7.5文件化信息
7.5.1總則
a)本標準要求的文件化信息；
b)組織確定的實現(xiàn)環(huán)境管理體系有效性所必需的文件化信息。
注：不同組織的環(huán)境管理體系文件化信息的復雜程度可能不同，取決于：
--組織的規(guī)模及其活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；
--證明履行其合規(guī)義務(wù)的需要；
--過程的復雜性及其相互作用；
--在組織控制下工作的人員的能力。
【理解要點】
1.為確保組織的環(huán)境管理體系的有效運行，且利用于在組織控制下工作的人員和其他相關(guān)方理解，并使環(huán)境管理體系的相關(guān)過程按策劃得以實施，組織應(yīng)當建立和保持充分的文件化信息。組織應(yīng)當采用能反映其文件化和需求的方式，匯集和保持文件化信息。以過程、計劃和方案等形式存在的文件化信息應(yīng)當?shù)玫竭m當?shù)谋３郑源_保結(jié)果的一致性、時效性和可重復性。為了證明環(huán)境管理體系要求的有效實施，以記錄的形式存在的文件化信息應(yīng)當作為實現(xiàn)結(jié)果或?qū)嵤┗顒拥淖C據(jù)得到保留，作為實現(xiàn)結(jié)果的記錄或?qū)嵤┗顒拥淖C據(jù)而保留的信息是組織文件化信息的一部分，但可以通過不同的管理過程予以控制。
2.為了對組織的關(guān)鍵活動(例如，與所識別的需應(yīng)對的風險和機遇有關(guān)的活動)進行有效管理，組織可通過建立文件化的過程，規(guī)定如何實施這些活動，并可適當?shù)孛枋龉芾磉@些活動的具體要求。如果組織決定不將某過程形成文件，則應(yīng)當向在組織控制下的與此過程有關(guān)的工作人員告知需滿足的要求，適當時可以采用信息交流或培訓的方式。
3.組織可以選用手冊的方式呈現(xiàn)其管理體系，該手冊可以綜述或概要描述體系的主要要素，并能夠為相關(guān)的文件化信息提供導引。環(huán)境管理體系手冊的結(jié)構(gòu)不必遵循GB/T 24001或其他標準的條款結(jié)構(gòu)。
4. 不同組織的文件化信息的復雜程度可有所不同。創(chuàng)建不必要的或結(jié)構(gòu)繁瑣的文件化信息可能降低環(huán)境管理體系的有效性。因此，在考慮所創(chuàng)建的文件化信息的復雜程度時，組織可考慮文件化信息對環(huán)境管理體系的有效性、連續(xù)性和持續(xù)改進將會產(chǎn)生的價值。
5.文件化信息可以以任何載體的形式加以控制(例如:紙質(zhì)的、電子的、照片和布告)，其中包含的信息對需要這些信息的人員而言是有用的、易讀的，易于理解和容易獲取的。
6.如果環(huán)境管理體系的過程與其他管理體系的過程實現(xiàn)了融合，則組織可以將有關(guān)環(huán)境管理體系的文件化信息與其他管理體系的文件化信息整合在一起。
7.以下列出了與環(huán)境管理體系有關(guān)的主要的文件化信息。這里給出的是核心的、至少應(yīng)當形成文件的信息，為了環(huán)境管理體系的有效性，組織可以根據(jù)實際需要創(chuàng)建更多的文件化的信息。
①組織應(yīng)當保持下述的文件化信息:
--環(huán)境管理體系的范圍(見4.3);
--環(huán)境方針(見5.2);
--所識別的需應(yīng)對的風險和機遇(見6.1.1);
--6.1.1至6.1.4中需要的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可夠按策劃得到實施(見6.1.1);
--組織的環(huán)境因素和相關(guān)的環(huán)境影響，用于確定組織的重要環(huán)境因素的準則，以及組織的重要環(huán)境因素; (見6.1.2);
--組織的合規(guī)義務(wù) (見6.1.3);
--關(guān)于環(huán)境目標的信息 (見6.2. 1);
--滿足環(huán)境管理體系要求所需的，與運行控制過程有關(guān)的信息，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可按策劃得以實施(見8. 1);
--對6. 1.1所識別的潛在緊急情況進行應(yīng)急準備與響應(yīng)所需的過程，其詳盡程度應(yīng)使人確信這些過程可按策劃得到實施(見8.2)。
②組織應(yīng)當保留文件化信息作為下述事項的證據(jù)(記錄):
--能力 (適當時); (見7.2);
--組織的信息交流 (適當時，見7.4. 1);
--監(jiān)視、測量、分析和評價結(jié)果(適當時，見9.1.1);
--合規(guī)性評價結(jié)果(見9.1.2);
--審核方案的實施， 以及審核結(jié)果(見9.2):
--管理評審的結(jié)果(見9.3);
--所識別的不符合的性質(zhì)和所采取的后續(xù)措施，以及任何糾正措施的結(jié)果(見10.2)。
文件化信息的其他不例包括:方案和職責的描述、程序、 過程信息、組織結(jié)構(gòu)圖、內(nèi)部和外部標準，以及現(xiàn)場應(yīng)急計劃等。
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