本文就遠(yuǎn)程審核，如何利用信息和通訊技術(shù)，以確保審核的有效性，從遠(yuǎn)程審核的策劃、實(shí)施、審核報(bào)告及后續(xù)的不符合項(xiàng)跟蹤等方面，結(jié)合實(shí)際的案例進(jìn)行討論、交流，期望能給遠(yuǎn)程審核提供更多的參考和借鑒。
如何有效實(shí)施管理體系的電子化遠(yuǎn)程審核
文 | 張國(guó)武 張凌霄
遠(yuǎn)程審核是指當(dāng)“面對(duì)面” 的方式不可能或不希望被采用（溝通）時(shí)，通過(guò)使用信息和通信技術(shù)（ICT）來(lái)與受審核方交流、收集審核有關(guān)的信息[1]。可使用的ICT工具，通常包括軟件和硬件，如智能手機(jī)、電腦、攝像機(jī)等[2]，常用微信、QQ、Zoom等用于溝通，遠(yuǎn)程訪問(wèn)客戶的資料庫(kù)等，這里不一一羅列，具體采用何種工具，需要提前與受審核方進(jìn)行溝通，得到其確認(rèn)和同意。沒有受審核方的同意或授權(quán)，遠(yuǎn)程審核將無(wú)法實(shí)施。
本文將結(jié)合部分審核實(shí)踐的案例和相關(guān)規(guī)定，就如何有效地應(yīng)用ICT技術(shù)進(jìn)行管理體系遠(yuǎn)程審核，確保審核的有效性，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)場(chǎng)審核具有同等效果進(jìn)行探討。
一、審核策劃
應(yīng)用ICT進(jìn)行管理體系的遠(yuǎn)程審核，因?qū)徍巳藛T不到客戶現(xiàn)場(chǎng)，因此存在多方面的問(wèn)題，如抽樣的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，審核過(guò)程中溝通的便捷性、組織協(xié)調(diào)、信息的安全性，多產(chǎn)品、復(fù)雜的過(guò)程活動(dòng)，以及需要跟蹤的深入審核等方面均存在較大的風(fēng)險(xiǎn)。因此，做好審核前的策劃對(duì)確保審核有效性，尤其重要，下面將結(jié)合案例進(jìn)行探討。
01、確認(rèn)受審核方的基本信息和要求
應(yīng)用ICT進(jìn)行遠(yuǎn)程審核時(shí)，應(yīng)盡可能避免、控制、降低審核風(fēng)險(xiǎn)。因此，實(shí)施遠(yuǎn)程審核前，需要對(duì)受審核方的基本信息和要求進(jìn)行充分了解和溝通，以確定審核的重點(diǎn)難點(diǎn)、不確定因素和風(fēng)險(xiǎn)所在，如質(zhì)量方面的關(guān)鍵工序、特殊特性、特別要求等，環(huán)境和職業(yè)健康安全體系行業(yè)（EHS）方面對(duì)環(huán)境、職業(yè)健康安全績(jī)效存在影響的關(guān)鍵過(guò)程和區(qū)域等，以便審核策劃、實(shí)施時(shí)，體現(xiàn)對(duì)關(guān)鍵區(qū)域或活動(dòng)分配更多的審核資源，確保審核的充分性，實(shí)現(xiàn)審核結(jié)果的有效性。
在疫情期間，針對(duì)BXX越南工廠，因其環(huán)境管理體系（EMS）、職業(yè)健康管理體系（OHSMS）為首次審核，經(jīng)前期了解，BXX越南為組裝，EHS的風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較低，僅在組裝過(guò)程中存在一定的安全隱患（如觸電、消防火災(zāi)、機(jī)械傷害等），環(huán)保方面根據(jù)越南當(dāng)?shù)氐沫h(huán)境影響評(píng)價(jià)結(jié)論，確認(rèn)其無(wú)重大的污染因子。在審核安排中，根據(jù)前期的了解，針對(duì)其制造過(guò)程中存在安全隱患的高壓測(cè)試工序、消防安全管理、以及機(jī)械安全管理等要點(diǎn)，將其列為重點(diǎn)，優(yōu)先審核。
02、確認(rèn)審核工具和受審核方參與人員
遠(yuǎn)程審核ICT工具的準(zhǔn)備確認(rèn)，盡可能使用受審核方提供的ICT工具實(shí)施審核，以確保信息的安全；確認(rèn)包括用于遠(yuǎn)程審核方式的選擇，所用設(shè)施的準(zhǔn)備、調(diào)試、保密要求的確定等信息，并做好必要的應(yīng)急預(yù)案。另外，為確保審核的真實(shí)性，對(duì)受審核方參與人員進(jìn)行提前確認(rèn)，包括受審核方必要工具的培訓(xùn)等準(zhǔn)備情況。各項(xiàng)策劃內(nèi)容都需要體現(xiàn)在審核計(jì)劃中，如對(duì)BXX越南工廠進(jìn)行審核時(shí)，對(duì)方明確提出了審核過(guò)程需要采用其集團(tuán)提供的“圓融”視頻系統(tǒng)進(jìn)行視頻，文件傳閱采用微信等工具加以輔助，審核工具在計(jì)劃中有得到明確。受審核方的參與人員，包括翻譯人員等也需要事先得到確認(rèn)。
