一、職業安全健康管理體系審核的對象及目的
職業安全健康管理體系審核的對象是用人單位的職業安全健康管理體系。
職業安全健康管理體系審核的目的在于通過審核判斷受審核方的職業安全健康管理體系的符合性及有效性,以便于找出差距與不足,使職業安全健康管理體系得以不斷改進,從而實現職業安全健康績效的改善。審核是一個系統、獨立和文件化的過程,其根本目的在于確保職業安全健康管理體系持續有效地運行同時促進安全與經濟的協調發展。
二、職業安全健康管理體系審核的準則與方式
(一)職業安全健康管理體系的審核準則
職業安全健康管理體系審核是一個客觀地獲取審核證據,并對照審核準則進行判斷的過程。職業安全健康管理體系審核準則一般包括以下三部分:
(1)審核規范;
(2)受審核方的職業安全健康管理體系文件
(3)適用于受審核方的職業安全健康法律、法規及其他要求。
(二)職業安全健康管理體系審核方式
職業安全健康管理體系審核具有系統化、文件化程序化的特點,并具有客觀性,因此,審核的方式也必須按照規定的程序和規則進行。
職業安全健康管理體系審核包括文件審核及現場審核兩部分一般采用查閱文件,調閱記錄,與用人單位的管理者及操作人員面談、問卷及現場觀察等方式進行。現場審核可采用抽樣的方式進行,抽樣必須有代表性。
三、職業安全健康管理體系審核的類型
職業安全健康管理體系的審核,按審核方與受審核方的關系,可分為內部審核和外部審核兩種基本類型。其中,內部審核又稱為第一方審核,外部審核又可分為第二方審核和第三方審核。
(一)第一方審核
第一方審核指由用人單位的成員或其他人員以用人單位的名義進行的審核。
這種審核為用人單位提供了一種自我檢查、自我完善的機制,可為有效的管理評審和采取糾正、預防或改進措施提供信息。
(二)第二方審核
第二方審核是在某種合同要求的情況下,由用人單位(受審核方)有某種利益關系的相關方(委托方)或由其他人員以相關方的名義實施的審核。這種審核旨在為用人單位的相關方提供信息認證的證據。
第二方審核可以采用一般的職業安全健康管理體系審核準則,也可以由合同方進行特殊規定。
(三)第三方審核
第三方審核是由獨立于受審核方且不受其經濟利益制約的第三方機構,依據特定審核準則,按規定的程序和方法對受審核方進行的審核。
在第三方審核中,由第方認證機構依提認可制度的要求實施的以認證為目的的審核又稱為認證審核。認證審核旨在為受審核方提供符合性的客觀證明和書面保證。在上述三種審核類型中,第三方認證審核的客觀程度最高。因此,認證審核往往被稱為具有權威性、公正性、客觀的審核,具有更強的可信度。
四、職業安全健康管理體系的內部審核
(一)內部審核的目的和作用
職業安全健康管理體系內部審核,是為了檢查與確認體系各要素的實施效果是否按照計劃有效實現,體系是否適用。它是對體系運行是否達到規定的目標所做的系統的、獨立的檢查和評價,是體系的一種自我保證手段。
定期進行職業安全健康管理體系內部審核,是向用人單位管理者提供管理體系是否正常的證明,以便根據審核結果采取措施,消除減少和預防各種不符合項。定期進行管理體系內部審核,發現、尋找管理手冊的不足,發現新的需求和用人單位內外部環境的重要改變,以便對手冊進一步完善。內部審核可以自我診斷和評審本用人單位的職業安全健康績效、需求、優勢和不足,以確定體系實施的有效程度是否達到預期的效果;內部審核就可以及時發現問題以便采取糾正措施,是進一步改進完善體系的強有力手段;內部審核還可在外部審核發現不符合項之前便能采取糾正行為,有助于用人單位順利通過外部審核。
(二)內部審核的主要內容
(1)對管理體系總體進行審核;
(2)對管理體系的具體要素進行審核。
(三)對內審員的基本要求
(1)經過有關機構培訓,取得內審員資格;
(2)熟悉用人單位的運行情況。
(四)對內部審核工作的基本要求
(1)內部審核對用人單位或部門都是必要的,也是審核規范所規定的;
(2)內部審核應由與被審核對象無直接責任的人員(內審員)來實施(審核規范要求的),只有這樣才能確保審核的公正性;
(3)內部審核一般對體系的全部要素進行全面審核,通常要在一年內把所有的要素全部審核一遍
(4)每次內部審核都必須寫出審核報告;
(5)每次完成內部審核后,應盡快將詳盡的內部審核報告提交最高管理者,以便其掌握情況并及早做出糾正決策。
(五)內部審核的基本程序
1.編制內部審核計劃
每年年初,管理者代表應編制一份該年度的內部審核計劃表審核計劃表應呈交最高管理者批準。
2.內審前的準備
應在審核前5天內,向各有關部門的領導通知確切的內部審核日期管理代表應為每次審核委派負責該項審核的審核員(審核組長)
3.實施內部審
受委派的審核員應在實施審核前研究有關的程序文件,并應編制內審所需的檢查表,同時決定是否需取得其他文件及是否需要有人員陪同。
審核員應通知部門領導何時開始審核。審核中如發現有問題,應盡早給予口頭反饋;如有任何誤解亦應盡早解決。審核的目的是尋找不符合適用審核規范或程序的客觀證據,不應在任何發現的問題中加人個人的責備。
4.報告內部審核中發現的問題
審核員應在審核完成后,通知有關的部門領導,并對所發現的問題做一次口頭報告,并對這些問題發布糾正措施要求表。內部審核員應在糾正措施要求表中填寫不合格的詳細內容,糾正措施欄不要填寫。
5.對審核所發現問題的反應
對每一份糾正措施要求表必須在5個工作日內做出書面反應,詳細說明建議采取的糾正措施和完成期限。對糾正措施要求表不做出反應時,管理者代表應加以追查并向最高管理者報告。如果對糾正措施的需要或對糾正措施的性質不能達成一致意見時,管理者代表應報告給最高管理者進行裁決。
6.驗證糾正措施
當糾正措施預定完成日期已到,或當管理者代表已接到完成的通知時,應委派一名內部審核員去驗證其完成情況。內審員檢查糾正措施已被采取并證明有效后,在糾正措施要求表中的“驗證”欄中簽字。如在規定的期限內未能完成糾正措施,OSH管理者代表應對此進行跟蹤。如無正當理由或未能規定出可接受的修正期限,該問題應向最高管理者報告。
7.記錄的保存
管理者應保存一份檔案,內存所有的審核報告及糾正措施要求表,并有一覽表記錄它們的完成狀態。
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