OHSAS18000體系要制定的三類文件
OHSAS18000體系要制定的三類文件
按照《審核規范》規定，“體系”要制定“管理文件”（具體名稱為“管理手冊”）、程序文件及作業文件三類，又稱為“三級文件”。“體系”運作要按各要素功能的要求，結合生產活動，依據法律法規、規程制度，預先策劃、制定好寫在這“三類文件”中程序化了的各項活動的目標（指標）和具體步驟，并執行好有關“管理方案”和“程序”。“三類文件”分級別全面地描述了職業健康安全工作，因此叫“文件化”，即“體系運作文件化”。“管理文件”是全面指導企業職業健康安全工作的文件。它要闡述依據《審核規范》制定的本企業的“職業健康安全方針”、“目標”和“管理方案”，描述“體系”各核心要素，特別要詳述對重大風險控制的要求；明角“體系”各有關部門和各層次員工的作、職責和權限，并說明現有行之有效的管理制度與“體系”的銜接以及手冊的評審、修改和控制等規定；它也是程序文件和作業文件編寫的依據。此外，它的附錄內容還包括：有關法律、法規清單，重大風風險和重大環境因素及其管理方案清單，企業的機構和職能分配圖、表，企業管理范圍，即“體系”適用范圍的現場平面圖等。
“程序文件”是為實施“體系”要求而做好的“風險控制工作”和實施“管理方案”等活動而規定的方法和步驟。每個程序文件要明確目的、范圍、職責、執行步驟等，它是管理手冊的支持性文件，又是作業文件的指導性文件；程序文件的數量應當包括“保持程序”的要素和有企業特點的重大風險企業活動的控制項目，其描述應具有可操作性和可檢查性；此外，其附錄應附有相關規程、制度清單（含現行有效的安全健康工作有關的規程、制度）、危害因素清單、應急預案與響應項目清單等。
“作業文件”是進行每一項具體的作業活動（包括“應急響應”的準備工作）的具體方法和步驟（即程序）。有的電力企業稱其為“標準化程序安全作業方案”或“安全作業程序控制法”，是程序文件的支持性文件；此外，作業文件還包括作業指導書、危險點控制卡、各類表格、各種報告等資料。
制定好、寫好這“三類文件”是建成“體系”過程十分重要的工作和步驟，是衡量“體系”是否符合《審核規范》要求的重要標志；也是“準則”的組成部分，是企業內部進行“審核”和認證機構進行“認證”時的重要依據。“三類文件”寫明要做的工作，“體系”運作就照著辦；風做過的，都要進行檢查和評估，檢查、監測發現“不符合”的（“不符合”習慣上稱為“存在問題”），都要進行糾正，并預防其重復發生。上述工作經過“審核”、“管理評審”后，要持續改進，這是“體系”運作能夠持續有效的保證。各級員工一定要認識和理解制定好及寫好“三類文件”的重要作用。內審員最終要把“三類文件”寫成易懂、便于操作的文件；各崗位員工按“三類文件”中寫明的進行控制、管理、監督，并持續改進各項工作；切勿公把通過“認證”，完成“三類文件”的編寫作為目標。如果把“三類文件”寫成員工“看不懂”、難執行的“擺設文件”，則建立的“體系”就運作不起來。
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