ISO14001認證關于溝通的要求
ISO14001認證關于溝通的要求
1.總則
1.1目的
此程序的目的在于通過對本公司環境溝通的程序和管理方法進行規定，使公司的環境信息和活動適當地傳達給公司內外的有關人員，并得到適當的理解。
1.2適用范圍
此程序適用于公司內部及與外部的環境溝通的程序、方法和管理。
1.3程序的起草、修改、審核、批準
此程序的起草、修改與由ISO14001推進小組相關人員作成，經環境管理者代表審核，由總經理批準后實施。
1.4主要職責部門：各部門、ISO14001推進小組
2.內部溝通
2.1關于法律上及其它要求事項的獲取與溝通見“環境法律法規獲取程序”。
2.2一般環境信息
2.2.1為使員工對環境管理活動的重要性和意義有認識，并付諸自覺行動，ISO14001推進小組在ISO14001宣傳欄宣傳環保知識,各部門采取早會等方式對必要的信息進行傳達，特別注意傳達產品禁止物質要求。
2.2.2經營人（最高管理者）、環境管理者代表對環境管理體系的指示與要求及其它重要決定，由ISO14001推進小組通過文 件、環境信息處理表等形式進行逐級傳達。
2.2.3員工對環境管理體系的意見、要求及建議，可向部門EMS責任者反映，EMS責任者確認后，以環境信息處理表的形式向ISO14001推進小組提出，由ISO14001推進小組向環境管理者代表匯報、聽取指示，給予答復。
2.2.4在環境管理體系運行活動中，各部門有行之有效的管理方法、管理措施或遇到問題需其它部門給予協助的，由部門EMS責任者以聯絡票的形式向其它部門進行傳達。
2.2.5各部門目標、指標完成情況，按ISO14001推進小組聯絡，記入“年度管理評審報告”中，交ISO14001推進小組，ISO14001推進小組再總結全公司目標、指標完成情況，作成“年度管理評審報告”，報告環境管理者代表，經總經理取得認可后，復印件作為溝通資料分發給各部門，以使各部門了解公司目標、指標完成情況。
2.2.6不符合項匯總、不符合項報告單、審核報告書、管理評審報告，原件在ISO14001推進小組保管,復印件作為溝通資料由ISO14001推進小組向各部門分發，使各部門了解公司環境管理體系運作情況。
注：不符合項匯總，分發給參加審核的部門；不符合項報告單，分發給相關部門。
2.2.7部門責任者在日常監控時，應認真填寫各種點檢記錄，如發現問題又無法正確判斷時，可與ISO14001推進小組取得聯系，以便問題的解決。
上述活動中產生的環境信息處理單等作為信息交流資料原件在ISO推進小組保管，復印件分發給相關部門，由相關部門進行保管，復印件保管期限為1年。
3.外部溝通
3.1溝通的窗口
3.1.1 ISO14001推進小組作為公司對外環境溝通的窗口。
3.1.2為使來訪者也有所了解，在公司保安室將(3.1.1)的內容展示出來，包括產品禁止物質要求。
3.1.3 ISO14001推進小組時刻掌握與公司的環境管理有關的方案和實際進展等情況，并將反映這些情況的資料時刻備齊，作為用于公開的資料長期保存，以便外部相關方要求公開這些資料時馬上可以滿足其要求。
3.2針對外部相關方的詢問、要求和投訴（以下稱詢問等）的處理方法。
3.2.1接待者確認對方的姓名、詢問內容和聯系方法，告訴對方受理部門為ISO14001推進小組，并親自或委托他人將對方送到ISO14001推進小組。
3.2.2在處理與外部相關方之間的問題時，努力保證公司的環境管理活動被正確理解，并保證有良好的溝通。
3.2.3ISO14001推進小組認為在上述3.1.3中的常備資料范圍內可以答復時,立即予以答復。
3.2.4ISO14001推進小組認為在上述3.1.3的范圍內不能充分答復,或認為是屬于不應答復的涉及重 要環境問題的信息時，與環境管理者代表進行協商，就溝通程序進行研究,根據其結果進行處理。
3.2.5上述與外部進行的溝通全部記錄在“環境信息處理表”中，在取得環境管理者代表的認可后，進行保管。
3.3與ISO14001審核機構的溝通
向ISO14001審核機構傳達本公司的信息,讓他們隨時了解我們是按照持續改善的承諾和環保法規的要求來開展環境管理工作的。
3.4客戶、供應商、廢棄物處理公司等機構的溝通，見“供方管理程序”。
4.相關記錄
年度環境管理報告 （EMP0501）
環境信息處理表 （EMP0502）
5.相關文件
環境法律法規獲取程序 (EMP-2)
供方管理程序 (EMP-16)
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