認證機構中的審核檔案是最核心、具有史料價值的材料，這些審核材料可以還原審核現場、追溯審核歷史軌跡，從最初的認證項目受理到最后批準發證到最后的審核材料歸檔，審核檔案都會一一展現，承載著憑證和參考的重要作用。
認證機構審核檔案的發展歷程，它經歷了從紙質審核檔案到電子審核檔案的發展階段，暨從紙質的實物保存到利用計算機技術的電子信息化存儲，并從有限空間的移動硬盤存儲轉化到無限空間的云存儲;同時伴隨著信息技術的高速發展，即電子化、智能化、網絡化的突飛猛進，推動并激發了認證審核檔案向著數字化的方向發展。
檔案數字化是指利用數字方法、工具、技術等應用于審核檔案資源，并使審核檔案以數字形式呈現給利用者，從而實現利用者的沉浸式審核體驗以及發揮審核檔案價值功能的過程;同時，實現審核檔案的活化利用，滿足審核知識傳播和參考需求的目的，最終為借閱者提供高效利用。
本文結合全球信息化對云存儲環境下的認證審核檔案進行數字化的實施路徑及作用進行探析。
審核檔案實施數字化的路徑
1.制定認證機構相關數字化的審核檔案管理制度
認證機構應結合行業特點與自身的實際情況，從審核檔案的形成過程：項目受理——合同評審——審核策劃——審核安排——現場審核——認證評定——頒發證書以及后續的監督/專項等類型的審核的各個環節的角度，提出認證業務流程系統中電子文件歸檔的相關制度，同時結合業務流程中審核檔案的文件格式、文件名稱、文件目錄等規則，制定規范數字簽名相關認證制度，同時與第三方數字認證相關機構合作，簽署備案相關數字化公章、數字化簽名等備案業務，并將數字化全面應用在電子審核檔案轉換數字化審核檔案的各個環節、各個流程直到最后歸檔環節等，同時制定出合理、有效、安全、可靠的數字化審核檔案管理制度，以便為后續開展機構審核檔案數字化奠定堅實的基礎和相應的技術支撐。
2.利用審核檔案數字化相關制度規范電子檔案的形成過程
根據認證機構的行業特點，從認證審核流程中涉及的各個環節，以去中心化的區塊鏈形式進行模塊化管理，即從源頭上進行歸檔控制，而不僅僅是在歸檔收集的環節進行管理，以便于安全可靠地對電子文件進行輸出，確保電子文件資料及時生成并歸入相應區塊中的歸檔文件夾中，最后將各環節的區塊鏈文件模塊進行整體鏈接串聯，形成完整、有效且安全的整套審核檔案管理文件夾，點擊一鍵歸檔，即可進入無限存儲的云空間進行審核檔案的電子化管理，為審核檔案實現數字化轉換提供數據源保障。
3.對認證機構中的認證管理系統進行應用性摸索升級
審核檔案元數據作為電子檔案管理的核心內容。可以說審核檔案的準確、完整、有效性，以及提供利用都具有十分重要的作用，所以認證管理系統必須依托相關數字化管理制度以及本機構自己的實際情況進行相應升級，并對升級后的審核檔案進行統一格式化處理，同時審核檔案要實現人性化服務，還需要充分考慮和利用好與審核檔案利用者的需求之間的關系，并樹立數據化思維意識、風險思維意識、審核思維意識，形成認證管理系統的大數據庫思維，使數據賦能于智能化的檔案服務，以在此基礎上提出全方位、全鏈條的檔案管理服務利用的模式;生成帶有電子簽名后且不可更改的電子文檔進行存儲管理，以確保審核檔案的真實性、可靠性、完整性;為實現認證機構全面、系統、主動、智能監督提供新的審核檔案數字化的發展方向。
審核檔案實施數字化的作用
1.有利于優化和提高認證機構審核檔案管理工作的流程和質量
結合檔案學的專業知識應用于認證機構中審核檔案的管理工作的流程大致分為：檔案的收集、整理、編目、鑒定和統計、開發利用、檔案編研、檔案的保管等。基于此，借助認證管理系統的智能化，對審核檔案信息進行數字化獲取、感知、互通、挖掘與嘗試進行系統統計分析，通過智能觀察、提取分析，應用認證審核檔案服務流程的多途徑、多領域，實現審核端口與申請認證組織端口共享的一站式的數字化服務，同時借助區塊鏈的形式，將審核檔案數字化資源共享在認證機構管理平臺上，這樣有利于認證機構審核檔案管理資源的傳承和共享，并促使檔案信息資源開發利用向智能化、數據化共享互通的方向發展，更好地為檔案信息資源的開發和利用提供支撐，提高了審核檔案管理工作的質量。
2.有利于推動認證機構審核檔案編研工作順利開展
檔案編研工作是審核檔案進入歸檔階段后，對檔案信息進行集中、研究、編輯、加工以使其更適合審核利用的形式，運用數字化的轉換方式，對編研成果進行匯編，形成機構內的寶貴資料，即是將機構內經驗豐富的審核前輩的審核思路轉化為無形審核資產，適時進行內部開放，可幫助新進的審核人員提高審核管理水平，拓寬審核思路，積累審核經驗。可以說，更好地發揮檔案數字編研的作用，將大大推進機構對審核檔案數據價值的深度挖掘和應用工作的順利開展。
3.有利于全面推動審核檔案數字化工作全面鋪開
隨著大數據處理時代的不斷發展，數據分析、數據挖掘、以數字化為主題的審核檔案科研課題、數字化審核檔案案例匯編，以及審核技能管理知識等都會以數字化的方式展現給檔案利用者，數字化已深入各行各業，機構要順應數字化發展的大趨勢，抓住檔案信息的數字化規律，從中找出可以挖掘的數字信息資源，檔案管理人員也應與時俱進，轉變思維，積極創新，學習各類管理知識、信息化知識、電子化知識、數字化知識，共同為推動機構的審核檔案管理數字化全面展開做出貢獻。
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