售后服務體系認證文件要針對服務認證的產品和客戶群體特點來設計，其類型主要包括認證報告(主要由管理要求審核報告與服務特性測評報告兩部分組成)、認證證書/標牌/信函等文件。認證文件的載體可以是紙質的、電子媒介等各種形式。認證文件的發布應在圓滿完成了所有評價活動(包括可行時的公示活動)之后，即公示期結束且未發生重大顧客投訴，所有顧客反饋信息得到圓滿解決，以及認證決定獲得批準。
關于認證證書、標牌等應規定其使用和標注方式，認證證書、標牌等的形式可以是文字、圖案、標志等。
當發現認證文件未經授權使用、錯誤使用或誤導性使用時，應采取行動，包括法律行動或糾正措施，直至消除所有可預見的風險。
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