必需的六個程序文件――記錄控制程序
1.0目的
對記錄的標(biāo)識、貯存、保護(hù)和處置進(jìn)行控制，為證明產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量符合規(guī)定要求及質(zhì)量管理體系有效運行提供證據(jù)，同時也為提供服務(wù)的可追溯性及制定糾正、預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)質(zhì)量管理體系提供信息。
2.0適用范圍
本程序適用于服務(wù)實現(xiàn)過程和質(zhì)量管理體系運行中記錄的控制。
3.0職責(zé)
人力資源部負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，以及內(nèi)審、培訓(xùn)、糾正、預(yù)防措施等記錄的管理；
各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的管理；
記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準(zhǔn)確和清晰性負(fù)責(zé)。
4.0工作程序
記錄的范圍
凡是質(zhì)量管理體系運行中的記錄、報告及與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的信息等均屬“記錄”范圍。包括：
(1)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預(yù)防措施記錄、基礎(chǔ)設(shè)施和工作環(huán)境記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測量記錄以及人力資源、培訓(xùn)記錄等；
(2)與質(zhì)量活動有關(guān)的記錄：與產(chǎn)品(服務(wù))有關(guān)的要求的評審記錄、供方評價記錄、 產(chǎn)品標(biāo)識記錄、不規(guī)范服務(wù)、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預(yù)防措施記錄、質(zhì)量計劃相關(guān)記錄等；
(3)供方記錄：產(chǎn)品證明書、檢疫化驗單等。
記錄的編號及表格設(shè)計
(1)記錄的編號按《文件管理規(guī)定》，由人力資源部統(tǒng)一管理。
(2)表格設(shè)計
人力資源部對記錄各種表格進(jìn)行全面策劃，統(tǒng)籌安排，組織編制；
記錄格式由各有關(guān)部門設(shè)計，報人力資源部審查后試用，在試用中修改完善；
經(jīng)試行確認(rèn)適用后，由人力資源部編制“記錄一覽表”；
行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的表格，按其規(guī)定執(zhí)行。
記錄的填寫與要求
(1)記錄及時、真實、完整、準(zhǔn)確；字跡清晰、工整、易辨認(rèn)；有記錄人員簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫；
(2)記錄不得隨意涂改。當(dāng)填錯需更正時，只允許畫改(能看清原文字或數(shù)據(jù))。對于 記錄的數(shù)據(jù)更改時，應(yīng)畫改后蓋上更改人印章或簽名。
記錄的管理
(1)記錄實行分部門的管理辦法。各部門指定專人負(fù)責(zé)收集和保管記錄；
(2)各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標(biāo)識整理、裝訂和保管；
(3)企業(yè)內(nèi)部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預(yù)防措施等目的，可查閱記錄，確需借閱時應(yīng)履行借閱手續(xù)，由保管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。當(dāng)合同有規(guī)定時，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后 允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。
(4)歸檔、貯存、保管和處理
各種歸檔記錄的保存期限見“記錄一覽表”；
記錄的貯存地點應(yīng)確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失 ；
質(zhì)量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀，執(zhí)行《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。
記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤等。
5.0支持性文件
無
6.0相關(guān)記錄
《記錄一覽表》
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