銅板廠OHSAS18001:記錄管理程序
1.目的
對職業(yè)健康安全管理體系(OHSMS)運行情況予以記錄并進行有效管理,為體系有效運行提供可追溯性證據(jù),特制定本程序.
2.適用范圍
本程序適用于銅板帶廠職業(yè)健康安全管理體系運行活動中所有記錄的控制和管理.
3.職責(zé)
3.1生產(chǎn)安保科為OHS記錄的歸口管理部門,負責(zé)組織、指導(dǎo)各單位記錄的控制和管理工作.
3.2各車間、科室負責(zé)本單位范圍內(nèi)OHS記錄的收集、編目、保管、檢查、評審、銷毀和管理.
4.工作程序
4.1記錄的設(shè)置
各單位結(jié)合實際工作,編制相關(guān)OHS的記錄樣本,并上報生產(chǎn)安保科備案.
4.1.1記錄名稱:簡短反映記錄對象；
4.1.2記錄編碼:執(zhí)行《文件與資料管理程序》的記錄編碼；
4.1.3記錄順序號:記錄的頁碼；
4.1.4記錄內(nèi)容:按記錄對象要求,確定記錄內(nèi)容；
4.1.5記錄人員；
4.1.6記錄時間:按活動時間填寫,應(yīng)注明年、月、日；
4.1.7記錄單位名稱；
4.1.8保存期限和保存部門；
4.1.9保密級別.
4.2記錄的填寫要求
4.2.1記錄可以采用書面和電子媒體,如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介；
4.2.2記錄填寫必須使用鋼筆或圓珠筆,填寫應(yīng)當(dāng)及時,內(nèi)容真實完整,字跡清晰,當(dāng)筆誤時,應(yīng)由記錄人或授權(quán)人按《文件和資料管理程序》執(zhí)行；
4.2.3記錄必須用規(guī)定的文字符號和標(biāo)準(zhǔn)單位；
4.2.4具有永久性保存價值的OHS記錄必須用碳素筆填寫；
4.2.5記錄中要求的簽字或蓋章必須是全名,并注明日期,一般不許代簽；
4.2.6記錄要可追溯相關(guān)的活動.
4.3記錄的收集
4.3.1記錄由各單位按日、月、季、年或某項活動結(jié)束后進行收集并交記錄管理人員；
4.3.2記錄應(yīng)及時按記錄形成的時間、規(guī)律和有機聯(lián)系進行分類、整理；
4.4記錄的編目
4.4.1記錄按《文件和資料管理程序》中關(guān)于記錄的編碼方式統(tǒng)一進行編目；
4.4.2編目的內(nèi)容:記錄名稱（題目）、記錄單位（責(zé)任者）、編號、保管期限、編制日期、保密級別、并編制案卷號、填寫封面；
4.4.3歸檔記錄的裝訂、編目,由形成單位或部門負責(zé)；
4.4.4其它記錄,各單位按時裝訂成冊,進行編目,自行保存,以備查閱.
4.5記錄的管理
4.5.1各部門應(yīng)明確記錄的保管人員和適宜的保存地點,對其保存的環(huán)境要經(jīng)常檢查,確保記錄保存良好,避免損壞、變質(zhì)或遺失；
4.5.2建立《記錄清單》和索引,并上報安全環(huán)保部,以便于查閱；
4.5.3安全環(huán)保部將各單位、部門所有與OHS管理體系有關(guān)的記錄匯總,并編制OHS體系《記錄清單》和索引；
4.5.4計算機內(nèi)的記錄,要有備份,為防止原始記錄丟失必須設(shè)置計算機病毒防火墻.各種電子媒體記錄不得隨意復(fù)制、拷貝.如需復(fù)制、拷貝須經(jīng)該單位領(lǐng)導(dǎo)同意.
4.5.5具有法律效力的記錄需長期保存.
4.6記錄的查閱、借閱
經(jīng)記錄保存部門負責(zé)人同意,可在記錄保存部門查閱所需記錄,如需借閱時,應(yīng)填寫《記錄借閱登記表》經(jīng)雙方負責(zé)人同意、登記并限期歸還.
4.7記錄的處置
凡超過保存期的記錄,由責(zé)任部門記錄管理人員填寫《記錄處置審批表》,經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后,按《文件和資料管理程序》統(tǒng)一處置,并填寫《記錄銷毀登記表》.
4.8生產(chǎn)安保科將定期、不定期對OHS相關(guān)記錄的管理進行監(jiān)督檢查.發(fā)現(xiàn)不符合項按《不符合糾正與預(yù)防措施管理程序》執(zhí)行.
5.相關(guān)文件
5.1《協(xié)商與信息交流管理程序》
5.2《文件和資料管理程序》
5.3《不符合糾正與預(yù)防措施管理程序》
6.記錄
6.1《記錄清單》
6.2《記錄借閱登記表》
6.3《記錄處置審批表》
6.4《記錄銷毀登記表》.
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