44個,合并?更改文件45個,作廢文件19個?2001年,經過進一步系統化,共編制質量管理體系文件83個(不包括各部門編制的自用文件),質量管理體系運行記錄表格198個,其中質量手冊?質量目標策劃?產品實現過程策劃?基礎設施管理?環境管理?內部溝通?數據分析等文件都是新編制的?目前,我們的ISO9001質量管理體系文件覆蓋了ISO9001:2000標準的全部要求?
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