企業(yè)隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展和管理升級(jí)，積累形成了較為完備的規(guī)章制度和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，企業(yè)在自身需求以及相關(guān)方的要求下，先后建立了質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康等多管理體系，而這些體系一般都策劃建立了各自的管理文件，運(yùn)用過程管理和風(fēng)險(xiǎn)控制的方法，開展實(shí)施、檢查、改進(jìn)等工作，在各專業(yè)管理工作中發(fā)揮了重要作用。

雖然各管理體系按照專業(yè)分別建設(shè)，但仍有許多共同要素，在實(shí)際工作中就出現(xiàn)了交叉重復(fù)、協(xié)同不夠、表述不一等問題。一方面是各體系文件之間以及與企業(yè)規(guī)章制度之間出現(xiàn)了不同程度的交叉重復(fù)，甚至矛盾沖突，并且各體系相互累加形成大量的記錄表單，導(dǎo)致需要填報(bào)的信息內(nèi)容重復(fù)、口徑不一、途徑各異，增加了工作量和工作的復(fù)雜程度;另一方面是由于文件種類多，內(nèi)容重復(fù)矛盾，要求不統(tǒng)一，導(dǎo)致基層員工無(wú)所適從，從而不按規(guī)定操作的現(xiàn)象增加，加劇了體系建設(shè)與業(yè)務(wù)實(shí)施的“兩層皮”問題，嚴(yán)重影響了制度執(zhí)行和管理效果。

這些問題在管理體系發(fā)展完善過程中經(jīng)常出現(xiàn)，不僅影響了企業(yè)管理效率，還增加了企業(yè)管理成本，對(duì)企業(yè)的管理提升形成障礙。開展管理體系融合就是要解決多體系并存中的突出問題，使員工嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)地執(zhí)行制度規(guī)范，投入更多的精力去關(guān)注生產(chǎn)、關(guān)注技術(shù)革新和管理創(chuàng)新，從而提高工作質(zhì)量和工作效率，助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

多管理體系融合實(shí)施原則

業(yè)務(wù)為核心，制度為根基

企業(yè)規(guī)章制度和管理體系的建設(shè)要圍繞主要業(yè)務(wù)管理活動(dòng)開展，其目的就是要提高公司業(yè)務(wù)的運(yùn)行質(zhì)量和效率，增強(qiáng)核心業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范能力。在體系融合策劃階段，要全面分析本企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，從業(yè)務(wù)需求出發(fā)提出業(yè)務(wù)對(duì)管理體系融合的建設(shè)要求，使體系融合緊緊圍繞業(yè)務(wù)運(yùn)行而開展，避免脫離公司業(yè)務(wù)實(shí)際。

企業(yè)經(jīng)營(yíng)多年已積累形成了較為完善的管理類和操作類制度規(guī)范，這些制度來(lái)源于企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐，明確了部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確定了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的各項(xiàng)規(guī)范，是企業(yè)長(zhǎng)期實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的積累，也是企業(yè)文化的具體呈現(xiàn)。管理體系更多地強(qiáng)調(diào)過程管理，提供了企業(yè)管理控制的指引，主要體現(xiàn)出管理思維和方法的先進(jìn)性，并不包含實(shí)質(zhì)性的制度文件，而是要求企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況來(lái)制定相應(yīng)的制度規(guī)范。因此，多管理體系融合要以制度建設(shè)為根本，將制度內(nèi)容與體系方法結(jié)合起來(lái)，融合形成統(tǒng)一的綜合性管理體系，一方面將業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況和控制要求體現(xiàn)在制度規(guī)定中，形成系統(tǒng)、完善、科學(xué)的制度規(guī)范，也就是體系文件;另一方面建立健全體系的運(yùn)行和管理機(jī)制，使體系中的制度規(guī)范能夠真正落到實(shí)處，并不斷持續(xù)更新和完善。

力求實(shí)效，穩(wěn)步提升

管理體系融合并不是各專業(yè)管理體系機(jī)械地合并，也不能單純地理解為文件整合，而是要強(qiáng)化公司整體風(fēng)險(xiǎn)管控能力，提高整體管控效果。通過體系融合，要切實(shí)解決制度與體系文件并存帶來(lái)的弊端，使企業(yè)業(yè)務(wù)流程更加優(yōu)化，產(chǎn)品質(zhì)量明顯提高，各專業(yè)管理職能發(fā)揮得更加順暢，生產(chǎn)作業(yè)活動(dòng)也更加規(guī)范和高效，企業(yè)管理水平得到提升。因此，在體系融合過程中，企業(yè)要對(duì)業(yè)務(wù)管理進(jìn)行優(yōu)化完善，以企業(yè)主要業(yè)務(wù)的運(yùn)作需求為導(dǎo)向，關(guān)注各層級(jí)業(yè)務(wù)運(yùn)行中存在的效率和風(fēng)險(xiǎn)問題，發(fā)現(xiàn)和解決業(yè)務(wù)流程中存在的銜接問題，切實(shí)優(yōu)化完善企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，提高管理的科學(xué)性。

