企業運行管理體系時存在的問題與對策
ISO9001和ISO14001及GB/T28001標準體現了管理的最新發展,以其科學的構思和通用的標準模式而得到廣泛認同?在市場準入制度的推動下,形成了ISO9001質量?ISO14001環境?GB/T28001職業健康安全三個管理體系的認證熱?它對提高組織的管理水平,突破貿易技術壁壘,促進經濟全球化,發揮著十分巨大的作用?但我國引用ISO標準管理體系十多年來,也存在著企業對認證由熱變冷,客戶對認證從信任到失望,這些都凸現了當下ISO9001質量?ISO14001環境?GB/T28001職業健康安全三大管理體系認證與實施的“兩張皮”現象?
一?存在的主要問題有以下幾點:
1.管理體系的建立和貫徹脫離了組織戰略的管理體系,使體系運行流于形式主義?
ISO標準作為管理類標準,既是科學的體現,又滲透一定的文化痕跡,有一個與本組織具體情況相結合的問題?現在不少獲證企業求證心切照搬照抄標準或“范本”條款,體系文件是按照標準條款展開表述的,而不是按照企業業務過程的固有規律展開描述的,加之監督和審核活動,強化了標準的制約功能,使得管理體系變的缺乏生氣?人們已經習慣了在形式主義下活動,審核員已經成為“文件要素的審核的熟練工種”?
2.認證證書成了“假文憑”,管理體系退化?
有章不循,內審走過場,管理評審形式化?管理體系運行領導是重點,而實際中不少企業領導已成為盲點,管理者不被管理,成為局外人,沒有形成自我改進創新的機制,管理體系又回到原始人治狀態,證書實際上變成了沒有真才實學的“假文憑”?
3.組織按標準建立的管理體系,主要是為了迎合認證審核使用,其他的時候不用,致使管理體系空殼運行,沒有實際針對目標?
管理體系的方針和目標與組織的日常運作相脫節現象十分普遍,不少組織過程運作中很多無目標的活動頻繁發生,管理體系實際上變成一個空殼?空殼下運作的仍舊是傳統的做法,導致雙軌并行,表面一套,實際一套?
4.管理體系文件與其他形式的企業管理制度并行?
目前從許多貫標企業的經驗看,管理體系運行質量不高,一個很重要的原因就是存在管理體系文件與其他形式的企業管理制度并行現象?造成文件并行的主要原因有兩方面:一是企業在貫標初期編制管理體系文件時,對已形成的企業管理制度轉換不徹底,出現了新舊文件并存現象;二是在管理體系正常運行后,不是以完善現有的管理體系文件為主,而是不顧現有管理體系文件的規定,以其他形式下發一些新的辦法?制度?規定等,導致管理體系文件形同虛設,“兩張皮”現象自然就產生了?
5.管理體系的貫徹缺乏全員參與?
全員參與是質量管理體系的八項基本原則之一,而現實中不少組織卻缺少全員參與的氛圍,成立了專門的貫標辦,明確了專門的貫標人員,管理體系的貫徹執行成了少數人的工作?
6.統計技術應用薄弱?運行記錄很多都是數據,而沒有將這些數據通過統計技術,進行統計分析,使其變為信息?
二?針對上述問題應采取的對策:
針對上述問題,企業在貫徹標準和運行管理體系時,就應特別注意結合企業的特點,在滿足標準要求的前提下,充分利用現有的管理方法,將其加以規范或轉換,不應機械地去照搬標準條款的要求而另設管理名目,以免造成管理上的重復,管理上的重復是造成企業管理體系和實施管理體系“兩張皮”的根本原因?要整合好管理體系,進一步增強管理體系的有效性,即把握好管理體系文件?目標和指標,管理評審和內審以及持續改進管理機制的建立等幾個影響管理體系有效性的關鍵因素?
