審核員如何把握ISO14001:2004的新要求
ISO14001:2004標準（以下簡稱新版標準）于2004年11月15日發布后,國際認可論壇（IAF）為了適應認證審核的需要,在與國際標準化組織（ISO）協商的基礎上,在（IAFGD4:2004IAF:關于獲得認可的認證從ISO14001:1996到ISO14001:2004的轉換計劃》中規定:到2006年5月15日,所有基于ISO14001:1996標準而頒發的證書將全部失效,新證書將全部基于新版標準.IAF還規定了兩個階段的轉化期:第一階段為準備期,時間為新版標準發布后6個月,組織可以自己決定采用新版標準或舊版標準.準備期也便于各個國家的標準組織將這個國際標準轉化為采用本國語言的國家標準.第二階段為轉換實施期,時間為準備期后的12個月,這期間所有的認證審核都要采用新版標準.對認證組織而言,這個階段主要是通過正常的監督審核確定組織對新版標準的符合性.中國認證機構國家認可委員會（CNAB）也在《CNAB—AG32:2005:認證機構實施依據新版GB／Y24001國家標準的環境管理體系認證的轉換指南》有類似規定.
2005年5月15日后的審核基于新版標準.對于開展認證審核的審核員,在新版標準的理解和審核把握上必須適度,否則要么對標準要求沒有充分覆蓋,要么對組織提出超出標準的要求,都不符合審核的原則.本文旨在探討審核員如何把握新版標準有變化的要求,對于標準原有要求不再涉及.
一、文件要求
基于ISO14001:1996的審核有一條不成文的規定,即凡是標準提出要有程序的地方,如果組織沒有相應的程序文件,可以開出不符合.現在,必須糾正這種認識了.新版標準及其資料性附錄A.4.4指出,文件不一定以手冊的方式存在.
新版標準對文件的要求可能對于有些審核員來說,覺得非常難以理解,有的認為無法審了.這樣的擔心是多余的.通觀新版標準的內容,并沒有弱化對文件的要求;新版標準所要求的形成文件的方面都體現在4.4.4中,為了與ISO9001:2000接軌,雖然新版標準文字量增加了不少,但實質要求增加不多,真正增加的是對體系范圍文件化的要求.
對于審核員來說,不用擔心審核時看不到程序文件,因為在新版標準A.4.4中說明了如何考慮是否將程序形成文件,其中列舉了將程序文件化的種種益處.當組織沒有任何程序文件時,面對審核將承擔巨大風險.審核員需要更加關注組織是否將體系范圍文件化,而不能再要求程序必須文件化了.
二、幾點值得注意的變化
1.法律法規要求:新版標準要求組織必須識別法律法規如何適用于組織,并增加了專門的條款要求組織識別法律法規的符合性.顯然,新版標準對法律法規的符合性更加重視了,審核員應高度重視組織對法律法規符合性承諾的實踐情況.
2.“環境績效”的定義從關注管理體系轉變為關注組織對其環境因素的管理,真正體現了引言中明確的標準的總目的:“支持環境保護和污染預防,協調它們與社會和經濟需求的關系.”審核員在考察環境績效方面應更加關注組織對環境因素的實際控制效果.
3.審核的過程方法:新版標準在引言“圖l——本國際標準的環境管理體系模式”的注中,特別增加了以下內容:“許多組織通過由過程組成的體系以及過程之間的相互作用對運行進行管理,這種方式稱為‘過程方法’.GB/T19001——2000提倡使用過程方法.由于PDCA可以應用于所有的過程,因此這兩種方式可以看作是兼容的.”這就是說,新版標準鼓勵組織采用過程方法建立、實施和保持環境管理體系.從過程的定義和環境因素的定義看,環境因素本身就是過程,而環境因素是環境管理體系的核心,管理體系就是圍繞環境因素展開的.
