在各類管理體系和管理模式的實際運用中,有一句話廣為流傳:"寫你想做的,做你所寫的,記錄下來你所做的",不難看出這三方面都包含了寫和記的內容,那么在ISO14001環境管理體系中如何發揮寫和記的作用呢？在ISO14001標準中,涉及兩個專門的條款,即ISO14001標準4.4.4環境管理體系文件和ISO14001標準4.5.3記錄,它們便體現了ISO14001環境管理體系的文件化.
ISO14001標準4.4.4環境管理體系文件條款是這樣闡述的:
組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息:
a)對ISO14001管理體系核心要素及其相互作用的描述;
b)查詢相關文件的途徑
概況地講就是將ISO14001環境管理體系的各個方面包括ISO14001環境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及ISO14001管理評審等17個要素形成文件,闡明其內在相互作用,形成一個文件的體系,并提供相關文件的路徑.
ISO14001標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內容,我們這里討論的ISO14001環境管理體系文件化主要涉及前者的內容.記錄為ISO14001環境管理體系連續運行提供了證據.
ISO14001環境管理體系的文件化使環境管理體系這一工具從無形到有形,它是建立和保持ISO14001環境管理體系的一項重要基礎工作,也是組織達到預期的環境行為、評價和改善環境管理體系、實現預防污染和持續改進必不可少的依據和見證,可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來,體系文件的質量將會直接影響到ISO14001體系實施的效果,而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據.
接下來我們就進一步介紹一下ISO14001環境管理體系文件的形式,結構和功能.
ISO14001文件的形式包括書面和電子兩種形式,書面的形式較為多見,所謂"白紙黑字",不受設施的限制.隨著管理的進步,越來越多的組織已逐步轉向無紙化辦公,在組織內部實行文件的網絡化管理,這樣可以節約大量的資源,且利于對文件的控制.
ISO14001文件的結構是許多組織關注的問題,ISO14001標準本身并未規定體系文件的結構是什么樣的,它應依據組織的規模和環境管理工作的復雜程度來定,在進行文件編寫的時候,首先就應確定體系文件的結構,即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關系是怎樣的.
許多企業在建立ISO14001環境管理體系之前已建立了ISO9001質量體系,那么將ISO14001環境管理體系文件納入企業質量體系或全面管理體系文件中,是不是可以呢？ISO14001標準中并沒有反對我們這樣做,這樣也確實存在一定的優點,可保持企業管理體系的完整性和結構化,保證文件管理的統一,確保職責的明確并減少重復,但我們也應該看到,環境管理體系是一個相對獨立的體系,在我國整體環境管理水平又比較低,為了便于管理、重點突出和方便內部和外部審核,我們建議大中型企業特別是在ISO14001環境管理體系建立初期形成獨立的環境管理體系文件.
ISO14001體系文件的結構可以參照ISO9000族的有關標準,將其分為ISO14001手冊、ISO14001程序文件、ISO14001作業指導書和ISO14001記錄四級.
組織可以依據其規模,管理職能設置以及環境管理工作的復雜程度來確定適合其的環境管理體系文件的結構.
例如對于一個小型企業,職能設置相對簡單,環境因素較少且環境管理工作復雜程度不高,即可根據需要將手冊和程序文件合并或將程序文件和作業指導書合并,這樣可以更加方便管理,而對于大型的企業集團,例如雖是集中一貫制管理,但部門龐大機構設置繁雜,或集團下設多個分公司并謀求統一認證,其環境管理體系文件可以設置多級結構,例如程序文件便可分為公司一級和部門一級,在這方面已通過認證的寶鋼集團、科龍集團、上海大眾汽車有限公司等均進行了有益的探索和嘗試.
ISO14001環境管理體系文件結構化設置的每一層次均應發揮其各自的功能和作用.
ISO14001環境管理手冊是用來闡明組織的ISO14001環境方針,提供ISO14001重大環境因素、ISO14001目標指標方案、適用法律法規,明確環境管理組織機構與職責,簡要描述17個體系要素和它們之間的相互關系,是組織環境管理體系的高度概況,為環境管理工作提供指南及綱領,使得體系保持相對穩定性.將其提供給中高層管理者可以明確體系概貌、各部門的職責及相互關系,以便統一分工及協調管理;將其用于ISO14001內部審核或外部審核,可以使審核人員抓住體系的要旨和脈絡;手冊還為體系文件提供總體的指南及索引;部分企業也將手冊提供給相關方,向社會宣傳企業的環境管理工作及業績.
ISO14001程序文件應包含環境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內容,可以是環境管理體系的一個要素（如信息交流程序）或要素中的一個部分（如環境因素識別程序）或幾個環境管理體系要素相互關聯的一組活動（如廢棄物管理程序）,為其規定控制要點,使體系中該方面的活動處于程序化、文件化的受控狀態,這就避免了由于缺乏文件化管理而造成的經驗主義,偶然得失,使得要做的工作具體而明確,程序文件可以看作是企業內部強制執行的法規性文件,程序文件是手冊的支持性文件.
ISO14001作業指導書側重于對操作性崗位或某一局部活動的規定,可以分為管理操作式和崗位工藝流程分解式,它是對程序文件的展開、補充及細化,一個程序文件可以有若干個作業指導書來支持.
ISO14001記錄為環境管理體系提供見證性和可追溯性.
以上各級文件應給出相應下級文件的路徑來,比如手冊應給出程序文件的路徑,程序文件應給出相應作業指導書的路徑,手冊、程序文件、作業指導書可以分別給出記錄的路徑.
ISO14001環境管理體系的文件化在體系的建立、運行和保持中起著舉足輕重的作用,這就要求組織在環境管理體系建立之初即對文件編寫工作給予足夠的重視,體系運行和維護階段不斷完善文件以適應變化的條件并履行持續改進的承諾,同時記錄下來體系實施和運行的重要信息,為ISO14001環境管理體系的運行提供依據和見證.
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