我們之前分享了很多品質控制的文章，今天分享如何有效開展審核?內審員、外審員、過程審核員必須掌握!
什么是審核的有效性？審核的有效性不等于體系運行有效性的全部。成功的審核是客觀公正地進行審核發現，并有效地利用審核發現不斷地改進體系和運行的績效。
無論是內審員還是外審員，都建議收藏學習本文。
一、有效開展審核的2個條件
第1條：你對所審核領域的專業活動是明白的。
如果對你所審核的活動、過程、產品或服務一無所知，提供再詳細的檢查表也無法提高審核有效性，因為你除了照著檢查表念問題不敢有任何延伸的提問，因合格的審核員應對即將審核的領域應熟悉了解。
第2條：你已是一個成熟的審核員（至少不是一個吹毛求疵的人）
不吹毛求疵，絕不是說審核走過場、差不多就行了的觀點。而是要始終堅持“有效性”的審核觀念。
例如，對于ISO9001的內審，某工位未制定作業指導書，就以此開不符合項就有些牽強。應基于風險的思維繼續審核以確認以下問題：①該工序是否簡單?②是否是非重要工序?③員工是否清楚如何操作?④該工序是否從未出現過質量問題(可查詢制程異常清單等)。
如果以上4個問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項。別擔心不妥，對于只有1~2個步驟的簡單工序，就算編一個文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會讓被審核方認為你是一個過于較真的人。
注：以上“作業指導書”的問題對于IATF16949:2016的內審不適用，因為IATF16949:2016要求為每一個工序制定標準作業指導書，見8.5.1.2.它要求員工不僅會操作，而且要保證每一個員工在該工序的作業都是標準化、一致性的。
但對于使用”已過校準有效期“的量具檢驗產品是一定要開不符合項的，這就存在將潛在的不合格產品交付給客戶的風險。如果抽到的所有量具過期或未校準，那就是嚴重的不符合項了。
二、審核清單
一階段審核清單
顧客資料：包括汽車顧客清單、汽車顧客特殊要求清單、與顧客簽訂的合同/協議等以及合同或協議的評審、連續12個月的訂單;
體系策劃：過程控制清單、過程矩陣圖、過程關系圖、風險控制方案、程序文件清單、手冊、記錄清單;
內部審核：包括體系審核、所有涉及到汽車產品制造的過程審核、所有汽車產品的產品審核;如內審方案、年度計劃、審核計劃、審核報告等;
管理評審：評審計劃、評審報告等;
過程績效指標：連續12個月的績效指標統計及趨勢，包括業務計劃中規定內容、質量目標、質量成本分析、過程指標;
與顧客有關的績效：顧客抱怨/投訴/退貨處理資料(匯總表、登記表、8D報告/PPM指標及趨勢、超額運費等)、顧客滿意度評價;
與供方有關的績效：供方的PPM指標及趨勢、超額運費等;
汽車產品標準、顧客圖紙、APQP資料、對產品的顧客確認記錄/第三方檢測報告等。
二階段審核清單
1、管理層
公司內外部環境因素分析：SWOT分析(競爭對手、行業標桿等)、宏觀因素分析(政治、經濟、文化等)、微觀分析(行業、產品結構/定位、發展趨勢等);
企業風險分析：產品安全、生產安全、環保、財務、設計、制造、供應、行業等;
公司戰略：未來3~5年的公司總體戰略規劃及目標，戰略展開(職能戰略)及戰略目標展開;
年度業務計劃/經營計劃制訂及統計：按照公司總體戰略目標制訂本年度公司級業務計劃并落實到各部門，建立公司各部門的KPI指標，按規定周期收集和統計目標達成結果并進行趨勢分析，提出改進措施。需提交連續12個月的統計結果。業務計劃包括每個顧客及供應商的業績監控、質量成本、質量目標、經營性指標、管理性指標、過程指標等。
管理評審：管理評審計劃→各部門匯報資料匯總→管理評審會議簽到→管理評審報告→持續改進計劃→實施結果;
體系審核：內部審核實施計劃→審核實施記錄→體系審核報告→不符合項報告(含原因分析、糾正措施及驗證)→不符合項分布表→首/末次會議簽到表;
過程審核：過程審核年度計劃→過程審核實施計劃→審核實施記錄→過程審核報告→不符合項報告(含原因分析、糾正措施及驗證)→不符合匯總表→首/末次會議簽到表;
產品審核：產品審核年度計劃→產品審核實施計劃→實施記錄(含：全尺寸報告、各項功能和性能實驗報告、材料報告)→產品審核報告;
2、生產
生產計劃：客戶訂單/銷售計劃→制造可行性評審→生產計劃→生產指令→生產統計;包括產能分析;
