“5why”法則在工作中是很重要的,那么如何貫徹又是一個重大的問題,該如何做呢?
第一,問題發生時,不要只停留于表面,要堅持探尋根本原因。
這是防止問題再度發生的關鍵性一步,這需要我們放下主觀成見,以盡量完整客觀的角度去看待所發生的問題,并且需要層層設問,從結果出發,順藤摸瓜地找到線索,一步步進行提問。
在提問的過程中,也要注意不能偏離核心問題,要圍繞核心,抽絲剝繭找出原因,在最后一個原因出現之后,也要學會反推,以使結果符合邏輯。
第二,學會將問題分成許多小問題,擴大研究的范圍。
這是用“5why”分析法處理問題的重要步驟,通常需要人們建立系統的知識網絡,對每項步驟進行細致的記錄和分析。這也是很多大公司在處理問題時會采用的基本準則。
比如某輪胎生產廠發現某一批次的輪胎出現了研磨的裂紋,于是經理召集了各部門的主任進行緊急的會議。
每個部門主任都對本部門的工作進行核查與反饋,最后每個部門將結果進行了統一的匯報,發現生產部門沒有及時察覺油壓箱的油量減少,QC部和品管部沒有對酸洗實驗做細致的規定和完善,就是在這樣的一環扣一環當中,每一個部門都有疏忽的地方,共同釀成了這一批輪胎的質量不合格。
將一個大問題分解成很多個小問題,不僅有利于細化問題,提高效率,更能夠激發工作的積極性。比如在這個案例當中,看似是很嚴重的質量問題,但其實只要各部門各司其職,就能夠避免問題的發生。
這個方法也能夠幫助管理者迅速找到問題的根源所在,在規定的制定和實行過程中可以避免復雜冗長的傳達程序。
第三,注意跟蹤結果,及時反饋。
在這一點上,有一個著名的案例是一個國家因為打輸了一場重要的戰役而亡國了,原因在于親自征戰的國王的馬匹在戰斗的過程中跪跌在地,導致國王被敵軍俘虜。最后這個倒霉的國王也就失去了大片的國土,自己也淪為敵人的階下囚。而馬匹失利的原因就在于少了一個馬掌釘,在奔跑的過程中,不堪忍受石子的硌腳,所以摔倒了,連帶著國王也摔在了地上。
而在戰爭打響的前兩個小時,鐵匠還在給國王的戰馬安馬掌釘,但是馬夫卻等不了了,他一直在催鐵匠快一點,免得國王生氣。所以一直被催促的鐵匠匆匆忙忙釘了三個馬掌后,發現不夠鐵釘來釘第四個馬掌了,為了不挨罵,就隨便用剩下的材料釘了第四個馬掌。
所以這匹沒有釘好馬掌的戰馬也就匆忙應戰,在戰場上沒過多久,那個粗制濫造的馬掌就自然脫落了,最后釀成了悲劇。這件事情中,如果鐵匠能夠多花兩分鐘去找材料,或許就能改變事情的整個走向了。
足可見得關注結果、及時進行反饋并調整方法的重要性了。
這是問題解決后所需要采取的步驟,對結果的跟蹤能夠看出解決方法是否有效,是否有需要改進的地方,在下次出現類似問題的時候,能夠進行有效的防范,并且有利于快速地解決問題。
所有事情在發生之前必定會有很多征兆或原因,因此,如果我們不能有效規避風險,起碼可以通過“5why”分析法,以一種“打破砂鍋問到底”的精神,在抽絲剝繭的層層設問下找出問題發生的最根本原因,從而有效解決問題。
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