OHSAS18001現場審核（2）

3．4現場查證實施

查證的基本方法是抽樣，但是如何抽樣，查證記錄，發現問題和獲取客觀證據則必須掌握審核的技巧和方法。

1、審核方式

審核方式有四種。

1)順向審核

順向審核就是按職業健康安全管理體系運行的順序進行審核，可以有兩種含義，其一是從體系文件審查追蹤到體系運行，其二是按企業活動、產品或服務過程的流程，從過程開始直到過程最終(并不是逐個過程查證，而是抽樣)，從產生事故風險的危險源查到安全生產的控制，直到事故風險得到有效的改善。這種方式的優點是可以系統了解職業健康安全管理休系運行的整個過程，可以查證要素之間的銜接，思維清楚，容易發現問題，但缺點就是費時間。

2)逆向審核

逆向審核就是從體系運行的現場開始，即從體系實施情況查到文件，從企業活動、產品或服務過程中的最后查證到過程的最初工序，也就是事故風險的改善查證到危險源的控制。這種審核查證方式的優點是從職業健康安全管理體系運行的結果來查證，有較強的針對性，因為從體系運行的有效性查起，可以較容易發現體系中存在的問題，但這種審核方式較適宜于職業健康安全管理體系較簡單時可以采用，若問題比較多、較復雜，審核時間又有限，則不容易達到預期的目的。

3)部門審核

部門審核就是以部門為中心進行審核，企業的一個部門往往在職業健康安全管地體系運行中承擔若干要素的職能，因此，在審核時應以該部門主管要素(即主要業務內容)為主線進行審核，兼顧其他相關要素，但也不可能把該部門所有相關要素都查到。這種方式的特點是審核效率高，不容易遺漏，但在一個部門審核內容比較分散，因此要求審核員思路要清晰，要有綜合分析能力，一般在初次審核較普遍使用。

4)要素審核

要素審核就是以要素為中心進行審核，職業健康安全管理體系中的一個要素往往涉及兩個以上的部門，因此一個要素的審核，除審核該要素的主管部門，還需去審核要素所涉及到的相關部門才能達到該要素審核的要求。這種方式的特點是目標集中，容易查證職業健康安全管理體系的標準與體系文件的符合性。但其缺點是效率低，由于審核中18個要素都要覆蓋到，因此利用這種方式審核要合理的分工，各組之間相互配合，合理的安排審核線路。一般沒審核經驗的審核員常采用這種方法。

2、審核方法

現場查證時常用的方法就是通過查閱文件和記錄、提問和交談、現場觀察和實際測定的方法來取證。歸納起來有以下幾點應處理好：

1)注意傾聽

審核員要認真聽取談話對象的回答，不要隨意打斷和插話，并做出適當的反應。首先必須對談話對象的回答表現出有熱情、有興趣，保持視線的接觸。對方談話時不能東張西望，并用適當的口頭表達來表明自己的理解。談話時應注意觀察對方的表情，當受審核方誤解了問題或答非所問時，審核雖應客氣地加以引導，而不是粗暴地打斷。

2)善于提問

審核員在與受審核方交談時主要依據是事先設計的檢查表，因此檢查表的設計非常重要，但提問的方式也不可忽視，提問應自然和諧，表情上應有禮貌，面帶微笑，這樣有助于克服受審核方代表的膽怯和緊張心理。

3)仔細觀察

審核員在現場檢查時要仔細的觀察現場環境、設備、產品、標記和有關記錄。當發現問題時要進行深入檢查以核實、收集客觀證據。客觀證據是指通過觀察、測量、試驗或其他手段所獲事實的基礎上，證明是真實的信息。

4)作好記錄

審核員在現場調查時要作好記錄。記錄中應包括調查時間、地點、人員、事實描述、相關證據(如文件名稱、編號、設備標識等)。記錄時應字跡清楚，準確具體，便于查找，切忌無事實依據的“據說的內容”作為證據，因為只有完牲、準確的信息記錄才能作出正確的判斷。

