企業總是有很多體系，通用的管理體系一般有質量體系、風險內控體系、流程體系、制度體系、環境健康安全體系、保密體系等。業務體系一般有研發體系、供應鏈體系、生產制造體系、客戶服務體系。還有一些管理的專業體系，比如薪酬體系、績效體系、戰略體系、企業文化體系等等。
今天我們要討論的話題是：體系整合。為了把事情說清楚，我們縮小討論的范圍，聚焦于最普遍的幾個通用化管理體系：質量體系、風險內控體系、制度體系和流程體系。并且在此不討論這些體系復雜的定義和內涵，只想用通俗的道理和方法。
管理孤島的特征
很多企業的這些管理體系是各自獨立存在的，我們稱之為“管理的孤島”。這些孤島有它們的特點：
1.它們為各自不同的目標而來，質量體系是為了實現質量目標，風險內控體系是為了風險控制目標，制度和流程都是為了規范化和標準化目標。
2.它們有不同的文件載體，質量體系有質量手冊;風險內控有風險內控手冊;制度有制度匯編;流程有流程文件。
3.它們分屬不同的部門管轄：質量體系歸質量部;風險內控體系歸審計部或者財務部;制度匯編歸綜合辦公室;流程文件歸發展計劃部。
4.它們有不同的語言和生命周期，各自說各自的話，老死不相往來，內容自然也就難免有很多沖突、重疊，也有誰都不管的缺失。
管理孤島的形成
管理的孤島是如何形成的?職能型組織的典型特征，就是職能部門之間相互劃分勢力范圍(這個我們之前文章詳細講過)，形成各自的部門墻，這些墻里的東西自然只有部門自己關心。
這些文件的形成也是尷尬的結果：比如質量部門發通知，要求各業務部門編制體系文件。各專業部門就按照自己的理解編出一套出來，然后誰判斷這些文件的合理性適用性呢?也只有專業部門自己才知道。質量部如果膽敢說專業部門編的不好，那交給你怎么樣?質量部瞬間石化。
各種體系的文件就是這樣產生的，還有制度的編撰也充滿了隨意性。因為制度本身就是缺少標準的，它的標準只能體現在形式上，內容上沒有辦法控制，這是由制度本身的特征決定的，這也是制度管理和流程管理的本質差異所在(關于這一點我們另文再詳細討論)。
于是看到結果就是，制度沒有邊界、顆粒度和內容控制，想編到哪里就編到哪里，想寫多少篇幅也沒有限制。不完善沒有關系，我們可以補丁摞補丁的方式逐步完善。于是企業的制度有幾百份，有時候同樣類型的工作多個制度都在約束，有時候還是不同的部門出臺同一個業務的制度。久而久之，我們就發現制度很多很多，用的時候卻又總是漏洞百出。
流程：
如何消除這些孤島?我們期望能夠讓所有的管理體系整合在一起，成為一個管理對象，畢竟不管它們是怎么來的，它們都只有一個去向：服務企業的經營管理目標。
我們需要依靠一個橋梁，那就是流程。
為什么是流程而不是別的什么?首先，雖然企業管理的對象我們可以列舉很多，比如人、機器、物資、資金等等，但最終的對象都是活動，是各種要素通過活動產生最終的產品和服務。再者，有目的有規則的活動組合就是流程，那些紛繁復雜的管理體系最終都需要通過流程來實現“落地”。第三，流程是企業中的能動因素，是運營的核心要素，流程的好壞影響結果的差異是巨大的。第四，流程本身又具有連貫性和可追溯性的特征，是一種可以“更精確”的規則。可以說管好了流程就管好了運營。
其實在質量體系和風險內控體系中，它們都深知流程的作用，它們的體系文件也是基于流程來構建的。只不過因為它們被至于職能的豎井中之后，流程都分割成為了片段，它們面對的也是流程散落的結果而不成體系。我們看到內控手冊中的流程和質量文件中的流程通常是不一樣的，它們關注的業務內容不同，責任主體和形成的路徑不同，造成即使同樣的業務也存在著不同的流程版本。
如同我們經常見到的現象：交通部門負責修路;供水部門負責修供水管道，就挖開再填上;燃氣部門負責修燃氣管道，挖開再填上;電力部門......所以我們的馬路就成了拉鏈馬路。在不同的部門那里，他們看到的是不同的一張地圖，這張地圖只標著與他們有關的要素。我們要做的是怎樣將它們整合起來。
我們期望的結果
這樣看來我們就需要構建一份共用的地圖，這份地圖是以現實為基礎的，所有的要素都可以在上面呈現出來，就像百度和高德地圖那樣，你有什么應用都可以在上面加載。誰要修路或者修改什么要素，我們都看得見，并且可以評估這樣對我們的影響。這樣的地圖就成了一個系統，道路、交通信號、水電氣供應系統、綠化、建筑規劃都以一份共同的地圖為基礎。這份共用的地圖就是以流程為基礎構建的。
最終我們應該形成這樣的一個結果：所有的管理體系、制度和流程都整合在一套文件中。這套文件的特征是：第一，它是完整的，能夠覆蓋所有的業務功能，沒有什么被遺漏，也沒有什么重疊;第二，它是結構化的，從宏觀到細節，能滿足各個層次、多個專業的管理和操作需要;第三，它是唯一的，所有相關的專業共同來維護，他們可以從中提取他們需要的內容和信息，但不是制造出另外一份不同的文件。
我們要實現的結果是這樣一個形態，文件分為兩層：一層稱之為管理程序文件，一層稱之為作業程序文件。
管理程序文件是給管理人員看的，它承載的是一項業務的術語定義、職責、業務結構和一些基本要求等內容，并不到操作細節，是一個業務的頂層文件。
另外一層作業程序文件是給操作人員看的，就是作業指導書或者叫操作指南，告訴我們每件事情具體如何完成。它的主干是流程，再加上流程的相關要素和說明。就像一個操作說明書，看著它很多不熟悉的人也能完成這樣的工作(需要跟高技術性的工作除外)。
如果我們把作業程序文件看作是專業法律的話，那么管理程序文件就像是憲法。很多國外的著名企業都是這種兩層文件的結果，只是名字可能不同。
我們將這個結果形成的過程叫做體系重構，而不是重建。因為我們做的工作是基于流程體系提供的結構，將現有制度和各種管理體系的內容、要求和實現措施進行了重新組織。各種管理體系的成果和歷史經驗都是其中的素材，當然我們也一定會發現很多需要填補的空白，這項工作最重要的價值就是讓我們看清了到底有多少空白。
如何構建這樣的文件，最終消滅那么管理的孤島。操作的部分我們下期分解。
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