生產工藝管理：作業準備驗證(首檢)、工藝參數監控記錄(如生產不負責則由質量負責);
生產過程控制：交接班記錄、生產動態記錄(設備維修、模具/工裝維修、刀具/工具更換、產品更換、物料更換等);
現場管理：區域劃分(生產區、合格區、來料放置區、待檢區、不合格區、發貨區、通道等)、產品標識、現場應保持干凈整潔;
3、設備
臺帳→設備卡→年度保養計劃→保養記錄→日常點檢記錄→維修記錄→績效指標統計;滿足預測性維修要求;
新設備或大修后→設備驗收記錄→臺賬→設備履歷;
設備標識：環境保護設備/安全防護設備/關鍵設備的標識及狀態標識(待修、停用、正常等);
特種設備管理：清單、備案資料、年檢記錄;包括：行車、叉車、電梯、壓力容器、鍋爐等。
4、工裝
新工裝：開發計劃→工裝設計(圖紙、標準等)→采購訂單/自制計劃→驗收單(檢驗記錄等)→臺帳
日常管理：臺帳→庫存定期檢查記錄→維修記錄→定期精度檢查報告報→工裝履歷→廢申請單(要填上處置記錄)
工裝標識：編號、產權及狀態標識(待修、停用、正常、報廢等);注：工裝包括工具、專用檢具、模具、夾具、刀具(含磨具)、可重復利用的物流器具等。
5、質量
新的原料或新零件→樣品報告（公司的檢驗和試驗記錄、生產試用報告等；供方提供的材料報告、功能性能報告、可靠性試驗報告及第三方的檢測報告等）;
常規采購的產品→報檢單→進貨檢驗記錄;
生產過程：工藝參數監控記錄(如質量不負責則由生產負責)、產品檢驗報告書、過程質量記錄(自檢、首件檢驗、巡檢、轉序檢、入庫檢、現場控制圖、定期Cpk分析報告等)、成品檢驗記錄(檢驗記錄單、報告書)、標識(現場要有即可)、顧客來料檢驗記錄;
退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等);該項由營銷或質量提供!
不合格控制：不合格處置單、如報廢則有報廢通知單、返工有返工復檢記錄、不合格匯總表→定期的不合格優先減免計劃→糾正/預防措施驗證記錄→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等) ;
針對重大不合格項目→糾正/預防措施驗證記錄 →變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂（控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等）;
監視和測量裝置：臺帳→校準/檢定計劃→校準/檢定記錄(內外部的校準記錄、偏離記錄、校準履歷等)→有效期標識→試用前的校正記錄→試驗設備的日常點檢記錄→定期巡查記錄;該類裝置包含產品的檢驗和試驗設備/儀器儀表/檢具和監控過程參數的儀器儀表(如壓力表、溫控器、電壓表、電流表、流量計、時間繼電器、熱電偶等)等;定期的MSA分析報告;
實驗室：標準樣品一覽表→樣品標識卡;實驗室環境條件監控記錄(溫濕度、清潔度等);
試驗樣品登記→試驗原始記錄→試驗報告→試驗樣品處理記錄等;
6、技術
新品開發：每個系列產品至少一套完整的APQP資料;關注產品標準、顧客要求、開發目標、產品設計驗證/評審/確認記錄、階段性驗證報告等;
所有汽車產品的PPAP資料，包括所有產品的圖紙、控制計劃、工藝文件。
過程驗證：工藝驗證記錄(PPK、MSA、特殊過程、產能、成本、合格率等);
設計更改：申請單→變更前的評審→變更方案→變更記錄→變更后的評審→技術通知單/文件更改通知單→ 相關文件修訂(圖紙、標準、FMEAs、控制計劃、工藝、檢驗規程等)→變更履歷;
技術文件管理：技術文件清單→文件歸檔記錄→復印分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄;外來文件清單(與產品有關的標準)→文件歸檔記錄→復印分發記錄→有效性檢查及更新記錄→借閱記錄;
7、營銷
市場營銷：市場分析、行業分析、市場定位、業務分析、競爭對手與行業標桿分析、SOWT分析、營銷策略、營銷規劃等;
顧客檔案：顧客清單→顧客特殊要求清單;
合同管理（包括銷售合同、技術協議、質量協議、圖紙等）→合同評審表；
訂單管理：顧客訂單/銷售計劃→可制造性評審記錄→月度訂單登記→發貨計劃→訂單執行跟蹤記錄→發貨記錄→銷售業績統計;
退貨或顧客抱怨：顧客投訴登記表→匯總→8D報告→變更通知單+文件更改通知單→相關文件修訂(控制計劃、FMEAs、工藝、檢驗規程等);該項由質量或營銷提供!
