一、迎審前要搞清楚的問題：
⑴客戶是新客戶還是老客戶?
新客戶，迎檢的不確定性較大。因為，先前沒有迎審過，不了解客戶驗廠的重點及水平怎樣?因此，負(fù)責(zé)迎審人員必須把最好的迎檢水平展示出來，無論從現(xiàn)場的準(zhǔn)備還是迎審文件的準(zhǔn)備都要做好。否則，將影響簽訂合同。
⑵客戶來現(xiàn)場審核的加工產(chǎn)品是什么?
二方客戶驗廠基本上注重過程控制，一定要把相關(guān)加工產(chǎn)品的工藝、HACCP計劃、過程記錄以及相關(guān)的追溯材料準(zhǔn)備完整，這是審核的核心所在。現(xiàn)場的加工流程必須要和HACCP計劃工藝流程圖完全一致。
⑶客戶是否提供了相關(guān)審核的清單?
很多客戶在驗廠前，會給企業(yè)提供一份審核清單，讓企業(yè)在審核前一周提供相關(guān)的電子版資料(日本客戶這樣做的多)。這些資料提供一定要真實，確保與實際驗廠資料相一致。
【各部門應(yīng)該著重準(zhǔn)備如下內(nèi)容】
1. 業(yè)務(wù)人員:
接收到審核訊息后,應(yīng)及時了解客戶的需求和要求
a.審核時間確認(rèn)，是否合適(類似產(chǎn)品正在生產(chǎn));
b. 出席人員確認(rèn)(質(zhì)量人員和研發(fā)人員) ;
c.審核內(nèi)容或方向確認(rèn);
d. 其他客戶特殊要求;
e. 產(chǎn)品調(diào)查問卷、汽車客戶清單、客戶特殊要求清單、與客戶簽訂的相關(guān)協(xié)議;
f. 訂單評審記錄表、訂單變更記錄;
2. 業(yè)務(wù)人員附上客戶現(xiàn)場評估表和審核日程表,經(jīng)單位主管確認(rèn)后通知到各部門。
應(yīng)包括下列訊息:來訪人數(shù)、姓名職務(wù)、客戶簡介、審核類型、 審核目的等
3.質(zhì)量人員準(zhǔn)備:
依據(jù)業(yè)務(wù)的訊息召開審核前準(zhǔn)備會議,針對相關(guān)審核內(nèi)容進(jìn)行任務(wù)分配,明確審核各項目的責(zé)任部門和負(fù)責(zé)人,并確定內(nèi)部預(yù)審方案。明確正式審核時各階段的陪同人員：
a.盡量爭取內(nèi)部預(yù)審一次,審核相關(guān)部門依會議決議和分工
b.檢查所有執(zhí)行事項是否符合體系要求;
c.檢查相關(guān)記錄是否齊全;(進(jìn)料檢驗報告. 首件檢驗報告.制程巡檢記錄.出貨檢驗報告)
d.檢查員工培訓(xùn)記錄是否到位;
e.檢查相關(guān)文件是否現(xiàn)行版次;
f.檢查不符合項是否關(guān)閉;
g.檢查糾正措施是否執(zhí)行;
h.檢查FMEA/CP是否更新有效執(zhí)行;
i.檢查內(nèi)審是否執(zhí)行，相關(guān)不符合項目是否關(guān)閉;
4.研發(fā)/項目管理人員：
至少準(zhǔn)備一套完整的APQP資料;重點關(guān)注產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、顧客要求、研發(fā)關(guān)鍵目標(biāo)、產(chǎn)品設(shè)計驗證/評審/確認(rèn)記錄、階段性驗證報告等;產(chǎn)品對應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶要求記錄;汽車產(chǎn)品的PPAP資料，包括所有產(chǎn)品的圖紙、控制計劃、工藝文件、設(shè)計變更文件等。過程驗證：工藝驗證記錄(PPK、MSA、特殊過程、產(chǎn)能、成本、合格率等);
5.人事：
a.年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄;
b.崗位職責(zé)說明書、特殊崗位人員名單;
c.崗前培訓(xùn)記錄，轉(zhuǎn)崗培訓(xùn)記錄、轉(zhuǎn)正考核記錄;
d.年度培訓(xùn)計劃達(dá)成率、員工滿意度。
6.生產(chǎn)、倉庫、物料部門準(zhǔn)備：
著重5S , FIFO 控制，目視化管理
a.審核前一天打掃除;
