烏魯木齊ISO9000認(rèn)證與組織結(jié)構(gòu)
1. 與組織相關(guān)的主要概念
1. 組織與組織結(jié)構(gòu)
1. 組織是指職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系得到安排的一組人員及設(shè)施（GB/T19000—ISO9000：2000）組織意味著一個正式的有意形成的職務(wù)結(jié)構(gòu)或職位結(jié)構(gòu)。
2. 組織結(jié)構(gòu)是指人員的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系的安排（GB/T11000—ISO9000：2000）將組織工作作為一種過程形式時，必須考慮下列的因素：
a. 組織結(jié)構(gòu)必須反映目標(biāo)和計劃，目標(biāo)和計劃是組織活動的目的
b. 組織結(jié)構(gòu)必須反映出組織管理可使用的權(quán)力的范圍
c. 組織結(jié)構(gòu)必須反映它的環(huán)境，并隨著環(huán)境的變化而變化
d. 組織中人員是基本要素，組織結(jié)構(gòu)中業(yè)務(wù)活動的劃分和權(quán)限的設(shè)置必須考慮人員的數(shù)量和習(xí)慣，這不是說組織的結(jié)構(gòu)的設(shè)計要圍繞著人，但配備什么樣的人是一個重要的考慮因素。
1. 分工
分工是指為達(dá)到所需的目標(biāo)，劃分任務(wù)和勞動的各種方式，對組織結(jié)構(gòu)設(shè)計時的分工形式，對工作效率及效果會產(chǎn)生影響，資本主義經(jīng)濟制度的始祖亞當(dāng)·斯密通過對大頭針制造過程的分工形象化地加以了說明：大頭針的制造過程包括下列步驟：金屬線拉長拉直 切斷 削尖 壓制標(biāo)準(zhǔn)頭
做頭 擺放 拋亮 包裝 ，如果由一個人來完成所有工序每天最多生產(chǎn)20多支，而如果10個人進行分工完成上述工作每天可以生產(chǎn)48000支，即每人每天生產(chǎn)4800支。
2. 工作、職位與部門
1. 工作（job）是由組織為達(dá)到目標(biāo)必須完成的若干任務(wù)組成。
2. 職位（posting）是一個人完成的任務(wù)和職責(zé)的集合。
3. 部門（Department）是指在一個組織中，一個管理人員有權(quán)執(zhí)行所規(guī)定的活動的一個明確區(qū)分的范圍、部分或分支機構(gòu)，如XX部 XX科 XX組 XX 分部等
1. 組織的管理層次和管理幅度
1. 層次與幅度的關(guān)系
管理幅度是指管理人員負(fù)責(zé)管理人員的數(shù)目，組織的管理層次與管理幅度是密切相關(guān)的，管理幅度越寬，層次就相應(yīng)減少，反之管理幅度越窄，層次會越多，如下圖：
圖3.1 管理幅度層級型組織 圖3.2 寬管理幅度偏平型組織
管理幅度與層次要根據(jù)企業(yè)的規(guī)模，企業(yè)產(chǎn)品的性質(zhì)及特點、工作的性質(zhì)等來決定，通常規(guī)模越大，層次可能會越多，一般中層管理的幅度建立是4—8人，而對簡單重復(fù)性工作的人員其管理幅度可以多達(dá)數(shù)十人至數(shù)百人。
2. 窄幅度層級組織與寬幅度偏平型組織的優(yōu)缺點
幅 度
優(yōu)缺點
窄 幅 度
寬 幅 度
優(yōu) 點
分工細(xì)，控制嚴(yán)
管理深入，指導(dǎo)性強
上下級較多時間溝通
充分授權(quán)
溝通效率高
信息傳遞快但準(zhǔn)確
管理費用低
利于員工的潛能發(fā)揮及發(fā)展
缺 點
管理多層次
跨部門溝通效率低
管理費用高
信息傳遞準(zhǔn)確性差
不能發(fā)揮員工的潛能
不利于職業(yè)發(fā)展
管理層人員素質(zhì)要求高
工作量大，負(fù)擔(dān)重
有失控的危險
1. 組織管理幅度的趨勢
通常影響管理幅度的因素有很多方面，除了與企業(yè)的規(guī)模、產(chǎn)品過程本身的復(fù)雜性及特點有關(guān)外，還包括下列一些因素：
1. 人的因素：如員工的知識結(jié)構(gòu)、技能、經(jīng)驗、培訓(xùn)等情況，對管理人員知識面越廣，能力越強，相應(yīng)管理幅度可以增加。
2. 管理技術(shù)的應(yīng)用：傳統(tǒng)的溝通方式及住處處理方式造成管理幅度不能太大，當(dāng)應(yīng)用了管理技術(shù)，如信息技術(shù)（IT）后，通過改變信息傳遞的方式從而促使管理幅度的改變。
3. 內(nèi)部管理體系：組織是否有明確的目標(biāo)、職責(zé)計劃及相應(yīng)的運作程序?qū)芾矸纫矔a(chǎn)生影響，當(dāng)內(nèi)部有一個良好運作的管理體系時，員工按所要求的明確的規(guī)則完成工作從而減少管理人員，提高管理幅度。
4. 職權(quán)的授予，上級給下級授權(quán)越多，減少上下級交往的頻率及時間，管理幅度可以增加。
近年來，隨著組織內(nèi)員工素質(zhì)的不斷提高，以及內(nèi)部管理體系的不斷完善，特別是信息技術(shù)的普遍運用，組織的管理層次越來越少，組織越來越精簡，越來越扁平化，如美國管理協(xié)會對100家公司所做的一項調(diào)查研究揭示，大型公司（超過5000人）總經(jīng)理管理幅度為1至14人不等，平均為9人，中型公司（500—5000人）總經(jīng)理管理寬度為3至17人，平均為7人，因此不應(yīng)片面假設(shè)一個普通運用的管理幅度。