03、審核組的準(zhǔn)備
審核組的選擇，應(yīng)具備與審核項(xiàng)目中完成應(yīng)用ICT 審核方法的能力需求相匹配，應(yīng)掌握客戶的信息和通信技術(shù)管理知識(shí)和信息安全要求及職業(yè)操守；另外，需熟悉客戶管理體系及過(guò)程。在安排審核組成員時(shí)，在條件許可的情況下，盡量安排熟悉受審核方的審核人員，本次針對(duì)BXX越南工廠的審核，機(jī)構(gòu)安排了在疫情發(fā)生前參與了該客戶ISO 9001審核的成員參與EMS、OHSMS全程審核，以減少審核風(fēng)險(xiǎn)[3]。
04、審核計(jì)劃的策劃
審核計(jì)劃中應(yīng)明示在項(xiàng)目中使用ICT技術(shù)審核的范圍（具體場(chǎng)所、過(guò)程或活動(dòng)名稱）、時(shí)間、相應(yīng)的信息、通信技術(shù)和審核人員、技術(shù)專家（適用時(shí)）等，在制定審核計(jì)劃時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守雙方約定的信息安全和數(shù)據(jù)保護(hù)措施和規(guī)則。為了確保審核有效實(shí)施，應(yīng)要求受審核方就以下事項(xiàng)做好充分的準(zhǔn)備（適用時(shí)）。
（1）組織目標(biāo)、過(guò)程績(jī)效指標(biāo)及實(shí)現(xiàn)情況。
（2）過(guò)程間的接口及相互關(guān)系。
（3）可能涉及到的作業(yè)指導(dǎo)書、程序、客戶要求等。
（4）受審核方應(yīng)為審核組配備具備應(yīng)用ICT的技術(shù)人員等。
總之，審核計(jì)劃應(yīng)得到受審核方的確認(rèn)。
二、審核實(shí)施
遠(yuǎn)程審核的實(shí)施，可根據(jù)事先策劃好的安排，應(yīng)用現(xiàn)有的ICT技術(shù)，在視頻中完成首末次會(huì)議及簽到確認(rèn)，審核過(guò)程中各事項(xiàng)的溝通、確認(rèn)以及查閱、驗(yàn)證活動(dòng)等。同時(shí)可以綜合應(yīng)用現(xiàn)有的各項(xiàng)信息技術(shù)進(jìn)行資料的傳閱、驗(yàn)證 。
通過(guò)即時(shí)的視頻監(jiān)控，關(guān)注受審核方的活動(dòng)處于受控狀態(tài)，確認(rèn)其參會(huì)人員與前期確認(rèn)的人員相同，盡可能減少審核風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。
在審核過(guò)程中，針對(duì)過(guò)程、部門所涉及到相關(guān)內(nèi)容，如KPI指標(biāo)、文件、必要的記錄等，通過(guò)視頻展示、確認(rèn)，應(yīng)用可使用的傳輸工作，類似已普及的傳輸工作如微信、QQ等，完成資料的傳閱，進(jìn)行深入的審核、驗(yàn)證，以確認(rèn)其實(shí)際的落實(shí)情況。在遠(yuǎn)程審核過(guò)程中，針對(duì)文件、記錄等審核信息進(jìn)行審核、確認(rèn)，其實(shí)際的效果，與在現(xiàn)場(chǎng)的抽樣審核基本能實(shí)現(xiàn)同等的有效性，這些資料可以實(shí)現(xiàn)在視頻監(jiān)控下的拍攝、取證[4] 。
針對(duì)遠(yuǎn)程審核面臨的審核證據(jù)的連貫性、完整性等，可根據(jù)策劃的安排和約定，在審核過(guò)程中與受審核方進(jìn)行充分的溝通、講解，讓受審核方明白針對(duì)這個(gè)過(guò)程、部門、活動(dòng)，抽樣的需求、要審核的內(nèi)容，需要準(zhǔn)備的信息。如采購(gòu)需求—需求確認(rèn)、評(píng)審—采購(gòu)實(shí)施—采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)證—入庫(kù)，一條線索完成審核工作。
