管理體系文件不僅是申請認證組織需要編制的文件，也是認證機構為確保機構體系有效運行，依據國家相關認證實施規則、認可準則、認可規范、標準等文件要求，結合機構自身的管理體系實際運行情況制定并需要控制和保持的信息及其載體，包括文件和記錄。本文就認證機構中所涉及的管理體系文件的構建并確保持續有效性的應用情況進行探討。
一、管理體系文件制定的原則和依據
管理體系文件制定的原則主要依據國家認監委對認證機構制定的相關管理體系認證實施規則及管理辦法，并結合中國合格評定國家認可委員會對認證機構制定的相關管理體系認可規則、認可規范、實施指南、認可方案、相關機構要求等，以及中國認證認可協會制定的相關認證審核活動的人員注冊準則、行業自律公約、管理規范、實施辦法等，同時根據國際認可論壇(IAF)實施的多場所組織的管理體系審核與認證、已認可的管理體系認證的轉換、信息和通信技術(ICT)在審核中應用等文件和相關行業專項認證要求及規范等相關認證認可文件為原則和依據，來制定符合認證機構相關的管理體系文件。
二、管理體系文件的分類、定義
通常情況下，認證機構內的管理體系文件包括：管理手冊、程序文件、公開文件 、支持性文件、專業審核作業指導書以及各類記錄表格文件。
（一）管理手冊
管理手冊是管理體系的表征，是對機構的管理體系運作進行表述、闡述及指導管理體系實際運作的主要文件，它涵蓋了認證機構的管理方針、承諾、組織機構、過程關系及接口職責等方面的內容，是機構內全體員工從事管理體系活動都必須遵守的基本依據和行為準則，同時也是認證機構管理體系文件中最高級別的綱領性文件。
（二）程序文件
程序文件是指針對管理體系審核活動的每一個過程進行獨立編制的規范要求，以確保審核過程和審核結果符合認證機構要求的文件 ，是管理手冊的補充性支持文件，同時也是機構內全體員工進行審核管理活動的具體依據性文件。它可單獨編制成冊，也可與管理手冊一起融合編制成冊。
（三）支持性文件
支持性文件是依據程序文件的規定，對機構審核管理流程中的過程進行分解描述，以引導支持各個審核流程中的具體支撐指引性文件，主要包括：《工作規則》《評價準則》《工作指南》《實施規范》《管理規定》《能力要求》等文件。
（四）公開文件
公開文件是指認證機構根據相關文件規定的要求，編制并進行對外公示的告知性文件。同時通過認證機構官方網站對外進行發布，主要起到公開、透明、提前告知的公開指引性管理體系文件。
（五）表格文件
表格文件指在管理體系認證活動中需要使用的表格文件，它是記載和證實管理體系活動及結果信息的文件，即管理類表格文件和審核類表格文件的空白記錄表格，可作為需要保持的文件。當在審核活動中，記錄表格中填寫了相關信息和審核數據，表格就成了記錄，隨機就轉化成了文件，也就是形成證據后需要保留的文件，它是審核管理活動中必不可少的審核證據文件，且是需要長期保留的證據性文件。
（六）專業審核作業指導書
專業審核作業指導書指在各個領域內的，以專業小類代碼為標識的專業性強且具有很強的操作性和指導性的專業性補充管理體系文件。
三、管理體系文件的有效控制
就上述六類管理體系文件的控制進行統一歸口管理，根據機構相關文件控制程序的規定進行統一辦理審批手續，按照發放范圍進行統一發放并做好管理體系文件的發放簽收記錄工作，最后將發放辦理完結后的管理體系文件進行存檔管理，以確保管理體系文件的制修訂情況、備案情況、可追溯性及使用最新有效性文件的及時性，避免使用作廢文件的情況發生。
針對認證機構內所管轄的各個分支辦事機構，要實行集中統一文件管理，統一文件使用版本，且與認證機構總部保持高度一致，以便在開展各項審核活動中使用最新有效版本的管理體系文件，以確保管理體系文件控制有效。
