能坐上管理崗位的人,都懂布置工作的六大流程。
讓工作不會被打折的六步法則:
01· 定:把下屬要干的事定下來
02· 核:把工作量和所花費時間核算出來
03· 分: 按照確定的事情,確定的方法和效率來做事
04· 果:按照每天、周、月、年的時間節點要交付的結果進行
05· 糾:給員工糾正糾偏
06· 升:提升員工遵紀守法意識
布置工作流程:
明確任務 設置完成時間 制定完成標準 與員工確認任務 監督完成過程 驗收并考核
1 、明確任務具體到個人
首先,管理者要考察要做的各種工作,確保自己理解了這些工作,包括存在哪些問題或困難程度如何。
然后,管理者就可以向處理這件工作的員工說明工作的性質和目標,要保證說明過程清晰且明確。
其次,管理者需要對員工進行完整的評價,了解員工完成工作的速度以及質量,根據自己對于工作的期望,為他們安排最合適的工作。
任何工作任務,必須明確到人,并且說清楚執行目標和期限,否則員工很難會主動承擔工作。
管理者如果不想工作被一拖再拖,就要明確任務歸屬,告訴員工哪些是他應該承擔的責任。
2、 設置任務完成的時間
在職場中有個奇怪的現象:
領導安排要求30天內做完的事情,絕不會在第29天做好。
大多數管理者覺得,只要告訴員工什么時間完工就行了。的確沒錯,但放任不管執行過程,可能就會出現截止日期剛剛好的現象,而且執行過程中有什么問題,推進程度,管理者完全不知道。
因此,在布置工作后,管理者不但要設定最后的截止時間,還要設定任務推進的匯報時間。讓員工在任務推進的幾個節點匯報工作進度,以讓管理者隨時了解任務的進度。
這樣既能幫助管理者把握全局節奏,又能讓管理者在發現紕漏后及時糾正。
3 、一起制定任務標準
據統計,超過40%的管理者很少給員工明確任務標準,而80%以上的管理者都不會引導員工自己明確任務標準。
每個人的知識結構并不相同,也許新員工可能會提出更加行之有效的辦法。
所以,管理者在制定任務標準時,不要獨斷專行,要讓員工參與到討論中,了解員工的想法,共同決定任務標準。
作為優秀的管理者,在布置具體任務時,一般的解決方式是自己制定一套詳細的標準,要求執行人按標準執行。
最佳解決方式是引導執行人自己明確任務的標準,從而深入理解任務本身,形成自我驅動。
4 、確認員工準確理解任務
由于溝通漏斗的存在,有時候,員工不能馬上理解領導交代的工作。所以有時會出現管理者認為員工聽懂了,而員工卻不懂裝懂,帶著疑惑開展工作的現象。
因此,管理者在布置完工作后要讓員工重復一遍工作重點,并檢查有無遺漏,以確保員工正確地去執行工作。
除了讓員工重復一遍任務布置外,管理者還可以讓員工在接受任務后,說說工作具體計劃,這也可以達到促進理解的目的。
在這一點上,很多管理者都因為布置工作的時間匆忙,而忽略了員工對工作的理解問題。因此,任何一位管理者都有必要在首次布置任務后,重復確認員工是否理解了任務本身,確保執行過程不走偏。
5、 任務布置后要有監督
跟進與報備是一對配套的工作。
管理者在布置工作后,要關心工作開展的進度,同時強化員工向領導匯報問題的意識。
在工作開展的過程中,出現一些意料之外的問題不可避免,如果員工在自己的權限范圍內無法處理,完整的報備制度則可以提升問題解決的速度。
管理就是對任務的監督與跟蹤,據統計,有監督的任務,完成率高達95%,而沒有監督的任務,完成率不足60%,可見其中的差距。
一位優秀的管理者,一定要學會任務過程中的監督,這樣可以提升執行者的專注度,讓工作保質保量地完成。
6、 驗收并考核
布置工作需要有頭有尾,既然布置了,管理者必須驗收與考核。既是管理者要求員工的依據,也是對管理者管理成效的驗收。
如果沒有驗收和考核,工作就會無疾而終,長此以往,員工得不到反饋,自然就不會再對工作特別上心,管理者的權威也會蕩然無存。
任何一項工作最重要的都是工作結果,只有真實的成績,才能促進團隊的發展。
管理者不僅要注重工作結果,驗收每項工作任務,還要對結果進行合理考核。獎勵完成好的,懲罰未完成的,讓員工有壓力、有危機感,這樣布置的工作才會得到落實。
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