7.4 信息交流
7.4.1 總則
組織應建立、實施并保持與環境管理體系有關的內部與外部信息交流所需的過程，包括：
a)信息交流的內容；
b)信息交流的時機；
c)信息交流的對象；
d)信息交流的方式。
策劃信息交流過程時，組織應：
--必須考慮其合規義務；
--確保所交流的環境信息與管理形式形成的信息一致且真實可信。
組織應對其環境管理體系相關的信息交流做出相應。
適當時，組織應保留文件化信息，作為其信息交流的證據。
【理解要點】
1.組織應建立與環境體系有關的信息交流過程，此時須考慮組織的合規義務要求。這些過程應當確定：
--信息交流的內容；
--信息交流的時機和條件；
--信息交流的對象；
--信息交流的方式。
2.在建立適合于特定情況的信息交流過程中，組織可以考慮不同的交流方式可能需要的成本和獲得的收益。
交流的環境信息應當以環境管理體系產生的信息為基礎，并與之保持一致，包括組織的環境績效的內部評價信息（見9.1）.關于信息交流的補充信息見GB/T26450.
3.在確定如何實施信息交流時，組織應當考慮不同的信息交流方法，這些方法應當能夠促進對組織環境管理行動的理解和接受，并能促進與相關方的對話。信息交流的方法包括，例如：非正式討論、組織的開放日、焦點問題討論組、社區對話、參與社區活動、網站和電子郵件、新聞稿、廣告和定期簡報，年度或其他定期的報告，以及電話熱線等。
4.組織應當對與其環境管理體系有關的質詢、受關注的問題，或來自交流活動的其他信息給予考慮并做出響應。建立用于接收和響應上述內、外部信息的過程是非常有益的。
5.組織應當適當地保留作為信息交流證據的問價化信息，目的是：
--回顧與特定相關方開展的信息交流、他們的質詢或關切的歷史；
--理解以往與各相關方約定事項的性質；
--在開發未來的信息交流過程和后續活動，以及根據需要處理特定相關方的關注等方面，提高組織的有效性。
6.如果不能給環境管理體系帶來增值，某些交流活動的信息不必形成文件，例如非正式交流活動的信息。建立信息交流過程時，組織必須考慮自身的性質和規模、重要環境因素，以及其相關方的性質、需求和期望。
7.組織應當考慮下述的過程步驟：
--收集信息，或開展調查，包括來自相關方的信息（見4.2）；
--確定信息交流的對象，以及他們對信息交流和對話的需求；
--選擇信息交流的對象感興趣的信息；
--決定需要與信息交流對象交流的信息；
--確定合適的信息交流方法和形式；
--評估和定期確定信息交流過程的有效性。
8.最高管理者應當對有效的環境管理以及符合環境管理體系要求的重要性進行信息交流（見5.1）。
最高管理者應當確保在組織內部交流下述信息：
--環境方針（見5.2）；
--相關角色的職責和權限（見5.3）.
組織應當交流：
--在其各個層次和智能 中，適當地交流組織的重要環境因素（見6.2.2.5）；
--交流其環境目標（見6.2.2）；
--與外部供方，包括合同方（見8.1），交流組織的有關環境要求；
--按照信息交流過程的規定及合規義務的要去 ，在內部交流并與外部交流有關環境績效的信息（見9.1.1）。
組織應當確保將內部審核結果報告給相關管理者（見9.2）.
最高管理者對組織的環境管理體系的評審應當考慮來自相關方的信息（見9.3）
9.這些活動是建議實施的、核心的和最低限度的活動。為有效實施與環境管理體系有關的信息交流，組織可根據需要實施更多的活動。
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