7.5文件化信息
7.5.1總則
組織的環境管理體系應包括：
a)本標準要求的文件化信息；
b)組織確定的實現環境管理體系有效性所必需的文件化信息。
注：不同組織的環境管理體系文件化信息的復雜程度可能不同，取決于：
--組織的規模及其活動、過程、產品和服務的類型；
--證明履行其合規義務的需要；
--過程的復雜性及其相互作用；
--在組織控制下工作的人員的能力。
【理解要點】
1.為確保組織的環境管理體系的有效運行，且利用于在組織控制下工作的人員和其他相關方理解，并使環境管理體系的相關過程按策劃得以實施，組織應當建立和保持充分的文件化信息。組織應當采用能反映其文件化和需求的方式，匯集和保持文件化信息。以過程、計劃和方案等形式存在的文件化信息應當得到適當的保持，以確保結果的一致性、時效性和可重復性。為了證明環境管理體系要求的有效實施，以記錄的形式存在的文件化信息應當作為實現結果或實施活動的證據得到保留，作為實現結果的記錄或實施活動的證據而保留的信息是組織文件化信息的一部分，但可以通過不同的管理過程予以控制。
2.為了對組織的關鍵活動(例如，與所識別的需應對的風險和機遇有關的活動)進行有效管理，組織可通過建立文件化的過程，規定如何實施這些活動，并可適當地描述管理這些活動的具體要求。如果組織決定不將某過程形成文件，則應當向在組織控制下的與此過程有關的工作人員告知需滿足的要求，適當時可以采用信息交流或培訓的方式。
3.組織可以選用手冊的方式呈現其管理體系，該手冊可以綜述或概要描述體系的主要要素，并能夠為相關的文件化信息提供導引。環境管理體系手冊的結構不必遵循GB/T 24001或其他標準的條款結構。
4. 不同組織的文件化信息的復雜程度可有所不同。創建不必要的或結構繁瑣的文件化信息可能降低環境管理體系的有效性。因此，在考慮所創建的文件化信息的復雜程度時，組織可考慮文件化信息對環境管理體系的有效性、連續性和持續改進將會產生的價值。
5.文件化信息可以以任何載體的形式加以控制(例如:紙質的、電子的、照片和布告)，其中包含的信息對需要這些信息的人員而言是有用的、易讀的，易于理解和容易獲取的。
6.如果環境管理體系的過程與其他管理體系的過程實現了融合，則組織可以將有關環境管理體系的文件化信息與其他管理體系的文件化信息整合在一起。
7.以下列出了與環境管理體系有關的主要的文件化信息。這里給出的是核心的、至少應當形成文件的信息，為了環境管理體系的有效性，組織可以根據實際需要創建更多的文件化的信息。
①組織應當保持下述的文件化信息:
--環境管理體系的范圍(見4.3);
--環境方針(見5.2);
--所識別的需應對的風險和機遇(見6.1.1);
--6.1.1至6.1.4中需要的過程，其詳盡程度應使人確信這些過程可夠按策劃得到實施(見6.1.1);
--組織的環境因素和相關的環境影響，用于確定組織的重要環境因素的準則，以及組織的重要環境因素; (見6.1.2);
--組織的合規義務 (見6.1.3);
--關于環境目標的信息 (見6.2. 1);
--滿足環境管理體系要求所需的，與運行控制過程有關的信息，其詳盡程度應使人確信這些過程可按策劃得以實施(見8. 1);
--對6. 1.1所識別的潛在緊急情況進行應急準備與響應所需的過程，其詳盡程度應使人確信這些過程可按策劃得到實施(見8.2)。
②組織應當保留文件化信息作為下述事項的證據(記錄):
--能力 (適當時); (見7.2);
--組織的信息交流 (適當時，見7.4. 1);
--監視、測量、分析和評價結果(適當時，見9.1.1);
--合規性評價結果(見9.1.2);
--審核方案的實施， 以及審核結果(見9.2):
--管理評審的結果(見9.3);
--所識別的不符合的性質和所采取的后續措施，以及任何糾正措施的結果(見10.2)。
文件化信息的其他不例包括:方案和職責的描述、程序、 過程信息、組織結構圖、內部和外部標準，以及現場應急計劃等。
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