OHSAS18000職業健康安全管理體系需要的三類文件
按照《審核規范》規定,“OHSAS18000體系”要制定“管理文件”(具體名稱為“OHSAS18000管理手冊”)?OHSAS18000程序文件及OHSAS18000作業文件三類,又稱為“三級文件”?
“OHSAS18000體系”運作要按各要素功能的要求,結合生產活動,依據法律法規?規程制度,預先策劃?制定好寫在這“三類文件”中程序化了的各項活動的目標(指標)和具體步驟,并執行好有關“管理方案”和“程序”?“三類文件”分級別全面地描述了OHSAS18000職業健康安全工作,因此叫“文件化”,即“體系運作文件化”?
“管理文件”是全面指導企業職業健康安全工作的文件?它要闡述依據《審核規范》制定的本企業的“OHSAS18000職業健康安全方針”?“OHSAS18000目標”和“OHSAS18000管理方案”,描述“OHSAS18000體系”各核心要素,特別要詳述對重大風險控制的要求;明角“體系”各有關部門和各層次員工的作?職責和權限,并說明現有行之有效的管理制度與“OHSAS18000體系”的銜接以及OHSAS18000手冊的評審?修改和控制等規定;它也是程序文件和作業文件編寫的依據?此外,它的附錄內容還包括:有關法律?法規清單,重大風風險和重大環境因素及其管理方案清單,企業的機構和職能分配圖?表,企業管理范圍,即“體系”適用范圍的現場平面圖等?
“OHSAS18000程序文件”是為實施“體系”要求而做好的“風險控制工作”和實施“管理方案”等活動而規定的方法和步驟?每個OHSAS18000程序文件要明確目的?范圍?職責?執行步驟等,它是管理手冊的支持性文件,又是作業文件的指導性文件;程序文件的數量應當包括“保持程序”的要素和有企業特點的重大風險企業活動的控制項目,其描述應具有可操作性和可檢查性;此外,其附錄應附有相關規程?制度清單(含現行有效的安全健康工作有關的規程?制度)?危害因素清單?應急預案與響應項目清單等?
“OHSAS18000作業文件”是進行每一項具體的作業活動(包括“應急響應”的準備工作)的具體方法和步驟(即程序)?有的電力企業稱其為“標準化程序安全作業方案”或“安全作業程序控制法”,是OHSAS18000程序文件的支持性文件;此外,作業文件還包括作業指導書?危險點控制卡?各類表格?各種報告等資料?
制定好?寫好這“三類文件”是建成“OHSAS18000體系”過程十分重要的工作和步驟,是衡量“體系”是否符合《審核規范》要求的重要標志;也是“準則”的組成部分,是企業內部進行“審核”和認證機構進行“認證”時的重要依據?“三類文件”寫明要做的工作,“體系”運作就照著辦;風做過的,都要進行檢查和評估,檢查?監測發現“不符合”的(“不符合”習慣上稱為“存在問題”),都要進行糾正,并預防其重復發生?上述工作經過“OHSAS18000審核”?“OHSAS18000管理評審”后,要持續改進,這是“OHSAS18000體系”運作能夠持續有效的保證?各級員工一定要認識和理解制定好及寫好“三類文件”的重要作用?內審員最終要把“三類文件”寫成易懂?便于操作的文件;各崗位員工按“三類文件”中寫明的進行控制?管理?監督,并持續改進各項工作;切勿公把通過“認證”,完成“三類文件”的編寫作為目標?如果把“三類文件”寫成員工“看不懂”?難執行的“擺設文件”,則建立的“OHSAS18000體系”就運作不起來?
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