銅板廠OHSAS18001:記錄管理程序
1.目的
對職業健康安全管理體系(OHSMS)運行情況予以記錄并進行有效管理,為體系有效運行提供可追溯性證據,特制定本程序.
2.適用范圍
本程序適用于銅板帶廠職業健康安全管理體系運行活動中所有記錄的控制和管理.
3.職責
3.1生產安保科為OHS記錄的歸口管理部門,負責組織、指導各單位記錄的控制和管理工作.
3.2各車間、科室負責本單位范圍內OHS記錄的收集、編目、保管、檢查、評審、銷毀和管理.
4.工作程序
4.1記錄的設置
各單位結合實際工作,編制相關OHS的記錄樣本,并上報生產安保科備案.
4.1.1記錄名稱:簡短反映記錄對象；
4.1.2記錄編碼:執行《文件與資料管理程序》的記錄編碼；
4.1.3記錄順序號:記錄的頁碼；
4.1.4記錄內容:按記錄對象要求,確定記錄內容；
4.1.5記錄人員；
4.1.6記錄時間:按活動時間填寫,應注明年、月、日；
4.1.7記錄單位名稱；
4.1.8保存期限和保存部門；
4.1.9保密級別.
4.2記錄的填寫要求
4.2.1記錄可以采用書面和電子媒體,如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介；
4.2.2記錄填寫必須使用鋼筆或圓珠筆,填寫應當及時,內容真實完整,字跡清晰,當筆誤時,應由記錄人或授權人按《文件和資料管理程序》執行；
4.2.3記錄必須用規定的文字符號和標準單位；
4.2.4具有永久性保存價值的OHS記錄必須用碳素筆填寫；
4.2.5記錄中要求的簽字或蓋章必須是全名,并注明日期,一般不許代簽；
4.2.6記錄要可追溯相關的活動.
4.3記錄的收集
4.3.1記錄由各單位按日、月、季、年或某項活動結束后進行收集并交記錄管理人員；
4.3.2記錄應及時按記錄形成的時間、規律和有機聯系進行分類、整理；
4.4記錄的編目
4.4.1記錄按《文件和資料管理程序》中關于記錄的編碼方式統一進行編目；
4.4.2編目的內容:記錄名稱（題目）、記錄單位（責任者）、編號、保管期限、編制日期、保密級別、并編制案卷號、填寫封面；
4.4.3歸檔記錄的裝訂、編目,由形成單位或部門負責；
4.4.4其它記錄,各單位按時裝訂成冊,進行編目,自行保存,以備查閱.
4.5記錄的管理
4.5.1各部門應明確記錄的保管人員和適宜的保存地點,對其保存的環境要經常檢查,確保記錄保存良好,避免損壞、變質或遺失；
4.5.2建立《記錄清單》和索引,并上報安全環保部,以便于查閱；
4.5.3安全環保部將各單位、部門所有與OHS管理體系有關的記錄匯總,并編制OHS體系《記錄清單》和索引；
4.5.4計算機內的記錄,要有備份,為防止原始記錄丟失必須設置計算機病毒防火墻.各種電子媒體記錄不得隨意復制、拷貝.如需復制、拷貝須經該單位領導同意.
4.5.5具有法律效力的記錄需長期保存.
4.6記錄的查閱、借閱
經記錄保存部門負責人同意,可在記錄保存部門查閱所需記錄,如需借閱時,應填寫《記錄借閱登記表》經雙方負責人同意、登記并限期歸還.
4.7記錄的處置
凡超過保存期的記錄,由責任部門記錄管理人員填寫《記錄處置審批表》,經部門負責人批準后,按《文件和資料管理程序》統一處置,并填寫《記錄銷毀登記表》.
4.8生產安保科將定期、不定期對OHS相關記錄的管理進行監督檢查.發現不符合項按《不符合糾正與預防措施管理程序》執行.
5.相關文件
5.1《協商與信息交流管理程序》
5.2《文件和資料管理程序》
5.3《不符合糾正與預防措施管理程序》
6.記錄
6.1《記錄清單》
6.2《記錄借閱登記表》
6.3《記錄處置審批表》
6.4《記錄銷毀登記表》.
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