QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的探索
隨著越來越多已經獲得ISO9000質量體系（QMS）認證的組織建立和實施環境管理體系（EMS）和職業健康安全管理體系（OHSMS）,并申請第三方認證,許多組織每年不得不投入相當大的人力、財力、時間資源維持兩個或三個管理體系的運行和認證證書的注冊資格.自2001年以來,已經有許多組織考慮對其兩個甚至三個管理體系進行部分整合,以便于簡化內部管理,提高管理效率.
本文將就QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的方式方法進行探索,提供一些建議,以便于有管理體系整合意愿的組織參考.
本文將就QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的方式方法進行探索,提供一些建議,以便于有管理體系整合意愿的組織參考.
一、QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的必要性
如果組織規定對每個管理體系進行2次/年的內部審核,加上認證機構至少1次/年的監督審核,則一年之中組織要實施九次內外部體系審核,即使1次/月也要占去9個月的時間,給獲得認證的組織造成沉重的運行負擔.
如果組織的質量、環境、職業健康安全管理的主管部門不同,三個管理體系各自獨立的運行和維護,則三個管理體系實施過程中許多管理工作會發生重復,例如:培訓計劃制定和實施、文件修改、發放和評審、記錄管理、法律法規收集和符合性評價、現場和作業管理、日常監督檢查、緊急情況預防、不符合糾正、內部審核、管理評審等,有時甚至相互矛盾,需要花費許多精力用于協調.
如果組織具有三套獨立的QMS、EMS、OHSMS文件系統,則現場文件量大,文件管理難度也大,最困難的是文件管理職能不統一,文件管理要求不一致,使現場作業人員極易混淆.
如果組織培養的內審員也分成質量、環境、安全衛生各個專業,內審員在日常管理中各司其責,缺乏溝通和交流,主管職能部門之間各自為政,缺乏合作和協調,則組織的內部管理效率必將降低.
在2000年之前,由于國內OHSMS認證尚未開始,組織同時申請GB/T19001-2000idt
ISO90001-2000、GB/T24001-1996idtISO14001-1996、GB/T28001-2001（OHSAS18001-1999）認證尚不可能.但自2001年開始,一些已經具有質量管理體系、環境管理體系認證資格的機構,具備了職業健康安全管理體系認證的資格,兩個甚至三個管理體系的一體化認證成為可能.所謂一體化認證是指認證機構派出一個審核組,由具備質量、環境、職業健康安全管理體系雙重或三重資格的國家注冊審核員組成,通過一次審核（EMS和OHSMA一般分為兩個階段現場審核）,就能夠給組織頒發質量、環境、職業健康安全兩張或三張認證證書.組織采用這種認證審核方式將大大節省國際標準認證的人力、時間資源投入和資金消耗.
二、QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的基本方法
三個管理體系的整合通常需要經過幾個步驟,要經歷從組織整合、文件整合、作業整合、到持續改進整合等.然而即使是這樣也許僅僅是兩個或三個管理體系的部分整合,真正意義上的完全整合有賴于組織有關方面經驗的積累,以及推行管理體系整合的決心和效果.
（一）組織機構與職責的整合--組織整合
1、組織機構和職責劃分的重新設置
三個管理體系的整合首先要從組織內部有關管理體系的組織機構入手.由于質量管理體系通常沒有包含組織所有的部門,特別是與質量管理沒有直接關系的生產輔助部門、后勤部門及相關現場,但是環境管理體系和職業健康安全管理體系必須是全員參與,即體系包括組織的全體員工和所有部門,因此,在進行三個管理體系整合時,需要重新考慮管理體系的組織機構設置.質量管理體系雖然不必涵蓋所有部門,但需要在整合的管理體系組織機構圖中明確注明.
整合的管理體系的職責需要重新劃分.絕大多數組織質量管理的歸口部門與環境、安全、衛生管理的歸口部門不同,而相對來說質量管理的職責劃分通常是比較全面的.在進行三個管理體系整合時,必須將已有的質量、環境、安全、衛生管理職責重新整理,從管理體系整合的角度歸并組織的職責描述,尤其是應考慮將三個體系的管理職能合并到一個主管部門,以便于統籌管理體系運行,減少組織因多頭管理造成的低效和內耗.
2、內審員雙重或三重資格培訓和多體系參與
內審員是組織內部建立、整合、維護三個管理體系的主要力量.在三個管理體系未整合之前,組織的質量管理內審員與安全衛生管理內審員幾乎不會由同一個人兼任.但是,如果組織要實現兩個或三個管理體系的整合,則內審員必須具備多重資格,能夠同時參與質量、環境、職業健康安全管理體系的運行、維護,并承擔兩個或三個管理體系的聯合內部審核工作,以及接受外部認證機構的一體化審核.
3、體系主管部門應配置必要的人力資源
組織為了進行三個管理體系整合,將設立三個體系的歸口主管部門,但該部門必須具有相應的人力資源.主管部門要負責質量、環境、職業健康安全管理體系的整合、運行,并組織應對外部審核,因此,需要配置懂得企業管理、質量管理、環境管理、安全管理、衛生管理、體系和認證管理等的有關人員,至少需要3名具有豐富的體系管理經驗的專職人員,維持三個管理體系的日常運行和認證資格.
（二）文件化體系的整合--文件整合
（1）關于管理手冊
管理手冊的主要內容是描述有關標準要求和組織機構與職責劃分,由于ISO9001-2000標準的結構形式和條款編號,與ISO14001-1996標準和OHSAS-18001標準的結構形式和條款編號相差很遠,因此,要編寫三個管理體系統一的管理手冊有一定的困難.與此相反,環境和職業健康安全管理體系的標準無論結構、形式、條款名稱、要素編號都非常相似,完全有可能進行整合編寫,故組織通常更容易將環境和安全管理手冊合并為一冊,而另冊編寫其質量手冊.