現(xiàn)代西方企業(yè)的實踐表明，未來最成功的企業(yè)將屬于扁平型組織，管理幅度將加大，除特大型和超復(fù)雜型企業(yè)外，一般企業(yè)適宜的管理層次為3—5級。如擁有14萬員工的伊斯曼—柯達(dá)公司將其管理層由12層壓縮到4層，豐田公司從主席到一線主管之間只有5層。
1. 組織形式
組織的形式不是唯一的，應(yīng)根據(jù)企業(yè)的特點、產(chǎn)品的性質(zhì)選擇合適的企業(yè)形式，通常企業(yè)形式包括：按簡單人數(shù)劃分的形式、按時間劃分的形式、按職能劃分的形式、按地區(qū)或地域劃分的形式、按顧客劃分的形式、按產(chǎn)品流程劃分的形式、按產(chǎn)品劃分的形式以及矩陣形式的組織等。
最常見的組織形式包括按職能劃分的組織形式、按產(chǎn)品劃分的組織形式以及矩陣型組織形式。
1. 按職能劃分的組織形式及優(yōu)缺點：
1. 組織形式
按組織職能形式劃分的組織形式是按照所需完成相關(guān)工作的職能分工組成的單元構(gòu)成的組織，
以下為一典型的按職能劃分的組織形式
2. 按職能劃分組織的優(yōu)缺點：
優(yōu) 點
缺 點
專業(yè)化分工，技術(shù)專一
缺乏團隊協(xié)作
充分利用資源，避免重復(fù)勞動
缺少交流與溝通
易于發(fā)揮個人專長
局部利益
簡化培訓(xùn)
不利于員工全面發(fā)展
1. 按產(chǎn)品劃分的組織形式及優(yōu)缺點
1. 組織形式
按產(chǎn)品劃分的組織形式是按企業(yè)內(nèi)完成產(chǎn)品或產(chǎn)品系列所需的一些職能活動進行組合所形成的一種組織形式，是按職能分工的組織形式發(fā)展而來的，隨著企業(yè)的壯大以及管理人員的技能不斷提高，這類組織形式可以使管理人員在某一產(chǎn)品或產(chǎn)品系列的相關(guān)職能方面如設(shè)計采購、制造銷售等方面賦予更大的權(quán)限，現(xiàn)時的大企業(yè)的事業(yè)部體制及企業(yè)內(nèi)部的產(chǎn)品經(jīng)理體制就是典型的按產(chǎn)品劃分的組織形式。
2. 優(yōu)缺點：
優(yōu) 點
缺 點
關(guān)注總體效果及全局
對管理人員能力要求高
充分利用資源、技術(shù)及知識
不利于專一方向發(fā)展
利于職能間的協(xié)調(diào)
對成本控制較難
以利潤為中心
增強凝聚力
利于員工的全面發(fā)展
1. 矩陣組織形式
1. 組織形式
矩陣組織形式是在同一組織結(jié)構(gòu)中將按職能劃分部門及按產(chǎn)品劃分部門結(jié)合起來的一種組織形式，如信息技術(shù)公司內(nèi)部常見的除職能部門外還有一些項目小組，典型的矩陣組織如下圖：
2. 優(yōu)缺點：
優(yōu) 點
缺 點
專業(yè)化、職能化充分結(jié)合
組織中權(quán)限不易管理
充分利用人力資源
多部門人員參與，不易統(tǒng)一
最終目標(biāo)明確
需要部門之間的相互支持
責(zé)任明確
不易于績效管理
組織靈活，適應(yīng)性強
1. GB/T19001—ISO9000與組織結(jié)構(gòu)中的職責(zé)、權(quán)限
ISO9000標(biāo)準(zhǔn)中雖然并未對組織結(jié)構(gòu)的具體形式加以規(guī)定，組織采用哪種形式可以由組織自己決定，然而ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中對組織內(nèi)的職責(zé)和權(quán)限以及人力資源提出了要求。
GB/T19001—ISO9001：2000 5.5.1要求最高管理者應(yīng)確保組織內(nèi)的職責(zé)、權(quán)限得到規(guī)定和溝通，即組織應(yīng)明確規(guī)定各部門、各職位的職責(zé)和權(quán)限并以合適的方式加以溝通。5.5.2要求最高管理者應(yīng)指定一名管理者代表，其職責(zé)和權(quán)限包括：確保質(zhì)量管理體系所需的過程得到建立、實施和保持，向最高管理者報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績和任何改進的要求，確保在整個組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識。
GB/T19001—ISO9001：2000 資源管理中又對人力資源提出了要求，6.2.1要求基于適當(dāng)?shù)慕逃⑴嘤?xùn)、技能和經(jīng)驗，從事影響產(chǎn)品質(zhì)量工作的人員應(yīng)是能夠勝任的，除了明確按部門劃分的組織形式外，還應(yīng)同時考慮該職位制定職位關(guān)系，然后對每個職位的職責(zé)、權(quán)限加以規(guī)定，同時應(yīng)考慮該職位所需的教育、培訓(xùn)、技能和經(jīng)驗四個方面的要求，通常在工作說明書或職位說明書中加以規(guī)定。
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