第三方檢驗檢測認證能夠推動質量管理向全供應鏈、全產業鏈、產品全生命周期延伸,對全程進行質量管理診斷、風險控制和持續改進,是質量管理的“體檢證”、市場經濟的“信用證”、國際貿易的“通行證”,對于提高社會公信力,實施質量強國戰略,尤其在構建以國內循環為主體、國內國際相互促進的新發展格局中發揮著越來越重要的作用。
檢測實驗室內部審核和管理評審的有效實施,是維持質量管理體系正常運作、持續改進,確保管理體系適宜、充分、有效的重要保障,是檢測實驗室管理活動的重中之重。檢測集團通常擁有多個地點的實驗室,且專業領域覆蓋范圍廣,因此檢測集團實施統一管理體系的內部審核和管理評審,必然與單一場所和單一專業領域的實驗室有所不同,其對實驗室的重要性也更加突出。本文以廣州檢驗檢測認證集團(以下簡稱GJ集團)的實踐為例,對集團化運作實驗室的內部審核和管理評審進行探討。
一、 外部文件對于內部審核和管理評審的要求
《檢驗檢測機構資質認定管理辦法》、《RB/T 214-2017檢驗檢測機構資質認定能力評價 檢驗檢測機構通用要求》、《CNAS-CL 01:2018 檢測和校準實驗室能力認可準則》、《CNAS-CL 01-G 001 CNAS-CL 01〈檢測和校準實驗室能力認可準則〉應用要求》、《CNAS-GL 011:2018實驗室和檢驗機構內部審核指南》、《CNAS-GL 012:2018實驗室和檢驗機構管理評審指南》、《食品檢驗機構資質認定條件》、《農產品質量安全檢測機構考核評審細則》、《檢驗檢測機構資質認定 生態環境監測機構評審補充要求》、《醫療器械檢驗機構資質認定條件》等規范性文件,對檢驗檢測認證機構內部審核和管理評審給出了工作要求和相關指引。
2023年4月,國家市場監督管理總局修訂后的《檢驗檢測機構資質認定管理辦法》,使檢驗檢測機構資質認定告知承諾制在全國范圍內推行,國務院辦公廳印發《國務院辦公廳關于深化商事制度改革進一步為企業松綁減負激發企業活力的通知》,進一步完善以“雙隨機、一公開”監管為基本手段、以信用監管為基礎的新型監管機制,2023年4月8日發布的《檢驗檢測機構監督管理辦法》也更強調對檢驗檢測機構的事中事后監管,這些新政策的出臺必然帶來內審和管理評審新要求。
內部審核的目的是驗證實驗室的運作是否符合自身管理體系以及資質認定和認證認可的規范性文件的要求,管理體系是否得到有效實施和保持,內部審核由質量負責人主持并報告給管理層。
管理評審的目的是就質量方針和質量目標評價管理體系持續的適宜性、充分性和有效性,識別改進機會,確保持續滿足客戶和社會的期望。管理評審由管理層主持,應確保管理評審輸入輸出的完整性,得出相應的變更或改進措施并予以實施。
二、 GJ集團實施統一質量管理體系的實施
GJ集團是國家檢驗檢測機構整合改革和事業單位改制轉企的試點,于2016年9月掛牌成立,主要經營紡織品服裝服飾、加工食品、皮革制品、生態環保、建筑工程等領域的檢驗檢測認證業務。為適應內部質量提升和市場經濟競爭的需要,必須不斷改進集團的管理體系,提升服務質量,以促進全社會產品、工程和服務質量提升,推動經濟社會進入高質量發展時代。
GJ集團實驗室實行集團化運作,質量管理體系為兩級管理的運作模式,總部設集團技術質保部,統籌負責全集團的質量保證和技術管理,負責集團統一執行的體系文件的編制,組織開展集團統一的質量技術活動;下屬的不同專業領域的事業部、分公司、子公司配備本專業的技術質保團隊,負責本專業領域專用的體系文件的編制,在集團技術質保部的統籌下開展本專業領域的質量技術活動。
集團總經理負責質量方針、目標和管理體系的制定、實施和持續改進,確保建立適宜的溝通機制,保持管理體系完整、適宜、有效,滿足相關法規和客戶要求。就體系文件而言,集團總經理負責集團公司質量手冊和程序文件的批準發布;集團技術質保負責人負責集團總部統一制定的三級、四級文件的批準和發布;單獨獲取資質認定和認可的所屬機構可以制定與集團公司體系文件不相矛盾的體系文件,所屬機構相應崗位人員負責本機構體系文件的批準發布。
三、 GJ集團實施內部審核
和管理評審的實踐
GJ集團開展內部審核活動主要采取兩種方式:一種是由所屬機構自行開展,每年年初制定內審方案時明確該年度的內審方式。各機構自行開展內部審核一般由本機構質量負責人主持,本機構質量保證部門具體實施,內審人員主要是本機構人員,熟悉組織日常運作,利于發現實際運作的問題和細致的技術問題,這種方式在時間進度上也更為靈活。另一種是由集團統一組織,集團技術質保部負責編制內審計劃和時間表,統一調配全集團各個機構的內審員,各內審小組直接向集團技術質保部匯報審核情況。統一內審的優勢是可以實現不同機構交叉審核,可以引入新的思維方式和關注點,有利于不同機構之間的經驗交流和打破習慣思維,更利于暴露機構運作的系統性問題。
