ISO50430認(rèn)證-文件和資料控制程序

ISO50430認(rèn)證-文件和資料控制程序：

1.0 目的

確保質(zhì)量管理體系所使用的文件為有效文件，并能處理迅速﹑暢順流通﹑正確應(yīng)用及妥善管理。

2.0 范圍

適用于本公司有關(guān)ISO9001、GB/T50430質(zhì)量管理體系的所有文件的制定、修訂、批核、分發(fā)、回收、銷毀等管理過程。

3.0 定 義

3.1文件：信息及其承載媒體。

3.2程序文件：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)或過程所規(guī)定的途徑的描述文件。

4.0 職 責(zé)

4.1總經(jīng)理:負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件的批準(zhǔn)。

4.2管理者代表：負(fù)責(zé)三級(jí)文件的批準(zhǔn)；

4.3行政部：負(fù)責(zé)本公司質(zhì)量體系文件登記、發(fā)放、回收和日常管理。

5.0 程 序

5.1若文件中沒有特別規(guī)定，一般情況下文件的批準(zhǔn)的權(quán)限如下表所示：

5.2本公司文件類別

5.2.1一階文件：質(zhì)量手冊(cè)；

5.2.2二階文件：程序文件，包括文件管理程序等ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要素所含的各項(xiàng)程序；

管理制度，GB/T50430要求的管理制度

5.2.3三階文件：工作規(guī)范，包括50430要求的制度、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文件（含客戶圖紙、標(biāo)準(zhǔn)等）在作業(yè)過程中使用的文件資料；

5.2.4四階文件：相關(guān)表單，用以收集、傳遞信息，目的在于控制作業(yè)流程，或提供 作業(yè)和證明其結(jié)果符合規(guī)定要求的固定格式；記錄性文件，用于管理評(píng)審記錄，持續(xù)改善的決策記錄等。記錄性文件的控制參見《質(zhì)量記錄控制程序》進(jìn)行。

5.3文件的格式

由相關(guān)部門的承辦人編制文件,其內(nèi)容可參考如下格式：

1）目的：指出此文件運(yùn)行時(shí)所應(yīng)達(dá)到的效果、目標(biāo)；

2）范圍：指出此文件適用的場(chǎng)所、范圍；

3）定義：指出此文件中出現(xiàn)的專用名詞的內(nèi)涵和外延；

4）職責(zé)：指出此文件運(yùn)行時(shí)的職責(zé)劃分；

5）程序：詳細(xì)列出為達(dá)到所需目的而進(jìn)行的作業(yè)過程和步驟；

6）記錄：由本程序引出的表單。

7）支持性文件：由本程序引出的作業(yè)指導(dǎo)書等三階文件或相關(guān)體系文件。

8）附錄：

5.4文件編制﹑修訂﹑作廢作業(yè)

5.4.1文件的編制作業(yè)

文件由相關(guān)部門承辦人進(jìn)行編制，編制完成后填寫《文件分發(fā)/回收記錄表》，列明需要分發(fā)文件的部門及數(shù)量，根據(jù)5.1文件批準(zhǔn)權(quán)限交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)發(fā)放的文件交行政部按相關(guān)規(guī)定和程序完成文件的登記、發(fā)放、回收和日常管理作業(yè)。

5.4.2文件的修訂作業(yè)

各類質(zhì)量文件在實(shí)際作業(yè)中，若有不合現(xiàn)狀的內(nèi)容須修改或新表格改動(dòng)/廢止，由發(fā)現(xiàn)部門或相關(guān)部門填寫《文件申請(qǐng)表》，提出修訂原因，交原編制部門研究修改。修訂完成的文件，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后交行政部完成文件登記、發(fā)放、回收和日常管理作業(yè)。

5.4.3文件的作廢作業(yè)

文件作廢的申請(qǐng)﹑批準(zhǔn)等作業(yè)同文件的修訂作業(yè)。但文件作廢后，原文件編號(hào)不可再重復(fù)使用。

5.4.4每次修改/作廢工作完成后，將《文件申請(qǐng)表》與新版本文件原件放在一起，以便跟蹤文件的修改/作廢狀態(tài)。

5.5文件編碼體系

5.5.1文件編碼體系

XMYL—XX-001

XMYL—公司簡(jiǎn)稱（新茂園林）

XX—文件類別

001—順序號(hào)

5.5.1.1 文件類別：

文件類別由二位大寫的英文字母表示，具體區(qū)分如下。其余文件類別由各部門自行編制。

QM–質(zhì)量手冊(cè) QP–程序文件QS–管理制度 WI–工作細(xì)則/文件 QR–表單

5.5.1.2文件順序號(hào)

文件順序號(hào)由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，自001起編序。文件順序號(hào)可以不連續(xù)，但同類文件中其順序號(hào)不得重復(fù)。

5.5.2質(zhì)量管理體系管理類表單的編碼按《質(zhì)量記錄控制程序》執(zhí)行。

5.5.3行政部對(duì)各部門的文件編號(hào)應(yīng)以《文件受控一覽表》列表管理,防止有重復(fù)或誤用的情形。

5.6版本

5.6.1文件和相關(guān)表單的版本號(hào)以A/0表示，修訂后依次為A/1，A/2等，當(dāng)改版到A5時(shí)下一次改版則變?yōu)锽/0以此類推。

