如何理ISO9001認證體系方針及規則要求
前文已介紹過ISO9001認證體系最高管理者兩項工作，本文接著介紹另兩項工作，即制訂ISO9001認證體系方針并確定職責，詳細如下：
1.ISO9001認證體系方針與溝通
1.1 本條旨在確保制定符合組織戰略方向的質量方針,包括組織全面理解質量對其自身和顧客的意義。
質量方針是由組織最高管理者正式發布的組織在質量方面的宗旨和方向。針對ISO9001認證標準2015.5.2.1的a)至d),所制定的質量方針應:
a) 與組織相適應,并為其戰略方向提供支持;
b) 為建立目標提供框架(即質量方針中聲稱的有關內容應是可測量的);
c) 承諾組織將滿足適用的要求,如顧客要求或法律法規要求;
d) 承諾持續改進質量管理體系。
為了制定質量方針,可考慮諸如以下輸入:
———清晰地理解組織環境,包括管理體系的當前績效,以及有關相關方的需求和期望;
———組織基于其使命、愿景、指導原則和核心價值觀而形成的戰略方向;
———為使組織獲得成功,未來需要開展的改進的程度和類型;
———所期望的顧客滿意程度;
———達到預期結果所需的資源;
———有關相關方潛在的貢獻。
1.2 溝通ISO9001認證體系質量方針
本條旨在確保質量方針在組織人員中得到溝通、理解和應用,以使其能夠為質量管理體系的有效性做出貢獻,并確保有關相關方可以獲取質量方針。
組織應確保質量方針易于獲取,并保持成文信息。為使質量方針持續有效,組織應定期進行評審,以便確定質量方針是否仍與組織的宗旨相適應。例如,可將這種評審作為管理評審過程的一部分(見ISO9001認證標準,9.3)。
組織需要確保質量方針在整個組織內都能得到清晰的理解,這可通過考慮組織內不同層次人員的意識(見ISO9001認證標準,7.3)和溝通的要求(見ISO9001認證標準,7.4)來實現。質量方針可通過不同的方法進行溝通,如公告欄、屏保程序、組織的網站或例行會議等。
組織應在適宜時讓有關相關方(如外部供方、合作伙伴、顧客和監管機構等)能夠獲取其質量方針。
組織可根據相關方的要求提供質量方針,或在網站上發布質量方針。
2.ISO9001認證標準5.3 組織的崗位、職責和權限
本條旨在幫助最高管理者分配質量管理體系的相關崗位,以確保體系的有效性并實現預期結果。
最高管理者需要確立各崗位的具體職責和權限,并通過有效的溝通活動,確保組織人員理解和知曉各自的任務。
相關職責和權限可分配給一人或多人。這些人員在被分配的領域和/或過程應能夠做出決策和有效變更。必需強調,盡管權限可以分配,但最高管理者仍應對質量管理體系承擔總體責任。針對ISO9001認證標準,5.3的a)至e),職責和權限的分配應基于以下目的:
a) 確保組織的質量管理體系符合ISO9001認證標準對特定崗位(如內審員)或對管理評審的要求;
b) 確保過程能提供期望的輸出;該活動可分配給多個承擔不同職責的人員,如監視質量目標、確定過程是否能夠實現預期結果或開展內部審核等;
c) 報告質量管理體系的績效;這種報告通常作為管理評審過程的一部分來實施(見ISO9001認證標準),可指派一人負責協調報告事宜,其他人員負責報告質量管理體系的特定過程;
d) 推動以顧客為關注焦點(見ISO9001認證標準,5.1.2);這項職責通常分配給負責與顧客溝通并確保解決問題的人員,一般為客服或履行質量職能的人員;
e) 在進行諸如實施新的企業資源計劃(ERP)系統、決定外包設計和開發過程、基于新市場機遇的增長、進行組織重組、兼并或收購等變更時,保持質量管理體系的完整性;這項職責通常分配給負責確保整個質量管理體系運行的人員,該人有能力確保在沒有考慮變更的潛在影響之前,不策劃變更。
在一些組織中,有能力實施規定任務的人員的數量可能是有限的,因此,制定共同承擔崗位職責的計劃可能有用。這些計劃在節假日、主管人員不在現場或發生事故或生病時,會很有價值。
最高管理者應確定如何溝通相關的崗位、職責和權限。這可通過使用相關成文信息實現,如崗位說明、作業指導書、責任聲明、組織結構圖、手冊、程序等。
上面介紹了最高管理者定義企業崗位和職權方式，對實施ISO9001認證體系企業有很高指導意義。
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