GJ集團輪流采取兩種方式開展內部審核,既可以由熟悉專業技術和日常運行的內審組發現體系運行存在的問題,又可以引入不同機構內審員的新思路、新角度,促進不同專業的交流合作,這是集團化運作實驗室內部審核的較好嘗試。
管理評審的輸出包括管理體系及其過程的有效性、履行外部相關管理要求的改進、提供所需的資源、所需的變更,也就是要回答質量方針和目標是否適宜?組織結構、管理職能、程序流程是否適宜、協調、充分?是否需要改進優化?資源(包括人力、財力、設施、技術、方法等)是否配置得當和充足?以適應社會需求和實驗室的發展戰略需要調整改進哪些內容?與內部審核的符合性檢查完全不同,著眼于宏觀的、體系的、戰略的方面,這對于集團化運作的實驗室管理評審尤為重要。
實驗室應根據具體情況進行前期策劃,對規模較大的實驗室,管理評審可以分級、分部門、分次進行,確保管理評審輸入和輸出的完整性。就集團式管理的實驗室而言,通常每個地點均為單獨的法人機構,對從屬于同一法人的實驗室應按本條款實施完整的管理評審。GJ集團在實際操作中,管理評審分兩級進行,各事業部、分公司、子公司先進行本機構的管理評審,由集團授權的下屬機構的最高管理者主持,對本機構管理體系的現狀和適應性進行評價,向集團提交管理評審報告,作為集團總體管理評審的輸入。集團的管理評審由集團總經理主持,以會議形式進行,集團職能部門做各職能線的管理評審匯報,各所屬機構做本機構管理評審匯報,提出改進計劃和對集團需要統籌解決問題的需求,管理層做出決策,最后將討論、分析、評價和確認的結果形成評審報告。要開好管理評審會議,會前需要進行充分的調研、溝通、協調,針對各機構的管理評審報告,以及內外部評審、實驗室內外部因素變化分析等輸入,將所需評審的議題,由相關部門和人員進行專題研討,必要時形成專題報告后匯總報送最高管理者審定,盡量在會前將各議題充分調研、協商一致,最后以會議形式決定管理評審的輸出內容。分級開展管理評審的操作一方面可以確保所屬機構對本機構的管理體系進行深入、細致的評價分析,又可以保障集團的集中統籌管理和戰略規劃的落地實施。
四、 GJ集團質量管理體系實施效果及評價
GJ集團貫徹執行統一的質量方針“以公正的立場,科學的態度,嚴謹的作風,確保檢測結果準確可靠,以滿足客戶的需求”,明確中長期質量目標為“不斷提高檢測技術水平和服務水平,使集團的綜合實力保持國內領先達到國際先進水平,成為客戶追求高品質專業測試服務的首選”。質量管理體系運行以來,定期評審、持續改進,不斷提升管理效率和效能,有力支撐了集團的經營發展。在突如其來的新冠肺炎疫情面前,GJ集團切實履行社會責任與使命擔當,發揮專業技術和檢測能力優勢,廣大員工奮戰于疫情防控一線。自2023年初起,開辟綠色送檢通道,為口罩、防護服等防護產品提供檢測服務,連續幾個月日夜奮戰不停歇,第一時間成為國務院應對新冠肺炎疫情聯防聯控機制醫療物資保障組防護服質量四家抽檢機構之一,也是國家市場監管總局指定的5家口罩和防護服質量抽檢機構之一,高峰時期承擔了全國30%口罩、40%的防護服檢測任務,為全國市場監管系統以及湖北、廣東等省市地區政府部門提供質量監督和風險監測服務,服務生產企業數萬家;及時啟動生態環境和產品新冠病毒核酸檢測能力建設工作,疫情期間深入農貿市場開展食品農產品抽檢,開展社區小區和農村飲用水安全工程水質監測,為保障防護產品質量和有效供給發揮了重要作用;穩步推進檢驗檢測認證業務整合改革工作,一手抓防疫,一手抓能力建設,2023年全年實現業務收入增速為47%,高質量完成全年目標任務,為檢驗檢測事業可持續高質量發展奠定了堅實的基礎。GJ集團將繼續按照市場化、集約化、國際化、專業化、規范化的“五化”標準前行,加快整合檢驗檢測認證機構改革,培育成為技術能力強、服務水平高、規模效益好、具有一定國際影響力的企業,推動檢驗檢測認證服務業做強做優做大。
五、 存在的問題
集團化運作實驗室的管理評審在實際操作過程中,由于議題范圍較為廣泛,特別是涉及宏觀的、系統性的問題,各業務線、職能線的意見往往較難集中,協調難度較大,需要管理層在充分調研、協調的基礎上審時度勢,做出權威決斷。而且,國有企業集團在運作管理上有一些特殊要求,如管理評審過程中的決策程序需要與集團“三重一大”,即重大決策、重要干部任免、重要項目安排和大額度資金的使用等的議事決策規則要求相銜接,需要最高管理者統籌安排工作程序,以進一步提高貫徹執行的效率和效力。
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