7支持
7.1資源
為建立、實施、維護和持續改進合規管理體系,組織應確定并提供所需的資源。
7.2 能力
7.2.1通則
組織應:
——確定在其控制下工作、影響合規績效的人員所需的能力;
——確保這些人員在適當的教育、培訓或經驗的基礎上勝任工作;
——適用時,采取措施獲得所需的能力,并評價所采取措施的有效性。
適當的文件化信息應作為能力證據可獲取。
注:適當的措施可能包括，例如:向現有人員提供培訓、指導或重新分配工作;或者聘用或勞務雇用能夠勝任的人員。
7.2.2聘用過程
組織應針對其所有人員開發、確立、實施和維護以下過程:
a)要求人員遵守組織的合規義務、方針、過程和程序,作為人員的聘用條件;
b)在聘用后的適當期間內,新聘用人員能獲得合規方針的副本或者有渠道獲得合規方針,并獲得關于合規方針的培訓;
c)對于違反組織合規義務、方針、過程和程序的人員,應采取適當的紀律處分。
作為聘用過程的一部分,組織應結合崗位和人員可能引發的合規風險,在任何聘用、調動和晉升之前按要求進行盡職調查。
組織應實施對績效目標、績效獎金和其他激勵措施進行定期評審的過程,以驗證是否有適當的措施來防止鼓勵不合規。
7.2.3培訓
組織應定期對有關人員進行培訓,培訓應在聘用開始時和組織策劃的時間間隔實施。
培訓應:
a)適合于人員的崗位及其面臨的合規風險;
b)進行有效性評估;
c)進行定期評審。
結合已識別的合規風險,組織應確保實施程序對代表組織開展業務并可能給組織帶來合規風險的第三方進行培訓,提高其合規意識。
培訓記錄應作為文件化信息予以保留。
7.3意識
在組織控制下工作的人員應知道:
——合規方針;
——他們對合規管理體系有效性的貢獻,包括改善合規績效帶來的效益;
——不符合合規管理體系要求的后果;
——提出合規疑慮的方法和程序(見8.3);
——工作崗位的合規義務與合規方針的關系;
——支持合規文化的重要性。
7.4 溝通
組織應確定與合規管理體系有關的內部和外部溝通,包括:
a)溝通什么，
b)何時溝通，
c)與誰溝通，
d)如何溝通。
組織應:
——結合溝通需求,綜合考慮溝通的多樣性和潛在障礙;
——確立溝通的過程,確保結合了相關方的意見;
——在確立溝通過程時;
●應將其合規文化、合規目標和義務納人溝通內容;
●應確保所溝通的合規信息與來源于合規管理體系的信息一致且可信;
——對與合規管理體系相關的溝通內容進行回應;
——視情況,保留文件化信息作為其溝通的證據;
——在組織的各層級和職能內部溝通與合規管理體系有關的信息,視情況包括合規管理體系的變更;
——確保人員能在溝通過程中為合規管理體系的持續改進做出貢獻;
——確保人員能在溝通過程中提出合規疑慮(見8.3);
——通過組織確立的溝通過程,對外溝通包括其合規文化、合規目標和義務在內的與合規管理體系相關的信息。
7.5文件化信息
7.5.1通則
組織的合規管理體系應包括:
a)本文件要求的文件化信息;
b)組織確定的,對于合規管理體系有效性所必需的文件化信息。
注:不同組織的合規管理體系文件化信息的程度可能不同取決于:
——組織的規模及其活動、過程、產品和服務的類型;
——過程及其相互作用的復雜度;
——人員的能力。
7.5.2文件化信息的創建和更新
在創建和更新文件化信息時，組織應確保適當的:
——標記和說明(例如,標題、日期、作者或文件編號);
——形式(例如,語言文字、軟件版本、圖形)和載體(例如,紙質的、電子的);
——針對適宜性和充分性的評審和批準。
7.5.3文件化信息的控制
應控制合規管理體系和本文件要求的文件化信息，以確保其:
a)在需要的場所和時間均可獲得并適于使用;
b)得到充分保護(例如，防止泄密,不當使用或完整性受損)。
為了控制文件化信息,組織應開展以下適用的活動:
——分發、訪問、檢索和使用;
——存儲和防護,包括保持易讀性;
——對變更的控制(例如，版本控制);
——保留和處置。
對于組織確定的,策劃和運行合規管理體系必要的、來自外部的文件化信息，應視情況進行識別,并予以控制。
注:訪問可能意味著只允許查看文件化信息的權限,或者允許并授權查看和變更文件化信息的權限。
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