針對機構內的所有審核員用表，進行統一發放，統一使用審核用最新文件表格，以便統一規范使用文件并規范審核檔案材料的管理，確保審核表格最新有效。
結合認證機構的官方網站，確保各類管理體系用表格及文件的最新有效性，做到公開、告知、透明。
由此可見，認證機構的文件化信息與相關管理體系標準要求相結合，分別融入機構管理體系文件的各個章節中;如果相關管理體系發生重大版本變更，以及國家認監委頒布的相關認證實施規則、標準及相關認可文件發生變更時，抑或相關管理體系進行標準轉版等相關要求進行更改時，都要對相應的管理體系文件所涉及的相關內容進行及時制修訂工作并根據機構文件控制程序進行管理控制，以便使機構的審核活動符合國家相關標準要求，促進認證機構的管理體系文件與國家相關要求保持高度一致，同時確保認證機構規范運作以及審核管理活動持續有效。
四、管理體系文件在認證機構中的積極作用
（一）支撐指引作用
支撐指引作用是指管理體系文件對機構和員工的行為起到支撐、指引的作用，通過規定機構、員工的權利和義務來確定合理正當的行為方式，指引員工的工作行為，即在其規定的范圍內從事崗位相關的職責和權限并指引員工按相關程序進行操作，且應知曉哪些可以做，哪些不能做，使其充分認識到崗位的重要性并為實現機構的共同目標付諸行動。
（二）評價作用
評價作用是指對管理體系文件化信息具有判斷、衡量機構行為是否符合標準規范程序的作用，結合管理體系標準要求對組織的文件化信息進行符合性評價。同時也是對機構的實際運行期間結合標準要求的實施情況進行整體文件符合性評價，從而為進一步開展現場審核活動提供有力保障。
（三）強制作用
強制作用是指管理體系文件化信息對機構及員工的行為具有強制性管理作用，主要通過文件化信息的規定直接體現出來，同時它還可以作為一種依據手段發揮其作用，增強機構及員工行為規范意識，使其知曉組織的方針、目標、業務過程、風險思維，以及讓員工知曉在機構控制下的行為方式的重要性等信息貫穿整個機構的業務運作過程，可以說體現了一定的強制性實施的作用。
（四）管理作用
管理作用是指對管理體系文件化信息進行規范，以促進機構持續、健康、穩定、協調其發展的根本保障。它不僅明確規定了機構的設置、職責、權限、義務，以及各部門、各過程、各層次間的關系，還規定了機構的經營基本理念和要求，為機構的發展提供了多元文化依據，也為審核過程、活動控制過程提供重要依據;另外，管理體系文件化信息是一個動態化的信息管理過程，加強對文件化信息的編審建設，將會提高對機構的統籌規劃、組織協調、統一管理、監督和指導機構的各項工作的向前發展，為機構的業務運作過程提供了積極有利的管理作用。
結語
綜上所述，文件化信息是認證機構提升自身能力建設的一個重要體現，即隨時保持與國家標準、認證實施規則、法律法規等相關要求相呼應，如何將文件化信息真正融入機構的實際運作過程中，避免“兩張皮”現象，應成為認證機構永恒不斷的追求，并以此為指引，不斷實現持續改進，促進和提升機構的運作管理水平。
總而言之，管理體系文件的符合性和有效性是認證機構管理體系正常運行和不斷改進的根本保證，是管理體系運行的指南。認證機構形成的管理體系文件，可以說也是機構合規性文化的重要組成部分，是機構長期傳承、沉淀出來的以規則為導向的行為規范、思維方式和價值觀的總和，同時也是機構風險思維管理的第一道防線，認證機構要隨時關注國家認監委、中國合格評定國家認可委員會、中國認證認可協會、IAF國際認可論壇、行業規范等相關文件要求，以持續構建、實施、保持和改進機構內的管理體系文件的最新有效性，使機構在認證審核活動中“編有所依、審以致用，行穩致遠”。
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