5.6.2外來文件版本的更新由行政部向原編制發(fā)行部門或代理發(fā)行部門協(xié)調(diào)核對(duì)（至少每年一次），適時(shí)取得新版。并以《文件受控一覽表》更新記錄。

5.7文件分發(fā)﹑回收作業(yè)

5.7.1由行政部按照《文件分發(fā)/回收登記表》發(fā)放文件；

5.7.2文件原件保留于行政部，加蓋原件章（蓋于文件背面）；

5.7.3凡受控文件副本均需加蓋發(fā)行文件章，作廢文件蓋作廢章，非受控文件不蓋駛章；凡受控文件章是復(fù)印的文件均視為非受控文件；

5.7.4 作廢的受控文件由行政部按照《文件分發(fā)/回收登記表》的名單收回，若無法收回的必須在原文件是加蓋作廢文件章，非受控文件無需收回；

5.7.5受控文件對(duì)外的分發(fā)，應(yīng)由適當(dāng)?shù)膶?duì)外部門代簽收，轉(zhuǎn)交行政部分發(fā)時(shí)應(yīng)加蓋紅色受控文件章，并以《文件分發(fā)/回收記錄表》記錄。

5.8文件的補(bǔ)發(fā)

因文件破損、遺失或其他原因需要申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，由申請(qǐng)部門填寫《文件申請(qǐng)表》，經(jīng)原文件審批人批準(zhǔn)后，由行政部辦理文件補(bǔ)發(fā)手續(xù)。

5.9 文件保存﹑銷毀作業(yè)

5.9.1 文件保存

5.9.1.1經(jīng)頒布發(fā)行的質(zhì)量手冊(cè)﹑程序文件﹑作業(yè)規(guī)范、各式相關(guān)表單的原稿及外來文件等均由行政部列帳保管。

5.9.1.2各類質(zhì)量文件（一﹑二﹑三階文件）的保存，由部門負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)，質(zhì)量記錄文件則按《質(zhì)量記錄控制程序》規(guī)定保存。

5.9.1.3 舊版及作廢的文件回收時(shí)，行政部須注記回收情況，并在《文件分發(fā)/回收記錄表》的回收欄上記錄；任何部門均不得保留舊版的正式文件（加蓋紅色受控章者），但行政部則須對(duì)歷次版本編制及修訂的原件（加蓋“原件”章）蓋“作廢”章，并與有效文件分開保存。

5.9.2 作廢文件處理

5.9.2.1 由各部門回收的所有舊版及作廢文件，須由行政部加蓋 “作廢”后處理或直接銷毀（行政部?jī)H需保留各版本的原版文件）。

5.9.2.2已逾保存期限的記錄﹑資料等，可由各類記錄的保管部門自行處理或銷毀。

5.10外來文件的控制

凡各部門因工作需要，將外來文件列為質(zhì)量體系運(yùn)作的依據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，為正確地使用文件滿足要求，需要對(duì)此類文件進(jìn)行控制，如：規(guī)范、工業(yè)/國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等。

5.10.1公司使用的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等文件，由行政部將文件列入《外來文件一覽表》中。

5.10.2行政部及項(xiàng)目部在收到外來文件，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)并編號(hào)，準(zhǔn)確無誤后，交管理者代表審批；

5.10.3外來文件的發(fā)放、回收、保存、銷毀按5.7、5.8、5.9執(zhí)行。

5.10.4外來文件編號(hào)

5.10.4.1若外來文件有編號(hào)登記，則使用外來文件的文件編號(hào)；

5.10.4.2若外來文件沒有編號(hào)登記時(shí)，由總工室進(jìn)行編號(hào)，并在文件首頁的右上角標(biāo)注文件編號(hào)。

5.10.6電子文檔的保存管理:

5.10.6.1文件、表單發(fā)行后，各編寫部門將電子版文件交由行政部存檔，各編寫部門不保存電子文件。

5.10.6.2當(dāng)文件、表單需要修改時(shí)，編寫部門從行政部取得電子文檔后修改。

5.10.6.3行政部保存電子文檔時(shí)應(yīng)設(shè)立文件夾進(jìn)行歸檔管理，一級(jí)目錄共分為質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件、四級(jí)文件四個(gè)文件夾。

5.10.6.4為確保電子文檔的安全性，不被誤改等，體系文件應(yīng)保持密碼，或存放在特定的電腦中，為電腦開機(jī)設(shè)置特定的密碼。

5.10.6.5行政部應(yīng)將文件進(jìn)行備份，以防因電腦、存儲(chǔ)硬件損壞而造成文件丟失、損壞。

6.0 質(zhì)量記錄

6.1《文件受控一覽表》

6.2《文件分發(fā)回收記錄表》

6.3《文件申請(qǐng)表》

6.4《外來文件一覽表》

7.0 支持性文件

《檔案管理制度》

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