強(qiáng)化執(zhí)行，持續(xù)優(yōu)化

前文提及的體系融合要圍繞業(yè)務(wù)去完善制度、提高質(zhì)量，這是體系執(zhí)行的前提和基礎(chǔ)。企業(yè)一旦“有章可循”以后，“有章必循、執(zhí)章必嚴(yán)、違章必究”就是關(guān)鍵。企業(yè)在完成體系文件融合后，要組織好體系試運(yùn)行。企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展都要以融合管理體系作為唯一的制度依據(jù)，要確立“一切執(zhí)行按照文件要求”的思想，增加文件和執(zhí)行過程的切合度，通過不斷磨合，不斷改進(jìn)，解決體系建設(shè)與業(yè)務(wù)運(yùn)行“兩層皮”的問題。

多管理體系融合實(shí)施方案

現(xiàn)狀調(diào)研

體系融合工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，涉及公司的方方面面，從各部門抽調(diào)核心骨干人員成立項(xiàng)目是最有效的方法，既能在項(xiàng)目實(shí)施前保證融合工作的進(jìn)度和質(zhì)量，又能在體系試運(yùn)行階段對(duì)于融合體系的實(shí)施、問題獲取以及持續(xù)改進(jìn)工作給予強(qiáng)有力的支撐。

項(xiàng)目組在實(shí)地調(diào)研前要形成調(diào)研計(jì)劃，充分考慮不影響各部門正常業(yè)務(wù)開展、協(xié)調(diào)部門人員的時(shí)間，保證其領(lǐng)導(dǎo)以及主要業(yè)務(wù)人員能夠參與現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研訪談，在保證調(diào)研質(zhì)量的同時(shí)也要把握融合工作的整體進(jìn)度。各部門訪談前要形成有針對(duì)性的調(diào)研提綱，并提前下發(fā)至各部門主管領(lǐng)導(dǎo)，從而有效地提高每次訪談的效率。

訪談過程中對(duì)此次體系融合工作的內(nèi)容及意義進(jìn)行宣貫，利用現(xiàn)場(chǎng)訪談時(shí)間對(duì)各部門當(dāng)前工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，從中尋找各部門工作職責(zé)劃分不明確、業(yè)務(wù)界面劃分不清晰等問題。同時(shí)，認(rèn)真聽取各單位對(duì)此次體系融合管理提出的意見和建議，將其作為后續(xù)分公司的體系管理工作建設(shè)重要的參考依據(jù)，確保每次訪談結(jié)束后，形成部門能力架構(gòu)初稿、部門職責(zé)初稿以及部門問題清單成果。

訪談相關(guān)人員，了解部門業(yè)務(wù)內(nèi)容、部門職責(zé)、崗位設(shè)置及主要風(fēng)險(xiǎn)，梳理業(yè)務(wù)界面、明確職責(zé)分工;辨識(shí)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)及過程;共同梳理業(yè)務(wù)能力(含業(yè)務(wù)流程)、需要編寫的管理制度等。

明確融合后體系文件架構(gòu)

融合后的管理體系文件架構(gòu)可以借鑒ISO管理體系文件總體架構(gòu)，融合原有各管理體系的要素，以公司現(xiàn)有規(guī)章制度內(nèi)容為基本遵循，形成一套統(tǒng)一的以體系手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件構(gòu)成的體系文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全面覆蓋，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的規(guī)范運(yùn)行奠定制度基礎(chǔ)。

體系手冊(cè)是反映企業(yè)整體情況和綜合管理體系基本內(nèi)容的總綱性文件，統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)管理體系，其內(nèi)容應(yīng)融合以前各專業(yè)管理體系手冊(cè)的內(nèi)容，滿足各專業(yè)管理的實(shí)質(zhì)要求。

融合后的程序文件是手冊(cè)的明細(xì)化，是企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域各項(xiàng)管理類和操作類制度規(guī)范的集合，以企業(yè)原管理類規(guī)章制度為基本遵循，融合原各管理體系的相關(guān)程序文件，用以規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理行為。

作業(yè)文件或操作規(guī)范是明確生產(chǎn)作業(yè)內(nèi)容、要求和步驟的技術(shù)操作類文件，其內(nèi)容融合了操作類規(guī)章制度和原各管理體系的作業(yè)文件，主要包括操作規(guī)程、作業(yè)規(guī)范、應(yīng)急處置程序和企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

確立企業(yè)整體業(yè)務(wù)能力框架

通過全面分析公司各部門所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)，明確體系對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋范圍，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作范圍、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)權(quán)限、相互關(guān)系進(jìn)行研究和描述，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)細(xì)化分解，形成各單位的業(yè)務(wù)能力框架，最后匯總形成公司業(yè)務(wù)能力框架。