針對(duì)活動(dòng)過(guò)程中的實(shí)際發(fā)生環(huán)節(jié)審核，在應(yīng)用ICT技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程審核時(shí)，相對(duì)于實(shí)地的現(xiàn)場(chǎng)審核，難度相對(duì)較大。審核組為確保審核的真實(shí)、可靠，最大程度地還原現(xiàn)場(chǎng)，控制風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)受審核方的所在區(qū)域、廠地的外景（周邊狀況）、排放出口、主要生產(chǎn)活動(dòng)區(qū)域、關(guān)鍵的生產(chǎn)過(guò)程、對(duì)環(huán)境與職業(yè)健康安全存在較大風(fēng)險(xiǎn)的區(qū)域進(jìn)行實(shí)景全角度的拍攝（可以視頻、圖片），以便判斷是否存在漏失或死角未納入審核。針對(duì)提供的拍攝材料，結(jié)合相關(guān)的管理規(guī)范、法規(guī)及相關(guān)方的要求進(jìn)行審核。對(duì)關(guān)鍵工序以及存在高風(fēng)險(xiǎn)的區(qū)域，如果無(wú)法看清或不能準(zhǔn)確判斷的情況，須要求受審核方進(jìn)一步針對(duì)該工序、區(qū)域的細(xì)節(jié)進(jìn)行定向的拍攝、取證，以便深入審核和判斷。在抽查組織的控制要求實(shí)施情況時(shí)，還要抽查其已取得的績(jī)效，此類審核與現(xiàn)場(chǎng)審核無(wú)異，通過(guò)常規(guī)的通訊工具即能實(shí)現(xiàn)，包括通過(guò)驗(yàn)證視頻、圖片、相關(guān)的記錄、文件等。
例如：在針對(duì)BXX越南現(xiàn)場(chǎng)的遠(yuǎn)程審核過(guò)程中，即采用了由外（見圖1）到內(nèi)（見圖2），再到具體的某個(gè)點(diǎn)（如圖3和圖4）
在具體審核中，如涉及到人員方面的問(wèn)題，通過(guò)抽樣，可應(yīng)用視訊系統(tǒng)對(duì)崗位的實(shí)際所有者進(jìn)行詢問(wèn)、了解，包括實(shí)際操作的演示視頻等加以審核，從審核的實(shí)際效果來(lái)看，這種拍攝都是在很短的時(shí)間內(nèi)完成，審核有效性基本可得到保障。
現(xiàn)場(chǎng)的拍攝取證過(guò)程中，建議安排由專人進(jìn)行拍攝，審核人員通過(guò)視頻與崗位的所有者進(jìn)行交流；如果無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)直接交流，可在拍攝過(guò)程中由受審核方的崗位負(fù)責(zé)人對(duì)內(nèi)容進(jìn)行解釋，審核人員再完成進(jìn)一步的審核工作。
審核過(guò)程中的記錄，除常規(guī)的記錄外，還可包括取樣圖片、音視頻、應(yīng)用各種ICT工具的截屏/圖等均可作為審核的客觀證據(jù)加以保留，以證明ICT在審核過(guò)程被使用的程度。通過(guò)遠(yuǎn)程審核獲取的各種信息，需要加以保密處置[5]。
三、審核報(bào)告及后續(xù)改善的跟蹤
遠(yuǎn)程審核報(bào)告與現(xiàn)場(chǎng)審核報(bào)告的內(nèi)容相同，報(bào)告中就審核的時(shí)間、地點(diǎn)、使用的ICT及應(yīng)用范圍等需要加以說(shuō)明。遠(yuǎn)程審核報(bào)告，需要對(duì)審核風(fēng)險(xiǎn)及審核中遇到的可能影響審核結(jié)論的不確定因素和（或）障礙加以說(shuō)明。如ICT存在的信息泄漏、技術(shù)的局限、審核的深度、現(xiàn)場(chǎng)的觀察不足等。
除此之外，審核報(bào)告中，還需要針對(duì)為 達(dá)到審核目的應(yīng)用ICT對(duì)審核有效性和效率貢獻(xiàn)和影響等內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明和介紹。如疫情期間避免到境外審核的健康保護(hù)、費(fèi)用節(jié)約等。
針對(duì)審核的不符合情況，也可以采用ICT的方式進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證。
盡管ICT技術(shù)的快速發(fā)展，為遠(yuǎn)程審核提供了更多的選擇，能更加有效輔助和提升審核的有效性，但若要完全取代現(xiàn)場(chǎng)審核，與現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)現(xiàn)同等的效果，從目前實(shí)施的部分案例來(lái)分析，仍然需要不斷探索及改進(jìn)。
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