提高ISO9000標(biāo)準(zhǔn)咨詢工作效率的小竅門
我們經(jīng)過多年的企業(yè)ISO9000認(rèn)證咨詢實(shí)踐之后,感到要滿足日益增長(zhǎng)的客戶需求可不是件容易的事.客戶面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),想迅速提高自身競(jìng)爭(zhēng)力,幾經(jīng)周折認(rèn)識(shí)到貫徹實(shí)施ISO9000可以提高公司管理水平后,就開始進(jìn)行調(diào)研、核選ISO9000咨詢公司,等到確定好咨詢公司,簽訂合同時(shí),已經(jīng)花費(fèi)了好長(zhǎng)一段時(shí)間,感到時(shí)間很緊迫,于是對(duì)咨詢師提出很多要求,簡(jiǎn)單的說就是要短時(shí)間,高質(zhì)量,不能馬虎從事,只為取得證書而做IS09001.要求達(dá)到看得見的效果.這豈不是又想馬兒不吃草,又想馬兒跑的好事?可能嗎?作為ISO9000咨詢師,深知其難易程度.但面對(duì)客戶提出的要求,我們又不能一口回絕.經(jīng)仔細(xì)探究,也發(fā)現(xiàn)了一些提高效率的小竅門,說來可與大家共享.
1.ISO9000培訓(xùn)工作注重實(shí)效,不要太注重表面形式.一般在對(duì)企業(yè)進(jìn)行集中專業(yè)培訓(xùn)時(shí),我們一品咨詢分兩步進(jìn)行,第一步作標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn),第二步進(jìn)行內(nèi)部審核培訓(xùn).
a)從時(shí)間上,有些朋友將第一步和第二步連續(xù)進(jìn)行,認(rèn)為這樣連貫性好,學(xué)員有整體概念.其實(shí)不然,據(jù)在對(duì)許多經(jīng)歷了兩天或三天的標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)后的學(xué)員進(jìn)行調(diào)查,結(jié)果大多數(shù)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解還有許多模棱兩可的地方,許多人認(rèn)為必須經(jīng)過實(shí)踐才能對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有更透徹的理解.如果這時(shí)對(duì)他們談審核方法,其實(shí)到ISO9000內(nèi)審的時(shí)候早忘了,仍不會(huì)制定審核計(jì)劃、編寫內(nèi)審檢查表等.所以我建議最好將第二步培訓(xùn)放在內(nèi)審前兩周左右進(jìn)行,這樣培訓(xùn)完成之后就開始從事內(nèi)審方面的工作,而且這個(gè)時(shí)間大家已經(jīng)過編寫文件階段,對(duì)標(biāo)準(zhǔn)有較深刻的理解.效果會(huì)更好一些.
b)從培訓(xùn)對(duì)象上,有些ISO9000咨詢師會(huì)把兩次培訓(xùn)對(duì)象限定為內(nèi)審員,可不敢茍同.既然貫徹執(zhí)行質(zhì)量管理體系為全員行為,如果其他員工不知道ISO9000為何物,怎么能很好的貫徹呢?如果不得不做,那也只能是被動(dòng)的、消極的去做,效果就大打折扣了.在第一步培訓(xùn)時(shí)一般要求管理層(包括基層領(lǐng)導(dǎo))和內(nèi)審員必須參加,其他員工建議參加,最好全體員工接受培訓(xùn),但由于工作關(guān)系,有點(diǎn)不太現(xiàn)實(shí).對(duì)第二步不必那么多人,但還是韓信點(diǎn)兵,多多益善,預(yù)防由于人員流動(dòng)帶來的不便.
c)培訓(xùn)要貫穿始終,并非只有第一步和第二步的集中培訓(xùn).在各個(gè)階段進(jìn)行指導(dǎo)時(shí),我們要不斷引用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容與實(shí)際工作進(jìn)行聯(lián)系,如在編寫文件時(shí)直接指出標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的部分哪些公司現(xiàn)在已經(jīng)存在并滿足要求,哪些需要更改,并提出更改建議,哪些需要增加.如果這樣做的好可以減少集中培訓(xùn)課時(shí),增進(jìn)效果.
2.ISO9000文件編寫過程要注意運(yùn)用技巧,適當(dāng)時(shí)機(jī)提供優(yōu)秀模板格式.
a)確定文件編寫人員.有些客戶在文件編寫過程中經(jīng)常換人,造成工作不是很連貫,耽誤時(shí)間;還有些客戶可能會(huì)確定一些未聽過標(biāo)準(zhǔn)的人員來編寫文件,也造成無法工作.所以對(duì)文件編寫人員的確定要慎重.
b)運(yùn)用文件編寫技巧.首先,我一般要求大家先畫流程圖,將各過程的流程圖畫好,并處理好相互之間的連接,再寫文字,就順理成章,這樣也容易理順各過程內(nèi)部和之間的關(guān)系.如果先寫文字,改動(dòng)起來就會(huì)很麻煩,而且容易造成邏輯混亂.其次,文件編寫人員需要知道一些WORD操作技巧,如快速畫流程圖技巧,文檔編排格式快捷技巧等,收集百余例常用技巧,在咨詢時(shí)先給一些文件編寫人員做些培訓(xùn),可以加快文件編寫速度,而且層次分明,效果良好.
c)提供優(yōu)秀模板格式.一般來說,不建議上來就提供模板文檔,這樣容易束縛文件編寫人員的思想.但在他們經(jīng)過痛苦的思索編寫一部分內(nèi)容后,可適當(dāng)提供一些優(yōu)秀模板格式供參考,如C層的一些常用表格等.
3.重視管理思想,靈活運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容.
現(xiàn)在如果要問一些通過ISO9000認(rèn)證的公司員工,ISO9000認(rèn)證給大家?guī)硎裁?有不少人會(huì)回答,麻煩!降低效率,增加工作量,做什么事都要記錄.這說明對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解不夠充分.ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)整體講的是一種管理思想,而不是一些僵化的教條.譬如,標(biāo)準(zhǔn)一般提出做事情的要求,而沒有具體操作過程,這個(gè)過程需要各組織根據(jù)自己的情況來實(shí)施,但有些組織卻將別的公司的ISO9000質(zhì)量管理體系文件照搬照抄,形成自己也不明白為什么這樣做,只知道別人這么做了,我也這樣做.或是僵硬地套標(biāo)準(zhǔn)的各條款,把公司原來的風(fēng)格丟了,新的風(fēng)格也沒有學(xué)會(huì),可謂是邯鄲學(xué)步.其實(shí)各組織在貫徹實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)時(shí),只要把標(biāo)準(zhǔn)要求的內(nèi)容做到了,并不一定要求統(tǒng)一的格式,有些咨詢師建議大家采用某種統(tǒng)一格式,那是為了方便,并不是必須的.
最后,我們衷心祝愿各實(shí)施ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的組織能得到真正的效果,能學(xué)到ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)的管理思想,而不是僅學(xué)會(huì)了做文件,填記錄.
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