提高ISO9000標準咨詢工作效率的小竅門
我們經(jīng)過多年的企業(yè)ISO9000認證咨詢實踐之后,感到要滿足日益增長的客戶需求可不是件容易的事.客戶面對日益激烈的市場競爭,想迅速提高自身競爭力,幾經(jīng)周折認識到貫徹實施ISO9000可以提高公司管理水平后,就開始進行調(diào)研、核選ISO9000咨詢公司,等到確定好咨詢公司,簽訂合同時,已經(jīng)花費了好長一段時間,感到時間很緊迫,于是對咨詢師提出很多要求,簡單的說就是要短時間,高質(zhì)量,不能馬虎從事,只為取得證書而做IS09001.要求達到看得見的效果.這豈不是又想馬兒不吃草,又想馬兒跑的好事?可能嗎?作為ISO9000咨詢師,深知其難易程度.但面對客戶提出的要求,我們又不能一口回絕.經(jīng)仔細探究,也發(fā)現(xiàn)了一些提高效率的小竅門,說來可與大家共享.
1.ISO9000培訓工作注重實效,不要太注重表面形式.一般在對企業(yè)進行集中專業(yè)培訓時,我們一品咨詢分兩步進行,第一步作標準培訓,第二步進行內(nèi)部審核培訓.
a)從時間上,有些朋友將第一步和第二步連續(xù)進行,認為這樣連貫性好,學員有整體概念.其實不然,據(jù)在對許多經(jīng)歷了兩天或三天的標準培訓后的學員進行調(diào)查,結(jié)果大多數(shù)對標準的理解還有許多模棱兩可的地方,許多人認為必須經(jīng)過實踐才能對標準有更透徹的理解.如果這時對他們談審核方法,其實到ISO9000內(nèi)審的時候早忘了,仍不會制定審核計劃、編寫內(nèi)審檢查表等.所以我建議最好將第二步培訓放在內(nèi)審前兩周左右進行,這樣培訓完成之后就開始從事內(nèi)審方面的工作,而且這個時間大家已經(jīng)過編寫文件階段,對標準有較深刻的理解.效果會更好一些.
b)從培訓對象上,有些ISO9000咨詢師會把兩次培訓對象限定為內(nèi)審員,可不敢茍同.既然貫徹執(zhí)行質(zhì)量管理體系為全員行為,如果其他員工不知道ISO9000為何物,怎么能很好的貫徹呢?如果不得不做,那也只能是被動的、消極的去做,效果就大打折扣了.在第一步培訓時一般要求管理層(包括基層領導)和內(nèi)審員必須參加,其他員工建議參加,最好全體員工接受培訓,但由于工作關系,有點不太現(xiàn)實.對第二步不必那么多人,但還是韓信點兵,多多益善,預防由于人員流動帶來的不便.
c)培訓要貫穿始終,并非只有第一步和第二步的集中培訓.在各個階段進行指導時,我們要不斷引用標準內(nèi)容與實際工作進行聯(lián)系,如在編寫文件時直接指出標準中規(guī)定的部分哪些公司現(xiàn)在已經(jīng)存在并滿足要求,哪些需要更改,并提出更改建議,哪些需要增加.如果這樣做的好可以減少集中培訓課時,增進效果.
2.ISO9000文件編寫過程要注意運用技巧,適當時機提供優(yōu)秀模板格式.
a)確定文件編寫人員.有些客戶在文件編寫過程中經(jīng)常換人,造成工作不是很連貫,耽誤時間;還有些客戶可能會確定一些未聽過標準的人員來編寫文件,也造成無法工作.所以對文件編寫人員的確定要慎重.
b)運用文件編寫技巧.首先,我一般要求大家先畫流程圖,將各過程的流程圖畫好,并處理好相互之間的連接,再寫文字,就順理成章,這樣也容易理順各過程內(nèi)部和之間的關系.如果先寫文字,改動起來就會很麻煩,而且容易造成邏輯混亂.其次,文件編寫人員需要知道一些WORD操作技巧,如快速畫流程圖技巧,文檔編排格式快捷技巧等,收集百余例常用技巧,在咨詢時先給一些文件編寫人員做些培訓,可以加快文件編寫速度,而且層次分明,效果良好.
c)提供優(yōu)秀模板格式.一般來說,不建議上來就提供模板文檔,這樣容易束縛文件編寫人員的思想.但在他們經(jīng)過痛苦的思索編寫一部分內(nèi)容后,可適當提供一些優(yōu)秀模板格式供參考,如C層的一些常用表格等.
3.重視管理思想,靈活運用標準內(nèi)容.
現(xiàn)在如果要問一些通過ISO9000認證的公司員工,ISO9000認證給大家?guī)硎裁?有不少人會回答,麻煩!降低效率,增加工作量,做什么事都要記錄.這說明對標準理解不夠充分.ISO9000族標準整體講的是一種管理思想,而不是一些僵化的教條.譬如,標準一般提出做事情的要求,而沒有具體操作過程,這個過程需要各組織根據(jù)自己的情況來實施,但有些組織卻將別的公司的ISO9000質(zhì)量管理體系文件照搬照抄,形成自己也不明白為什么這樣做,只知道別人這么做了,我也這樣做.或是僵硬地套標準的各條款,把公司原來的風格丟了,新的風格也沒有學會,可謂是邯鄲學步.其實各組織在貫徹實施ISO9000標準時,只要把標準要求的內(nèi)容做到了,并不一定要求統(tǒng)一的格式,有些咨詢師建議大家采用某種統(tǒng)一格式,那是為了方便,并不是必須的.
最后,我們衷心祝愿各實施ISO9000標準的組織能得到真正的效果,能學到ISO9000族標準的管理思想,而不是僅學會了做文件,填記錄.
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