質量?環境和職業健康安全管理體系整合的三個環節
一?體系整合的本意
所謂體系整合,就是企業將ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全管理體系的建立和運行有機結合?有機結合不是簡單疊加,而是在ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全管理體系三個體系標準要求的框架內,通過高效的接口處理,提高體系運行效率,達到事半功倍的目的?因此,體系整合的實質是在三個標準的框架內實施管理流程再造,注重的是內涵而非外在形式?
對于體系整合,目前流行的說法叫“三標一體化”?筆者認為,這一說法不夠準確?首先,三個標準是獨立的,雖然有一些共性的要求,但其結構和關注對象都有很大區別?其次,體系整合是建立整合型的管理體系,使管理體系更加協調,并非把ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全管理體系三個體系混為一體?第三,企業還有其他管理體系,如財務管理體系?監督保障體系等,相互之間都應建立起協調的接口關系?第四,從審核的角度講,需要對每個體系的做出獨立評價,而不是對三個管理體系或整個管理體系進行綜合評價?因此,保持ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全等管理體系三個體系的相對獨立,最大限度地實現資源共享,使體系得到高效?協調地運行,才是整合管理體系的本意?
二?體系整合應注意的三個環節
管理體系整合是一項非常復雜的系統性工作,涉及企業的各個職能和層次?整合工作應注意以下三個環節?
1?做好前期策劃
首先,應組成由體系主管部門牽頭?相關職能和層次人員參加的工作小組,對原有的管理體系進行評審,找出改進點,提出改進意見?
其次,明確新增內容(如在GB/T19001標準基礎上增加GB/T24001和/或GB/T28001標準的要求等)的管理職責和業務流程,由相關職能部門分別制定管理要求?
第三,由體系主管部門策劃整合管理體系的文件結構,經相關部門評審后組織實施?
2?合理確定整合型管理體系的文件結構
確定體系文件的結構應本著“適用?高效?方便”的原則?“適用”有兩個方面的含義:一是要覆蓋ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全管理體系三個標準的要求;二是符合企業的實際并與其慣例保持一致?“高效”指在滿足適用要求的前提下,文件的數量盡可能少,內容言簡意賅?“方便”主要指對關聯度大的事項應盡可能在同一文件中作出規定,以便于使用?如果確定需要引用相關文件,其接口要明確清晰?
通常情況下,體系文件可包括三個層次:手冊(含方針目標)?程序文件?作業指導文件?劃分文件層次的目的在于對文件實施分級?分層控制?爭論哪種文件屬于第幾層次文件并無實際意義?
2?不同層次的文件應采取不同的編寫方式
⑴手冊是ISO9000質量?ISO14000環境和OHSAS18000職業健康安全管理體系三個體系的綱領性文件,如果分別編制可體現出以下優點?
①便于與標準條款對應?雖然三個標準未要求手冊必須與標準條款對應,但對應標準條款進行描述比較清晰?如果將手冊合并編制,無論以哪個標準為主,其他標準都會被打亂,給使用帶來不便?
②有利于滿足不同相關方的需求?三個標準涉及的相關方不同,手冊的使用對象也不同,分別編制的手冊便于分別使用?例如,多數業主關心施工企業的質量管理體系,企業只需向其提供質量手冊即可,而不必提供其他手冊?女如,各政府主管部門的關注重點不同,分別編制的手冊可以在需要時分別向其提供?
③便于使用者了解每個體系的概況?對每個體系的相關過程分別描述,對每個體系的相關過程分別描述,對每個體系的相關程序分別引用,可以使體系清晰,易于理解?反之,容易引起對標準要求理解的混亂?
⑵共性程序文件整合編制并實現記錄表格共享?程序文件有的是標準的要求,有的是企業為了確保體系有效運行而自行補充的?無論哪種情況,只要各體系有共性的要求,就應對此進行整合,以覆蓋相關內容并實現文件共享?如標準要求的文件控制?記錄控制?內部審核?不合格/不符合控制?糾正和預防措施等程序都可以共享?企業自行補充的人力資源管理?檢測裝置控制?法律法規識別等程序也可以共享?在三個管理體系中,有許多記錄有共性要求,只需對原有記錄表格稍做修改,增加選項標識,即可達到共享目的?
⑶作業指導文件整合編制?作業現場有大量作業指導文件,如技術交底?專項方案?通用性指導書等?對于這些文件,除國家?行業或地方政府部門有特殊要求而需單獨編制外,都可以整合編制?
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