滿意度管理：顧客滿意度調查表(發給客戶)/顧客滿意度測評(內部評價)→顧客滿意度評價報告;
顧客文件管理：顧客文件清單(顧客標準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等)→文件歸檔記錄→復印分發記錄→更新記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄;
8、采購
供應商資料：可接受供應商清單→供應商資料(基本信息調查表、營業執照復印件、機構代碼證復印件、體系證書復印件(含質量體系、環境體系等)、特殊行業生產許可證/運輸證復印件、危險廢棄物處理資質等);
供方評價：供方開發計劃→資料收集→潛在供方清單→評審計劃→供應商評審記錄→可接受供應商清單→采購協議(新品開發協議、技術協議、質量協議、保密協議、價格協議、框架采購合同、物流/包裝協議、環保協議等);
樣件管理：新品開發→技術文件簽訂和發放(各類協議、圖紙、標準等)→OTS送樣→樣件認可→PPAP提交(必要時)→PPAP認可(必要時)→量采;
變更管理：更新后的文件→文件收發記錄(舊文件回收、新文件發放)→零件更改后送樣送樣→樣件認可→PPAP提交→PPAP認可→量采切換;
采購管理：物料需求計劃→采購計劃→采購訂單→報檢單→進貨檢驗記錄→入庫單→供應商業績評定
不合格控制：不合格處置單→處置記錄(退貨、挑選等)→供方整改→整改驗證記錄→供應商業績考核
供方文件管理：與供方有關的文件清單(標準、圖紙、合同、技術要求、相關協議等)→文件歸檔記錄→復印分發記錄→更新記錄→修訂后的收發記錄
9、倉庫
賬卡物一致、標識清楚、堆放整齊、防護符合環境要求、出入庫記錄齊全、先進先出方式明確、庫房區域劃分/布局、出貨檢查記錄等
相關方財產管理(硬件：設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等)：相關方財產清單→到貨通知→檢查記錄→產權標識→入庫管理→出貨記錄/消耗記錄/周轉記錄→定期檢查/保養/維護或維修記錄→損壞記錄(如有)→報告相關方的記錄(如有);具體管理按公司的設備、工裝/模具/檢具/物流器具、材料或零件等的管理要求進行;
10、人力資源
培訓：培訓需求(各部門提出、公司戰略、崗位能力評價、新員工/轉崗員工、安全/環保、新品開發等)→年度培訓計劃→月度培訓計劃→培訓記錄(簽到表、培訓記錄)→培訓效果評價;
人力資源管理：員工名冊、新員工試用考核、特殊工種人員情況表、技能矩陣及能力評價、員工績效考核、頂崗計劃、職業規劃及晉升通道、合理化建議/自主改善/QC小組活動。
滿意度評價：員工滿意度調查→員工滿意度調查匯總分析→改進措施及驗證;
11、文控/記錄
受控文件清單（管理性清單）→文件審批→分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄→借閱記錄;
記錄清單（含規定的保存周期）→分發記錄→修訂記錄→修訂后的收發記錄;
說明：
1、管理性文件包括手冊、方針目標、年度經營計劃、程序文件、記錄格式、管理制度、操作規程、作業指導書等。
2、操作規程及作業指導書不包括產品制造工藝類文件。
12、財務
成本核算：至少核算到各工序產品成本;
收集生產過程的不合格品、廢品數據，核算內部損失。
收集顧客退貨數據和索賠數據，核算外部損失。
形成質量成本分析報告，關注質量損失的趨勢
三、有效審核開展的步驟
審核策劃
過程的順序;
關鍵點的關注;
時間的有效分配;
合理的人員配置(獨立性和專業性的要求);
審核時機的確定和把握。
應該注意的事
策劃的結果事先應通知受審核方，不要造成突然襲擊;
允許別人作充分的準備;
不要嚴重干擾別人的正常業務作業，審核時間應可以協商并可調整
檢查表是重要的，但不一定是詳細的
可以幫助你把握節奏，體現你的重點關注;
內容表達可僅是提示性的，詳略取決于你的經驗;
不能照本宣科，提問應講究技巧;
內審應可以提前給受審核方審核檢查表(受審核方需要時);
檢查表應是審核記錄的一種。
構思檢查表的三個要點
日常工作是如何處理的;
當某些非常規的事情出現時/體系是否還工作;
當出現危機時/事物是否仍在控制下
進入現場前內部的充分協商是必要的
目的是溝通審核意圖和協調審核步驟;
同時進一步明確審核中的重點關注;
相互提醒審核中應特別注意的事項。
審核員最大的挑戰是與人相處;
因而與人打交道得十分小心;
不能讓對方反感而導致你審核的失敗;
記住：千萬不能把審核做成是審查（找麻煩）。
記住樣本選擇的原則
為了達到目標；
密切相關的；
有代表性；
樣本量：3＜n＜12
有效的工作方式
聽：聆聽、傾聽，聽你所關心的；
