7.5.2創建和更新
創建和更新文件化信息時，組織應確保適當的:
a)標識和說明(例如:標題、日期、作者或參考文件編號) ;
b)形式(例如:語言文字、軟件版本、圖表)和載體(例如:紙質的、電子的):
c) 評審和批準，以確保適宜性和充分性。
7.5.3文件化信息的控制
環境管理體系及本標準要求的文件化信息應予以控制，以確保其:
a)在需要的時間和場所均可獲得并適用;
b)得到充分的保護(例如:防止失密、不當使用或完整性受損)。
為了控制文件化信息，組織應進行以下適用的活動:
--分發、訪問、檢索和使用;
--存儲 和保護，包括保持易讀性;
--變更的控制(例如:版本控制);
保留和處置。
組織應識別其確定的環境管理體系策劃和運行所需的來自外部的文件化信息，適學 應對其予以控制。
注:“訪問”可能指僅允許查閱文件化信息的決定，或可能指允許并授權查閱和文”件化信息的決定。
【理解要點】
1.創建和更新環境管理體系的文件化信息時，組織應當確保適當的:
--標識和說明 (例如:標題、日期、作者或參考文件編號);
--形式(例如:語言文字、軟件版本、圖表)和載體(例如:紙質的、電子的):
評審和批準，以確保適宜性和充分性。
2.對環境管理體系的文件化信息予以控制非常重要，其目的是確保:
--信息可以被適當的組織、部門、職能、活動，或合同方識別;
--組織保持的信息可以得到定期的評審，必要的修訂，并在發布之前得到被授權人的批準。
--在所有對體系有效運行而言所必不可少的場所，都能得到現行版本的文件化信息，包括保滿足要求所必須的文件化信息;
--作廢的文件化信息需立即從各發布點，使用處或狀態中撤回。某些情況下，例如出面和(或)知識保護目的，作廢的文件化信息仍可作為實現結果的證據予以保留。
3.在無法獲取文件化信息的情況下，符合慣例規定的行為可被認為是滿足要求的。
4.通過下述方式可以對文件化信息實施有效的控制:
--規定適當的格式，包括唯一的標題、編號、日期、版本、修訂歷史和權限;
--將由組織保持的文件化信息的評審和批準工作，分配給具有足夠技術能力和組織權限的人員；
--保持有效的分發系統。
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