業(yè)務(wù)能力架構(gòu)是企業(yè)業(yè)務(wù)能力的藍(lán)圖，展現(xiàn)了企業(yè)為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而開展的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)容，要能體現(xiàn)出業(yè)務(wù)內(nèi)容描述完備、相關(guān)關(guān)系銜接清楚的特征。企業(yè)在進(jìn)行融合管理體系要素框架設(shè)計(jì)的同時(shí)，要全面分析本單位所有的業(yè)務(wù)活動(dòng)，明確體系對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋范圍，展示業(yè)務(wù)對(duì)體系內(nèi)容的需求情況。業(yè)務(wù)能力分析時(shí)要對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的工作范圍、業(yè)務(wù)流程、職責(zé)權(quán)限、相互關(guān)系進(jìn)行研究和描述，各項(xiàng)業(yè)務(wù)要予以細(xì)化分解、清晰定位，形成本企業(yè)的業(yè)務(wù)能力架構(gòu)。

梳理現(xiàn)有體系，搭建融合后管理體系要素框架

首先要組織分析企業(yè)現(xiàn)有各體系的整體情況，對(duì)體系文件的種類數(shù)量、體系的實(shí)際運(yùn)行效果、體系的成績(jī)和不足進(jìn)行梳理，為體系融合提供全面客觀的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，對(duì)各體系相互之間進(jìn)行比較，找出各體系共同的要求、重復(fù)交叉的內(nèi)容、彼此差異的部分。企業(yè)要根據(jù)梳理分析的情況，確定體系融合的范圍和內(nèi)容，將現(xiàn)有各管理體系納入融合范圍。

企業(yè)要組織研究各管理體系的標(biāo)準(zhǔn)示范，吃透各體系建設(shè)的實(shí)質(zhì)要求，分析各管理要素的內(nèi)涵，按照“合并同類要素、保留差異要素”的原則，形成體系要素融合清單，最終確定本單位綜合管理體系的要素框架;綜合管理體系的要素框架應(yīng)開放和包容，能綜合涵蓋各專業(yè)管理體系的要求，同時(shí)也納入企業(yè)的優(yōu)秀管理經(jīng)驗(yàn)和后續(xù)發(fā)展預(yù)期;要在企業(yè)內(nèi)部充分討論確認(rèn)要素是否完備，層級(jí)是否合理，業(yè)務(wù)是否全面，是否滿足體系管理的要求，同時(shí)也要保證要素框架能滿足內(nèi)部管理和外部認(rèn)證的雙重需要。

明確并編寫體系融合文件

要全面收集整理本企業(yè)現(xiàn)行的規(guī)章制度、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)流程，各管理體系的管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件等規(guī)范性文件。首先，分析現(xiàn)有各類文件的總體情況，識(shí)別適用和不適用的文件，比較文件之間重復(fù)交叉、前后不一的項(xiàng)目;其次，對(duì)照業(yè)務(wù)能力框架，檢查每個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)是否有制度文件予以規(guī)范，查找缺漏;再次，對(duì)照融合管理體系要素框架，檢查每個(gè)管理要素是否有業(yè)務(wù)支撐和制度保障。在此基礎(chǔ)上，明確融合管理體系手冊(cè)的編制內(nèi)容，形成管理制度、操作規(guī)范的融合清單，為體系文件的具體融合確定任務(wù)目標(biāo)。

在確定體系文件融合清單的過程中，除了強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)全面覆蓋，還應(yīng)注重文件的簡(jiǎn)化優(yōu)化和銜接配套。簡(jiǎn)化體系文件的層次，對(duì)同一文件層次，要從業(yè)務(wù)整體規(guī)范的角度合并相關(guān)文件內(nèi)容，適當(dāng)減少文件數(shù)量，糾正體系文件總量偏大、結(jié)構(gòu)零散的問題，減少體系文件之間的相互引用、交叉重復(fù)。

融合體系文件運(yùn)行保障

企業(yè)按照確定體系文件融合清單編寫文件完成后，為了保證融合文件的實(shí)施效果，企業(yè)要組織融合體系文件的宣貫，同時(shí)運(yùn)用多種手段深入開展體系培訓(xùn)。崗位員工要按照體系文件規(guī)定流程、要求和權(quán)限，規(guī)范開展工作，認(rèn)真填寫記錄表單。

工作的檢查督促是保證體系落實(shí)的重要手段。企業(yè)組織開展各類檢查、測(cè)試工作，要加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，能夠多專業(yè)聯(lián)合開展的就一起組織，不能聯(lián)合開展的也要盡量避免重復(fù)。各類檢查要把融合管理體系作為企業(yè)統(tǒng)一的制度依據(jù)，以此確定相應(yīng)的檢查標(biāo)準(zhǔn)，避免檢查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一帶來(lái)的沖突。

要明確歸口管理部門、業(yè)務(wù)職能部門和生產(chǎn)運(yùn)行部門在融合管理體系運(yùn)行中的責(zé)任和權(quán)限，同時(shí)要建立完善體系運(yùn)行的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，并將體系建設(shè)和實(shí)施情況納入考核，必要時(shí)與業(yè)績(jī)考核、員工獎(jiǎng)懲進(jìn)行掛鉤，多管齊下，在短時(shí)間內(nèi)使各級(jí)員工充分適應(yīng)并形成新的管理思維。同時(shí)，建立高效便捷的反饋渠道，充分吸納試運(yùn)行階段對(duì)融合體系的合理化建議，進(jìn)而持續(xù)改進(jìn)、不斷優(yōu)化，提升企業(yè)管理成效。

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