1.文件與制度相一致
管理體系文件是管理體系運行的基礎?提高管理體系運行質量,搞好管理體系文件和企業管理制度的一體化非常關鍵?為確保管理體系文件的有效運行,應專門召開管理評審會議,從最高管理層形成統一意見,規定在管理體系內不再下發規章制度類紅頭文件和其他形式的文件,所有制度?辦法全部按照管理體系文件的形式起草?審核?批準?發布?修改,所有業務過程全部按照管理體系文件的規定執行?并在管理體系內審過程中,一旦發現違反規定現象,一律開出不符合報告,并限期整改?管理體系文件最大優點,一是可以動態管理,二是可以通過管理體系審核,檢查執行落實情況?企業應該改變那種認為紅頭文件形式下發的制度重于管理體系文件的認識?保持管理體系文件的唯一性,排除其他形式文件的干擾,防止“體外循環”,是確保管理體系有效運行的關鍵?
2.目標與指標相統一
企業特別是大中型企業,在未實施一些管理體系前,已經有了一套運行較成熟的目標和指標管理體系,如經濟目標責任制?經濟目標責任制是目前許多企業特別是國有企業一種有效的指標管理手段,從制定程序來看,它是經過充分的策劃和逐級審批的;從內容看,它包含了企業生產經營中各個方面的年度目標?指標,當然也包括了質量目標?指標,環境目標?指標,職業健康安全目標?指標;從績效測量看,經濟目標責任制都有定期的詳細測量?而管理體系標準要求實施管理體系也要制定相應的管理體系目標,如質量目標?環境目標?職業健康安全目標,并要進行分解,對完成情況要定期測量,這與企業已有的經濟目標責任制的要求基本相同?因此,企業在貫徹標準管理體系時,可以將已有的經濟目標責任制加以規范,不應再另搞一套,以免造成目標和指標管理上的重復?
3.管理評審與日常管理相融合
管理評審是由最高管理者親自主持的一項工作?這項工作開展得是否有效,直接關系到管理體系的運行效果和持續改進的力度?但現在企業搞管理評審幾乎完全為了滿足標準的要求,對持續改進管理體系發揮的作用不大?而造成這種現象的一個很重要原因是管理評審沒有和企業日常的管理結合?企業為了能夠正常的運作,適應不斷變化的內部和外部的環境,都會定期或不定期的召開一些高層會議,如:黨政聯席會?總經理(廠長)辦公會?生產經營會等?在這些會議上研究的問題主要包括了企業的發展方向?年度計劃?市場開拓?設備改造?技術進步?質量安全改進?組織機構變化?人事調整及人才引進等,這些問題基本上也就是管理評審需解決的一些問題,如果平時都能得到及時解決,也就基本達到了管理評審的目的?因此,為了實現管理評審和企業日常管理的一體化,可將這些高層會議加以規范,形成獨具特色的管理評審,會收到很好的效果?
4.改進與質量?環境?職業健康安全活動相結合
持續改進已成為企業發展的動力,是企業不斷發展壯大的重要措施?其實我們一直都在做持續改進工作,只是沒有上升到理論的高度去認識和管理,在市場競爭如此激烈的環境中,一個不開展持續改進的企業是不可能生存的?在企業內部持續改進涉及了每個部門?每個崗位?每名員工?大到企業的戰略規劃?技術改造計劃等的制定和實施,小到每項具體工作計劃的制定和實施,都包含了持續改進的內容?因此,對持續改進工作企業應在管理體系文件中作出層層規定,明確部門持續改進的職責?規范?改進措施的制定和實施程序,規定改進措施實施效果的測量方法等?另外,企業中一直開展的QC小組活動,可以作為持續改進工作的一種重要形式,實現持續改進工作的全員參與?
總之,企業只有充分了解ISO9001質量?ISO14001環境?GB/T28001職業健康安全管理體系運行中存在的不足,針對這些不足用不斷改進整合管理體系,才能提高管理體系的運行質量,取得事半功倍的效果,確保管理體系的有效性?
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