1.0目的：
確保與質量管理體系相關的文件不被誤用，規范文件書寫格式、制定方法、編號及版本的規則，使每份文件均有唯一的文件號碼以納入文件管理體系。確保與質量體系有關的文件都得到有效控制，使各相關場所使用現行文件的有效版本，特制訂此辦法。
2.0范圍：
凡本公司與質量管理體系相關之內部及外來文件均屬之。
3.0職責：
本程序由行政部制定及管理，相關人員配合執行。
4.0定義：
4.1質量手冊：有關公司經營組織與各機能之概括性、原則性之摘要說明。
4.2程序文件：有關質量管理體系事務之處理方法、手段、順序等之說明。
4.3作業指導書：為執行質量管理體系要求，在技術上、工作上所規定之具體方法、手段與判定要領等。
4.4受控文件：是指文件的分發、變更、回收等動作皆須受到管制的文件。
4.5非受控文件：是指文件的分發、變更、回收等動作不須受到管制的文件。
5.0內容：
5.1文件的分類。
5.1.1從管制屬性可分為受控文件和非受控文件兩種。
5.1.2從文件架構上分為四級：
一級文件：質量手冊；
二級文件：程序文件；
三級文件：作業指導書；
四級文件：表單、記錄、資料等。
5.2文件與資料編號方法說明。
5.2.1質量手冊的編號為THC-QM-001。
5.2.2程序文件的編號為THC－QP－□□□。THC代表公司名稱，QP代表程序文件；最后的三個□代表該部門發放的第幾份文件。
5.2.3作業指導書的編號為THC-□□-QA-□□□。THC代表公司名稱，QA代表作業指導書；其前兩個□代表部門名稱，取其部門名稱的開頭字母大寫（例如：XZ代表行政部、XS代表銷售部）；其最后的三個□代表該部門發放的第幾份文件。。
5.2.4外來文件的編號以原有編號為準。如無原有編號，其編號為QS□□□□□□□。QS代表外來文件，其前面的六個□代表年月日，后面的一個□代表外來文件的文件序號。
5.2.5技術圖紙的編號原則：依據產品名稱進行編號。
5.2.6表單編號原則：文件編號加二位流水序號（國家或行業標準規定除外）。
5.3文件版本說明：
5.3.1版本編號方法：□□。前一個□表示文件的版本號（編號從A—Z），后一個□表示修訂次數（編號從0—5）。
5.3.2版本說明：文件首次發行，初版為A0；文件若有少許修改時，則變動修訂次數，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件體系發生變動時，則變動版本號，例如：A1→B0
5.4文件的編寫、審查、批準及分發層次：
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文件名稱
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制 訂
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審 核
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批 準
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分發部門
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質量手冊
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行政人事主管
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管理者代表
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總經理
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各部門經理
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程序文件
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各部門經理
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管理者代表
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總經理
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各部門經理
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三級文件
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各部門經理
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管理者代表
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總經理
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各相關部門
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5.5文件的制定
5.5.1各部門經理制定草案，經相關權責人審查（必要時經討論、會簽），總經理批準，由行政部打印和發行。
5.5.2文件的修訂：由原制定部門填寫《文件變更申請表》說明原因及變更內容后，由原相關權責人審查，總經理批準后將《文件變更申請表》交至行政部, 行政部將原文件作文件修訂并作登記。
5.6文件的發行
5.6.1受控文件的發行：
a）由行政部依據5.4的規定確定發行范圍，填寫《文件分發/回收記錄表》后，在文件每頁上蓋“受控文件”印章后，將文件發放到領用部門，并要求領用部門經理簽名確認。
b）文件換版發行時，需將舊版文件回收后，方可將新版文件發放給領用部門,并且在《文件分發/回收記錄表》上登記, 舊版文件正本由行政部蓋“作廢”章，另行保存以便查閱。舊版文件的副本由行政部及時銷毀。
c) 文件銷毀時填寫《文件銷毀申請單》，并經總經理批準予以銷毀。
5.6.2非受控文件發行(不須蓋“受控文件”印章)
a)依據外部需求由公司相關部門依據5.6.A.a節作業。
b)公司相關部門將非受控文件交至外部需求者。
5.7文件的使用與管理。
5.7.1對質量管理體系運作起重要作用的各個場所，都應有相應有效版本文件。
5.7.2受控文件應保持干凈、嚴禁涂改。
5.7.3本公司未蓋“受控文件”印章的文件或蓋了“受控文件”印章再復印的文件，一律無效。
5.7.4受控文件有破損、模糊或丟失等情況，相關部門可申請更換或補發。
5.7.5本公司對受控文件的借閱須經管理者代表核準后方可向行政部借閱。
5.7.6行政部應在《文件一覽表》標明文件最新版本狀況。
5.7.7回收的舊版文件，由行政部統一銷毀處理（如用于再生紙或供參考而保留的文件，則應在文件每頁加蓋“作廢文件”印章）。
5.8外來文件資料的管制：（首頁需加蓋“外來文件”印章）
5.8.1對于與質量管理體系有關的外來標準，由行政部定期向提供此類標準的部門咨詢并購買，經總經理核準后，依據此辦法作業。
5.8.2對于客戶提供的技術參數資料文件，由相關部門負責人同客戶聯系及時取得最新資料，經總經理核準后，交行政部依據此辦法作業。
5.9電子媒體文件管理：對承載媒體不是紙張的文件控制，也應參照上述規定執行。
5.10文件的申領：各部門需申領文件時要經管理者代表批準方可申領。若因破損而申領，按原分發號予以分發，并將破損文件收回銷毀；若因丟失而申領按新的分發號發放，且將原分發號作廢，管理者代表在《文件分發/回收記錄表》上簽字。
5.11文件的管理：
5.11.1行政部及各部門保存的文件應有序保存，方便存取和查閱，任何人不得在受控文件亂涂亂畫，不準亂自外借，確保文件的清晰、整潔和完好。
5.11.2行政部每三個月對文件進行一次全面檢查，檢查各類在用文件的有效性，發現問題及時處理。
5.11.3在每年的管理評審會中，對文件進行評審，必要時予以修訂。
5.11.4技術性文件的管理要依上述管理辦法執行。
6.0參考文件:（略）
7.0表單：
7.1《文件分發/回收記錄表》 THC-QP-001-01
7.2《文件變更申請表》 THC-QP-001-02
7.3《文件一覽表》 THC-QP-001-03
7.4《文件銷毀申請單》 THC-QP-001-04
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