如果組織希望將三個管理體系的手冊合并,則通常要以ISO9001-2000版標準為基本模式,按照PDCA循環的規律和標準各個條款的功能,插入環境和職業健康安全管理體系標準的相應要求.但是,這樣做一定要避免在三合一管理手冊的描述中缺失有關ISO14001和OHSAS18001標準的有關要求.
（2）關于程序文件
與ISO9000-1994族質量管理體系標準相比,ISO9001-2000版標準更容易與環境和職業健康安全管理體系進行程序文件的整合.由于經過修訂的2000版質量管理體系標準,比原有1994版標準更加強調PDCA循環,而其明確規定需要編寫程序文件的條款已經減少到了6個,使不同性質的組織的質量管理具有更加廣闊的自主空間,也為與環境和職業健康安全管理體系的兼容提供了更大的可能性.
根據質量、環境、職業健康安全管理體系三個標準的要求,可以考慮編寫一?quot;質量、環境、職業健康安全管理程序文件--管理體系程序文件.也就是將三個標準中規定需要建立程序文件的條款進行整合（大約有11個條款）,編寫出一套三合一程序文件.其中環境與職業健康安全管理體系的大部分要素（約75%）可以合寫一個程序文件,包括:法律與其他要求（4.3.2）、目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、培訓、意識與能力（4.4.2）、協商與溝通（4.4.3）、文件和資料控制（4.4.5）、運行控制（4.4.6）、應急準備與響應（4.4.7）、記錄和記錄管理（4.5.3）、審核(4.5.4)等.不太適宜合并編寫的要素主要是:環境因素與危險源辯識、風險評價和風險控制策劃（4.3.1）;監測與績效測量與監視（4.5.1）;不符合、糾正與預防措施和事故、事件、不符合糾正和預防措施（4.5.2）三個要素.由于運行控制（4.4.6）和應急準備與響應（4.4.7）本身又是由多個程序文件組成的,基本上有30%的內容可以合寫,因此,環境與職業健康安全管理體系的程序文件合寫比例在50%左右.
通常質量管理體系的文件控制（4.2.3）與上述文件和資料控制（4.4.5）、記錄控制（4.2.4）與上述記錄和記錄管理（4.5.3）、質量目標（5.4.1）與上述目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、內部溝通（5.5.3）與上述協商與溝通（4.4.3）、人力資源（6.2）
與上述培訓、意識與能力（4.4.2）、內部審核（8.2.2）與上述審核（4.5.4）、糾正措施（8.5.2）、預防措施（8.5.3）與上述不符合、糾正與預防措施（4.5.2）8個條款,或者說質量管理體系中6個需要程序文件的條款,有5個可以與環境和職業健康安全管理體系的程序文件整合編寫.此外,一些質量管理體系涉及的現場管理要求也可以與環境、健康、安全的現場管理要求合并,例如:對于材料和化學品的儲存、堆放和標識管理,對于供方和承包方的調查、評價和選擇管理,對于設備和設施的管理,對于儀器和儀表的校準和維護管理,對于組織設計和過程更改的管理等等.因此,應該結合本組織的實際情況,充分考慮可行性和可操作性,在組織已有的質量管理慣例的基礎上,最大限度地兼容環境和職業健康安全管理要求.
（3）關于第三層次文件
對于第三層次文件即組織的作業指導書或操作規程來說,由于不受必須按照要素進行描述的約束,因此完全可以將兩個或三個管理體系的現場操作文件按照崗位的需要進行合并編寫,從而大大減少了文件管理的工作量,也方便了作業現場的使用.
（三）管理體系運行整合--作業整合
文件整合是作業整合的基礎.由于有了文件化體系的整合,就有可能將三個管理體系的運行、維護、現場管理活動、改進等進行合并--作業整合.
（1）管理策劃的協調一致
無論是質量目標、職業健康安全目標、環境目標和指標都需要定期更新.隨著組織的活動、產品、服務的變化、機構和職責的調整、新的法律法規頒布等情況的發生,組織需要定期或不定期地更新或修訂其過程控制方法、重要環境因素、重大風險或不可承受風險等.為了與時俱進,不斷適應市場競爭的需要,組織還需要不斷地提出更高的經營目標,其中也包括與管理體系目標有關的內容,例如:原輔材料消耗定額、不合格品率、重大工傷事故發生率、重大交通事故發生率、重大財產損失率、勞動生產率等,三個管理體系的整合應體現在管理體系策劃（方針、目標、管理對象）的協調一致,以及與組織經營目標的協調一致.
（2）三個管理體系運行和維護同步實施
管理體系的運行和維護通常包括:培訓、日常運行、監視和測量、不符合糾正和預防措施、內部審核、管理評審、文件修改、一體化監督審核等內容.作業整合就是將三個管理體系的上述各個過程同步實施,以簡化組織內部管理的步驟,減少三個管理體系維護的人力、時間、資金等資源投入.
（3）持續改進共同提高
持續改進是三個管理體系提出的要求,也是組織內部管理和自我發展追求的目標.國際標準中持續改進的含義是:通過改進和強化管理體系達到提高組織各種績效的目的.
總之,三個管理體系的整合需要從部分整合向全面整合發展,它不僅僅是管理體系文件的整合,也不是簡單的管理職責合并.管理體系整合的目的是全面提升組織的內部管理水平,通過提高管理效率達到提高經濟效益的最終目的.
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