b.確保各物料標(biāo)識清楚，成品擺放有序，賬卡物一致;
c.防護(hù)符合環(huán)境要求、出入庫記錄齊全、庫房區(qū)域劃分/布局、出貨檢查記錄等;
d.除ERP系統(tǒng)外,是否有目視化管理控制先進(jìn)先出，防止人員犯錯誤;
f.不良品/廢品倉是否上鎖;
8.體系管理部門
a.制定三年經(jīng)營計劃、統(tǒng)計本年度的達(dá)成情況是否到位;
b.組織內(nèi)部審核、產(chǎn)品審核、過程審核，做好計劃表、檢查表、不符合報告、總結(jié)報告是否到位;
c.組織管理評審，做好總結(jié)報告、改善措施報告、管理評審記錄是否到位。
二、迎審時注意的問題：注重細(xì)節(jié)！
⑴負(fù)責(zé)迎檢人員對公司的基本情況一定要“了如指掌”，基本情況大體包括：公司的成立日期、占地面積、建筑面積、人員數(shù)量、產(chǎn)能及銷售額、公司獲得的相關(guān)資質(zhì)等;
⑵把公司的相關(guān)資質(zhì)證書原件、相關(guān)的廠區(qū)平面圖、車間布局圖、蟲害布局圖、工藝流程圖等要放置在現(xiàn)場，可以第一時間提供給客戶;
⑶廠區(qū)的衛(wèi)生一定要做好，地面不要有垃圾(例如：煙頭)，廠區(qū)不要有動物(例如：狗)亂竄，雜草要修整，垃圾要及時清理等;
⑷一個好的更衣室，會給審核人員留下一個非常好的印象，這一點一定要做好。更衣室與外界相連的門一定要密封嚴(yán)密，墻上的滅蠅燈一定要運(yùn)行良好，地面要干凈，工作服與外用衣間要分隔存放，垃圾桶要干凈(這一點一定要注意，千萬里面不要有食物的外包裝袋，一旦讓審核人員看見，會給留下非常不好的影響)，相關(guān)的更衣標(biāo)識進(jìn)行張貼等;
⑸車間入口是審核人員常關(guān)注的一個重點，這里涉及人員進(jìn)車間、洗手消毒、化學(xué)藥品、的管理等。入口負(fù)責(zé)人員一定要熟練掌握入車間檢查的相關(guān)工作，例如：如何進(jìn)行滾頭發(fā)、配制消毒液、化學(xué)藥品使用登記等;
⑹進(jìn)入生產(chǎn)車間，審核人員會根據(jù)提供工藝流程圖一一進(jìn)行核對，這就要求車間現(xiàn)場生產(chǎn)流程必須與工藝完全相符合。否則，審核人員會提出很多問題，這就會給審核不通過埋下根源。因為，一個管理好的企業(yè)，工藝流程與實際生產(chǎn)是一致的;
⑺關(guān)鍵工序的操作一定要符合要求，記錄要與規(guī)定的相一致。尤其是關(guān)鍵控制點的工序。例如：金屬探測儀操作人員一定要熟練的掌握相關(guān)的操作規(guī)程，否則會給開具較為嚴(yán)重的不符合項;
⑻車間工作人員的穿衣戴帽一定要規(guī)范，尤其是頭發(fā)外漏、口罩佩戴不規(guī)范等情況;人員健康查體的問題，沒有健康證的人員一定不能從事現(xiàn)場食品加工的;
⑼異物的控制，是一個有經(jīng)驗審核員提到最多問題的方面。這就要求對所有設(shè)備、設(shè)施及工器具進(jìn)行嚴(yán)格仔細(xì)的查看，避免設(shè)備螺絲的掉落、設(shè)施及工器具的破損(例如：碎的塑料筐、破損的刀具等);
⑽追溯的管理，這里包括產(chǎn)品批次的管理、刀具編號的追溯、電子秤校準(zhǔn)的追溯等;
⑾過程的相關(guān)記錄一定要有，例如：半成品檢驗記錄、關(guān)鍵控制點記錄、溫度控制記錄等;
⑿外圍的檢查，包括原輔料、包材、半成品及成品庫，這些地方一定要注意標(biāo)識、產(chǎn)品的保質(zhì)期(過期產(chǎn)品一定要及時處理)、先進(jìn)先出的管理原則等。
三、審核后注意的問題：
通常客戶都會把驗廠所發(fā)現(xiàn)的問題以報告的形式發(fā)給公司，讓在規(guī)定的日期內(nèi)進(jìn)行整改，即通常所講的整改報告。整改報告一定要認(rèn)真對待，且不可有“應(yīng)付客戶”的思想，一定要把客戶所提出的所有問題進(jìn)行原因分析，采取糾正措施，及時整改，并如實的把整改情況反饋給客戶。
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