標準鼓勵組織采用過程方法建立、實施和保持環境管理體系,審核員也應該相應地采用過程方法審核.筆者呼吁,過程方法應該貫穿于整個審核過程中.現在,認證行業普遍強調增值審核,按照過程方法進行審核是增值審核的必由之徑.
三、標準條款審核的變化
4.1條款.要求組織確定環境管理體系的范圍并將其文件化,審核員必須查看組織文件化的管理體系范圍,明確哪些活動、服務和產品包含在范圍內.一般來說,這種文件化的范圍應在組織的環境管理體系手冊（如果有）中作出規定.審核員應考察組織建立的體系是否包含標準的所有要素并有效運行,審核結論應在對整個體系進行全面審核后作出.
4.2條款.方針必須傳達到所有為組織或代表組織工作的人員.審核員應關注這種傳達是否充分有效,是否傳達到了組織員工以外的人員,如承包方、分承包方、臨時雇員等.同時,亡注意這種傳達可以只傳達相關內容,或采用多種形式傳達而不是方針的文本,審核員不可機械要求．組織必須傳達方針文本.
4.3.1條款.審核員要確定組織是否有文件化的環境因素信息,環境因素識別程序是否覆蓋已規劃的或新的開發,新的或修改的活動、產品和服務.本條款的另一個變化是將識別“可望對其施加影響的環境因素”改為組織“能夠施加影響的環境因素”.由于變化太細微,其真正涵義并不確切,組織也很難區別.筆者認為,審核員只要把握組織是否識別可以施加影響的環境因素即可.
4.3.2條款.審核員應考察組織是否識別了與其環境因素相關的所有的法律法規要求和獲取途徑,而不僅包括直接適用的環境法律法規,如一些與環境因素相關的安全方面的法律法規.組織要確定法律法規和其他要求如何適用于他們的環境因素,即確定法律法規要求和其他要求與環境因素之間的關聯性.如果組織只是獲取了一些法律法規文本,但未明確文本的哪些內容適用于組織的哪些環境因素,在審核中不能接受.
審核員還要考察組織在建立、實施和保持環境管理體系時,以及建立方針、目標和指標、識別重大環境因素時,是否考慮法律法規和其他要求.
4.3.3條款.包含1996版標準4.3.3和4.3.4的要求,要求識別已規劃的或新的開發,新的或修改的活動、產品和服務中的環境因素要求放在4.3.1中.
審核員要考察組織確定的目標指標在可行時是否可測量,是否與方針中持續改進的承諾相一致.審核員如果發現組織的目標指標長期不變,需考察不變的原因,無正當理由應認為不符合.
4.4.1條款.審核員應考察組織提供的資源是否包括基礎設施,特別是對于那些必須有相應的環境設施才能實現對環境因素進行有效控制的場合.
組織要“確保資源的可得性”而不是“提供資源”.這意味著組織需要證明有應急計劃用于保證合格的人員可以滿足體系具體崗位的要求.新版標準將“提供”一詞改為“確保”,這一點對于人員流動性大的組織尤為重要.審核員不僅要考察組織資源的滿足情況,還要關注組織對潛在資源需求的滿足能力.
審核員應考察管理者代表向最高管理者匯報的內容是否包括改進的建議.
4.4.2條款.組織不僅要保證內部員工的能力,還要保證為其或代表其工作的人員的能力.審核員要注意考察非組織內部員工是否具有相應的能力.
確保人員滿足要求的手段不僅是培訓,也可以采取其他措施,如招聘等.審核員不能要求組織必須通過培訓保證人員的能力.
審核員要查看組織是否保持記錄用于證明可能引發重大環境影響的人員的能力（基于教育、培訓和經驗）.審核員應了解組織是否已對所有為其或代表其工作的人員引發重大環境影響的可能性及相應的能力需要進行了適當的評估.
4.4.3條款.審核員應考察組織是否已決定就其重大環境因素對外溝通,并查看其文件化的決定.如果組織決定對外溝通,審核員應進一步了解組織是否已建立和實施對外溝通的方法.
