一?ISO9001記錄采用媒介的策劃:
1?組織在文件策劃時應根據組織的記錄使用要求,顧客?其他相關方或法律法規要求和資源配置情況確定記錄采用的媒介;
2?組織的ISO9001記錄可能存在若干種媒介形式,在策劃文件控制時應考慮不同媒介形式記錄控制的要求;
3?計算機系統的應用,使得在部分組織中除最常見的紙質ISO9001記錄外,電子記錄(包括儲存在電腦硬盤?光盤?設備自帶系統?服務器中的記錄等)作為常用的記錄形式被大量使用?
二?ISO9001特殊媒介記錄的保管:
1?電子媒介記錄需要規定收集時間?收集方法?備份方法等,按時收集記錄;
2?電子媒介記錄要做到防止存儲的記錄意外損壞和丟失;
3?電子媒介中的記錄需要做好備份(如:以不同的媒介備份?異地備份,重要的記錄可能需要多個備份等)?
三?特殊媒介記錄的標識:
1?無論記錄以何種媒介形式存在,應按規定進行標識;
2?ISO9001記錄標識還應具備便于歸類和檢索的功能?
四?特殊媒介記錄的保護:
1?電子ISO9001記錄與紙質ISO9001記錄一樣,原則上不能修改,應注意避免隨意修改或誤改的風險;
2?盡可能在使用電子記錄的場所對這類記錄設定限制修改功能(如:設置修改權限)?
五?特殊媒介記錄的作廢:
1?作廢的電子記錄應及時刪除,防止誤用;
2?對一些重要的記錄的刪除,應設點權限,由授權人批準執行?
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