做好ISO9001標準咨詢工作的小竅門
我們經過多年的企業ISO9001認證咨詢實踐之后,感到要滿足日益增長的客戶需求可不是件容易的事.客戶面對日益激烈的市場競爭,想迅速提高自身競爭力,幾經周折認識到貫徹實施ISO9001可以提高公司管理水平后,就開始進行調研、核選ISO9001咨詢公司,等到確定好咨詢公司,簽訂合同時,已經花費了好長一段時間,感到時間很緊迫,于是對ISO9001咨詢師提出很多要求,簡單的說就是要短時間,高質量,不能馬虎從事,只為取得證書而做IS09001,要求達到看得見的效果.這豈不是又想馬兒不吃草,又想馬兒跑的好事？可能嗎？作為ISO9001咨詢師,深知其難易程度.但面對客戶提出的要求,我們又不能一口回絕.經仔細探究,也發現了一些提高效率的小竅門,說來可與大家共享.
1.培訓工作注重實效,不要太注重表面形式.一般在對企業進行集中專業培訓時,我們一品咨詢分兩步進行,第一步作標準培訓,第二步進行內部審核培訓.
a)從時間上,有些朋友將第一步和第二步連續進行,認為這樣連貫性好,學員有整體概念.其實不然,據在對許多經歷了兩天或三天的標準培訓后的學員進行調查,結果大多數對標準的理解還有許多模棱兩可的地方,許多人認為必須經過實踐才能對標準有更透徹的理解.如果這時對他們談審核方法,其實到內審的時候早忘了,仍不會制定審核計劃、編寫內審檢查表等.所以我建議最好將第二步培訓放在內審前兩周左右進行,這樣培訓完成之后就開始從事內審方面的工作,而且這個時間大家已經過編寫ISO9001文件階段,對標準有較深刻的理解.效果會更好一些.
b)從ISO9001培訓對象上,有些咨詢師會把兩次培訓對象限定為內審員,可不敢茍同.既然貫徹執行質量管理體系為全員行為,如果其他員工不知道ISO9001為何物,怎么能很好的貫徹呢？如果不得不做,那也只能是被動的、消極的去做,效果就大打折扣了.在第一步培訓時一般要求管理層（包括基層領導）和內審員必須參加,其他員工建議參加,最好全體員工接受培訓,但由于工作關系,有點不太現實.對第二步不必那么多人,但還是韓信點兵,多多益善,預防由于人員流動帶來的不便.
c)ISO9001培訓要貫穿始終,并非只有第一步和第二步的集中培訓.在各個階段進行指導時,我們要不斷引用標準內容與實際工作進行聯系,如在編寫ISO9001文件時直接指出標準中規定的部分哪些公司現在已經存在并滿足要求,哪些需要更改,并提出更改建議,哪些需要增加.如果這樣做的好可以減少集中培訓課時,增進效果.
2.ISO9001文件編寫過程要注意運用技巧,適當時機提供優秀模板格式.
a)確定文件編寫人員.有些客戶在文件編寫過程中經常換人,造成工作不是很連貫,耽誤時間;還有些客戶可能會確定一些未聽過標準的人員來編寫文件,也造成無法工作.所以對文件編寫人員的確定要慎重.
b)運用文件編寫技巧.首先,我一般要求大家先畫流程圖,將各過程的流程圖畫好,并處理好相互之間的連接,再寫文字,就順理成章,這樣也容易理順各過程內部和之間的關系.如果先寫文字,改動起來就會很麻煩,而且容易造成邏輯混亂.其次,文件編寫人員需要知道一些WORD操作技巧,如快速畫流程圖技巧,文檔編排格式快捷技巧等,收集百余例常用技巧,在咨詢時先給一些文件編寫人員做些培訓,可以加快文件編寫速度,而且層次分明,效果良好.
c)提供優秀模板格式.一般來說,不建議上來就提供模板文檔,這樣容易束縛文件編寫人員的思想.但在他們經過痛苦的思索編寫一部分內容后,可適當提供一些優秀模板格式供參考,如C層的一些常用表格等.
3.重視管理思想,靈活運用標準內容.
現在如果要問一些通過ISO9001認證的公司員工,ISO9001認證給大家帶來什么？有不少人會回答,麻煩！降低效率,增加工作量,做什么事都要記錄.這說明對標準理解不夠充分.ISO9000族標準整體講的是一種管理思想,而不是一些僵化的教條.譬如,標準一般提出做事情的要求,而沒有具體操作過程,這個過程需要各組織根據自己的情況來實施,但有些組織卻將別的公司的質量管理體系文件照搬照抄,形成自己也不明白為什么這樣做,只知道別人這么做了,我也這樣做.或是僵硬地套標準的各條款,把公司原來的風格丟了,新的風格也沒有學會,可謂是邯鄲學步.其實各組織在貫徹實施ISO9001標準時,只要把標準要求的內容做到了,并不一定要求統一的格式,有些咨詢師建議大家采用某種統一格式,那是為了方便,并不是必須的.
最后,我們衷心祝愿各實施ISO9001標準的組織能得到真正的效果,能學到ISO9000族標準的管理思想,而不是僅學會了做文件,填記錄.
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