4.4.4條款.審核員應考察組織是否具有體系范圍的描述、文件和記錄,用于確保有效地策劃、運行和控制與重大環境因素有關的過程文件和記錄.
4.4.5條款.審核員應查看外來文件,如許可證是如何識別的,其分發是如何控制的.
組織是否進行了文件評審并在必要時進行了修訂,修訂后是否經過再批準.新版標準沒有現定評審要定期進行.
組織的文件變化及版次變更是否以“顯示修訂”、“文件修訂表”等方式加以識別.
4.4.6條款.基本無變化.
4.4.7條款.審核員應考查組織是否已確定對應急準備和響應程序進行定期評審,是否按程序要求進行了定期評審.
4.5.1條款.由于標準不再強調必須要有“以文件支持”的程序,審核員不能對是否有程序文件提出要求,而應考查組織是否保留了監視績效和適用的運行控制的文件化信息.
審核員應檢查組織是否對測量設備進行了校準或驗證.
4.5.2二條款.4.5.2.1是對法律法規的符合性檢查,與4.5.1一樣,也不強制要求有程序文件,但要求建立、實施、保持一個或多個程序,并需要保留定期評價法律法規符合性的結果的記錄.沒有強調必須是環境法律法規,只要是適用的法律法規即可,這與4.3.2的修改相呼應,如存在與組織重大環境因素相關的安全法律法規,也要評價其符合性.
4.5.2.2條款.要求組織對應遵守的其他要求進行符合性檢查,與法律法規的符合性檢查類似,組織可以結合與法律法規的符合性檢查進行.審核員首先應識別組織有哪些應遵守的其他要求,然后看組織是否進行了符合性的檢查.同樣要求組織對檢查的結果形成記錄.
審核員如果發現組織沒有開展法律法規及其他要求的符合性檢查,應開出不符合項.
4.5.3條款.審核員應注意把握組織識別、處理不符合和潛在不符合及評估采取的措施的有效性,全面考察組織滿足標準的情況.
4.5.4條款.標準不再在本條款中指出具體要保留的培訓、內審和管理評審的記錄,這些要求分別在各自條款中有要求.審核員要注意識別組織建立和保留這些記錄的職責分別屬于哪些部門,并在相應部門中注意考察.標準不再要求有確定的記錄保留期限規定,審核員應注意不能再強制要求組織規定記錄保留的時間.
4.5.5條款.審核員應考查組織有無策劃內部審核方案,這是組織容易忽略的.審核員可參考ISO19011標準有關審核方案的內容.
審核員應注意標準不再要求定期進行審核,而是按計劃的時間間隔開展審核.審核員可以依照組織內審程序中規定的審核頻率考察組織確定的時間間隔.
審核員要注意組織的內審程序不僅要規定“實施”和“報告”的職責和要求,還應該考慮“策劃”和“保持記錄”的職責和要求,不僅要對內審的范圍、頻率和方法作出規定,對內審準則也應作出規定.
審核員應注意考察組織如何保證參與審核的內審員的能力和公正性.對于中小組織而言,審核的獨立性可以通過內審員獨立于被審核活動體現,審核員不能強制要求組織的內審員不準審核自己部門的工作.
4.6條款.審核員應考查組織是否按計劃的時間進行管理評審.
審核員應考查組織管理評審的輸入輸出是否包括標準中規定的全部內容,因為1996版標準對管理評審的規定沒有使用輸人輸出的概念,也沒有規定評審輸入輸出的具體內容.
審核員應注意組織有無評審體系改進的機會,這是標準的新要求.
審核員應注意標準對管理評審的記錄要求只是針對管理評審的結果,而不是1996版標準規定的整個管理評審過程.
雖然新版標準的變化不大,但審核員需要深刻領會這些變化,并把握得恰如其分,從而在審核中充分體現標準的要求,避免出現不必要的尷尬.
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