OHSAS18000體系要制定的三類文件
OHSAS18000體系要制定的三類文件
按照《審核規(guī)范》規(guī)定，“體系”要制定“管理文件”（具體名稱為“管理手冊”）、程序文件及作業(yè)文件三類，又稱為“三級文件”。“體系”運作要按各要素功能的要求，結(jié)合生產(chǎn)活動，依據(jù)法律法規(guī)、規(guī)程制度，預(yù)先策劃、制定好寫在這“三類文件”中程序化了的各項活動的目標(biāo)（指標(biāo)）和具體步驟，并執(zhí)行好有關(guān)“管理方案”和“程序”。“三類文件”分級別全面地描述了職業(yè)健康安全工作，因此叫“文件化”，即“體系運作文件化”。“管理文件”是全面指導(dǎo)企業(yè)職業(yè)健康安全工作的文件。它要闡述依據(jù)《審核規(guī)范》制定的本企業(yè)的“職業(yè)健康安全方針”、“目標(biāo)”和“管理方案”，描述“體系”各核心要素，特別要詳述對重大風(fēng)險控制的要求；明角“體系”各有關(guān)部門和各層次員工的作、職責(zé)和權(quán)限，并說明現(xiàn)有行之有效的管理制度與“體系”的銜接以及手冊的評審、修改和控制等規(guī)定；它也是程序文件和作業(yè)文件編寫的依據(jù)。此外，它的附錄內(nèi)容還包括：有關(guān)法律、法規(guī)清單，重大風(fēng)風(fēng)險和重大環(huán)境因素及其管理方案清單，企業(yè)的機(jī)構(gòu)和職能分配圖、表，企業(yè)管理范圍，即“體系”適用范圍的現(xiàn)場平面圖等。
“程序文件”是為實施“體系”要求而做好的“風(fēng)險控制工作”和實施“管理方案”等活動而規(guī)定的方法和步驟。每個程序文件要明確目的、范圍、職責(zé)、執(zhí)行步驟等，它是管理手冊的支持性文件，又是作業(yè)文件的指導(dǎo)性文件；程序文件的數(shù)量應(yīng)當(dāng)包括“保持程序”的要素和有企業(yè)特點的重大風(fēng)險企業(yè)活動的控制項目，其描述應(yīng)具有可操作性和可檢查性；此外，其附錄應(yīng)附有相關(guān)規(guī)程、制度清單（含現(xiàn)行有效的安全健康工作有關(guān)的規(guī)程、制度）、危害因素清單、應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)項目清單等。
“作業(yè)文件”是進(jìn)行每一項具體的作業(yè)活動（包括“應(yīng)急響應(yīng)”的準(zhǔn)備工作）的具體方法和步驟（即程序）。有的電力企業(yè)稱其為“標(biāo)準(zhǔn)化程序安全作業(yè)方案”或“安全作業(yè)程序控制法”，是程序文件的支持性文件；此外，作業(yè)文件還包括作業(yè)指導(dǎo)書、危險點控制卡、各類表格、各種報告等資料。
制定好、寫好這“三類文件”是建成“體系”過程十分重要的工作和步驟，是衡量“體系”是否符合《審核規(guī)范》要求的重要標(biāo)志；也是“準(zhǔn)則”的組成部分，是企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行“審核”和認(rèn)證機(jī)構(gòu)進(jìn)行“認(rèn)證”時的重要依據(jù)。“三類文件”寫明要做的工作，“體系”運作就照著辦；風(fēng)做過的，都要進(jìn)行檢查和評估，檢查、監(jiān)測發(fā)現(xiàn)“不符合”的（“不符合”習(xí)慣上稱為“存在問題”），都要進(jìn)行糾正，并預(yù)防其重復(fù)發(fā)生。上述工作經(jīng)過“審核”、“管理評審”后，要持續(xù)改進(jìn)，這是“體系”運作能夠持續(xù)有效的保證。各級員工一定要認(rèn)識和理解制定好及寫好“三類文件”的重要作用。內(nèi)審員最終要把“三類文件”寫成易懂、便于操作的文件；各崗位員工按“三類文件”中寫明的進(jìn)行控制、管理、監(jiān)督，并持續(xù)改進(jìn)各項工作；切勿公把通過“認(rèn)證”，完成“三類文件”的編寫作為目標(biāo)。如果把“三類文件”寫成員工“看不懂”、難執(zhí)行的“擺設(shè)文件”，則建立的“體系”就運作不起來。
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