5)分析比較

審核員在獲取—定的信息后，對不同來源所獲取的同一問題若有矛盾的信息，要進一步查證，分析和比較以判斷體系運行的狀況。

6)追蹤驗證

審核員應善于根據現場檢查中發現的疑點，跟蹤查證記錄與文件、文件現狀的符合情況，取得證據，進行判斷，以便得出正確的結淪。

3．5不符合項和不符合報告

現場查證主要是依據職業健康安全管理體系文件，職業健康安全管理體系運行現狀，對照標準條款的要求，查證其符合性和有效性，發現不符合項，并開具不符合報告。

1、什么是不符合項

不符合項就是某一客觀事實不滿足標準規定的要求，這里所指的標準就是職業健康安全管理體系標準，所規定的要素的基本要求，一般不符合項的判定有以下幾種情況：

1)職業健康安全管理體系文件的內容不滿足標準的要求，標準要求的但未寫到或寫到了但內容不符合標準條款的要求，即符合性不符合。

2)職業健康安全管理體系文件的內容符合標準條款的要求，但在實施過程中未按職業健康安全管理體系文件實施，文件寫到了，但未做到，即實施性不符合。

3)職業健康安全管理體系文件完全符合標準條款要求，也按體系文件實施了，但實施后未達到預定的目標。文件實施了，但無效，即有效性不符合。

2、不符合項性質的判定

不符合項性質分類的原則是依據不符合項情節的嚴重程度以及不糾正可能造成的后果，不符合性是系統性、全局性的過失還是個別的或局部的問題。一般分成兩類：

1)嚴重不符合項

·體系運行出現系統性的失效。如某一要素的要求，在多個關鍵過程重復出現失效的現象。例如，在多個部門或多個活動現場上均發現有不同版本的文件同時使用，這說明文件管理失控，而且在體系實施過程中也未加以糾正。

·體系運行出現區域性失效，如果一部門或活動現場，有程序文件或作業指導書，但運行過程未按規定要求實施，以致于多次出現安全生產事故，而未能加以糾正。

·體系運行是按規定要求實施，但仍多次出現安全生產事故，未查明原因，也未采取有效的措施。

2)輕微不符合項

·審核中的發現對滿足職業健康安全管理體系要素、體系文件要求或體系實施有效性而言，是個別的、偶然的、孤立的問題。如缺少一次培訓記錄等。

·對保證所審核區域的體系有效實施是次要的問題。

第三方審核(外部審核)對審核發現中的問題，其不符合性質的判斷，對審核結論有重要的影響，關系到受審核方能否通過職業健康安全管理體系認證有決定性作用，因此，當審核員在審核過程中發現了不符合項不要急于表態、下結論，要慎重，而且，要進一步查證，取得真實，可靠的證據。對涉及到嚴重不符合項尚需征得審核組長或審核組其他成員的看法。

3、不符合項報告

審核員在審核過程中所發現的不符合項，應按規定要求編寫不符合項報告，不符合項報告應包括如下內容。

1)不符合事實的描述

2)不符合條款的要求

3)不符合性質的判定

4)審核員簽名

5)受審核方代表確認簽字

其格式如表6．4所示。

3．6審核報告

審核員在結束現場審核時，有以下幾項工作：

·審核記錄的匯總整理。

·確定不符合項報告，并得到受審核方的確認。

·不符合項的統計和分析。

·評價職業健康安全管理體系的符合性和有效性。

·起草審核報告。

上述幾項工作主要是為末次會議作準備，有些工作隨著審核的進程已逐步實施，下面僅討論：

1、不符合項的統汁和分析，中包括：

1)不符合項數量統計

2)不符合項性質的統計

3)不符合項分布統計

·不符合項按要素分布

·不符合項按部門分布

職業健康安全管理體系審核不符合項分布表如表6．5所示。

2、審核評價審核員根據審核過程中所獲取查證記錄及不符合項統計與分析的結果，可以從以下幾個方面來評價企業的職業健康安全管理體系。

1)職業健康安全管理體系文件，對照標準，評價其符合程度。

2)依據職業健康安全管理體系文件評價其實施的程度。

3)職業健康安全管理體系在實施過程中評價其有效程度。

4)職業健康安全管理體系的建立與實施過程中存在的問題；是否為企業的職業健康安全管理工作的持續改進在管理體系上得到了保證；是否已具備了申請實施第三方審核(外部審核)的條件。

3、審核報告

完成上述工作以后，審核組長可開始著手編寫審核報告，審核報告的內容如下：1)審核方、委托方和受審核方的名稱；

2)商定的審核目的，審核范圍和審核計劃；

3)商定的審核準則，包括審核中引用文件的清單；

4)審核持續的時間和進行審核的日期；

5)參與審核的受審核方代表名單；

6)審核組成員名單；

7)關于審核過程的簡要說明，包括所遇到的障礙；

8)審核結論，如：

·職業健康安全管理體系對照審核準則的符合情況；

·職業健康安全管理體系是否得到了正確的實施和保持；

·職業健康安全管理體系實施過程中存在的問題；

·職業健康安全管理體系進一步整改的內容、方法和步驟；

·其他有關需說明的問題。

審核報告內容可在末次會議上宣講。正式報告尚需提供給組織職業健康安全管理者代表及負責內部審核的主管部門以供組織的管理評審及分發給組織各部門進行認真學習討論及整改。

表6．5 職業健康安全管理體系審核不符合項目分布表

2．X表示嚴重不符合，Y表示輕微不符合。

3．不符合的個數可用腳注數字表示，如K1表示1項嚴重不合格，Y1表示1項輕微不合格。

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