看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；
查：學會抽樣查看，學會證實；
問：不脫離你的主題，詢問你所關心的事。
記錄：是不可缺少的，尤其是對問題點應予詳細的記錄。
有效的審核順序
交談——提問
描述——聽取
文件——依據
證明——有效證據
現場審核中導致失敗的情況
同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在;
沒有以平常心進行有效溝通，以為高人一等;
提問缺乏技巧，讓人可用簡單的YES或NO回答之;
缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題;
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄;
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙;
做和事佬去介入別人的事務紛爭;
滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師;
審核組內不能按分工有效協調，各行其是。
高層審核是個難題
職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺;
知識水平上可能比你高;
看問題的層次和深度可能和你不一樣;
但也不排除有低水平、低認識的人。但它卻是關鍵的一步，需要你
事先做充分的準備;
標準和文件是你的依據;
應該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題;
學會用經濟語言，而避免用生硬的名詞、術語;
必須讓管理者體會到這樣的審核對推動體系確實有益;
你需要是會溝通又有一定知識面的人
同級溝通也不輕松
坦誠心打動人，千萬別讓人的感覺來攪渾;
是完善體系，而不是給別人難看，所以應換位思考，體諒別人的難處;
對發現問題應幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山;
以事論事，別扯入人際關系;
失誤人人都有，千萬不要落井下石，更不可打小報告穿小鞋;
當你犯錯時，道歉是必須的;
總之，友好的氣氛是成功審核的基礎。
與作業層人員溝通應注意
禮貌待人更顯需要;
現場中作業人員是忙碌的，因而不宜花很長的時間;
要用聽得懂的語言;
不能要求工人背出文件要求;
對操作過程的觀察可代替詢問工人對文件的理解;
交談時避免打斷說話或反駁，對誤解要有耐心;
不能當著工人面前做記錄。
現場審核中要有深度
前后左右審核思路應能貫穿;
抽查可以某個產品形成的個案層層展開(從訂單-設計-采購-生產-包裝-交付-服務);
必須關注產品形成過程中的關鍵環節，并以足夠的專業能力作支持;
法律、法規有規定的應予重點關注;
體系的信心支撐來自于自我完善，這一點各部門均予以強化關注;
對組織內已知的問題點應予以重點審核;
管理中的難點、重點，應有足夠的經驗去識別和判斷;
對發現的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。
證實是重要的一環
不能道聽途說;
無錯聲明應進一步確認;
責任范圍內的有錯聲明是證據。
審核發現的形成應抓大放小
不要吹毛求疵，應該懂得持續改進，小事以提醒的方式告之;
要抓住體系中的大缺失，以幫助別人能改進后有所提高;
對重復性發生的小問題，應該當作系統問題提出，這不能因小而放過。
審核發現記錄和報告
記錄應該是可追溯即可重查;
報告不能有數量限制，否則不能對體系做完整判斷;
不要害怕讓審核機構發現內審的全部，糾正措施才是至關重要的;
形成的報告應得到受審核部門的確認。
不合格報告三要素
標準的要求；
體系文件的要求；
上次審核中集中的問題點；
管理中的重點和難點；
已知該部曾發生過的管理問題。
審核的第一步你應該先收集
不合格報告撰寫要求
正確性；
完整性；
清楚；
簡潔。
糾正措施內審的根本落腳點
原因分析很重要，根本原因須找到;
分清糾正和糾正措施的區別;
受審方是糾正措施的主導者，但內審員應該是輔導員;
限時檢查(驗證)是關鍵。
評價審核能力和績效很必須
為下次審核提供改進的基礎;
促使內審員不斷地提高水平練內功;
使受審核方有一個良好的感受，提高對內審的內心贊成度;
體系審核真正做到審核增值。
以上就是我們整理的如何有效開展審核，內審員、外審員、過程審核員必須掌握的資料，希望對大家以后的工作有所幫助！
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