ISO9001質(zhì)量管理體系中特殊媒介記錄的控制
一?ISO9001記錄采用媒介的策劃:
1?組織在文件策劃時(shí)應(yīng)根據(jù)組織的記錄使用要求,顧客?其他相關(guān)方或法律法規(guī)要求和資源配置情況確定記錄采用的媒介;
2?組織的ISO9001記錄可能存在若干種媒介形式,在策劃文件控制時(shí)應(yīng)考慮不同媒介形式記錄控制的要求;
3?計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用,使得在部分組織中除最常見的紙質(zhì)ISO9001記錄外,電子記錄(包括儲存在電腦硬盤?光盤?設(shè)備自帶系統(tǒng)?服務(wù)器中的記錄等)作為常用的記錄形式被大量使用?
二?ISO9001特殊媒介記錄的保管:
1?電子媒介記錄需要規(guī)定收集時(shí)間?收集方法?備份方法等,按時(shí)收集記錄;
2?電子媒介記錄要做到防止存儲的記錄意外損壞和丟失;
3?電子媒介中的記錄需要做好備份(如:以不同的媒介備份?異地備份,重要的記錄可能需要多個(gè)備份等)?
三?特殊媒介記錄的標(biāo)識:
1?無論記錄以何種媒介形式存在,應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識;
2?ISO9001記錄標(biāo)識還應(yīng)具備便于歸類和檢索的功能?
四?特殊媒介記錄的保護(hù):
1?電子ISO9001記錄與紙質(zhì)ISO9001記錄一樣,原則上不能修改,應(yīng)注意避免隨意修改或誤改的風(fēng)險(xiǎn);
2?盡可能在使用電子記錄的場所對這類記錄設(shè)定限制修改功能(如:設(shè)置修改權(quán)限)?
五?特殊媒介記錄的作廢:
1?作廢的電子記錄應(yīng)及時(shí)刪除,防止誤用;
2?對一些重要的記錄的刪除,應(yīng)設(shè)點(diǎn)權(quán)限,由授權(quán)人批準(zhǔn)執(zhí)行?
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