本文將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用到生態(tài)環(huán)境監(jiān)測的日常工作管理中，通過自定義外部供應(yīng)品的審批流程，理順申購、購買、驗(yàn)收、技術(shù)反饋等環(huán)節(jié)，及時(shí)完成對(duì)供應(yīng)品的各流程督辦，嚴(yán)格供應(yīng)品的驗(yàn)收，優(yōu)化供應(yīng)品的管理，從而有效評(píng)價(jià)供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，為建立合格供應(yīng)商名錄提供了評(píng)價(jià)依據(jù)。
生態(tài)環(huán)境監(jiān)測工作的開展離不開試劑和耗材等外部供應(yīng)品的使用，供應(yīng)品的管理往往由多個(gè)部門參與、流程復(fù)雜，科學(xué)有效的供應(yīng)品管理是保證監(jiān)測工作質(zhì)量的重要組成部分。根據(jù)《檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià) 檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)通用要求》[1]《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》[2]等規(guī)范文件對(duì)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理的要求，檢測機(jī)構(gòu)需要對(duì)試劑、耗材等供應(yīng)品的采購、驗(yàn)收、儲(chǔ)存采取有效的管理措施[3]，所有環(huán)節(jié)都需進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，以確保選擇和采購的供應(yīng)品能滿足實(shí)驗(yàn)的要求[4]。為了保證實(shí)驗(yàn)室獲得質(zhì)量穩(wěn)定可靠的供應(yīng)品，保障實(shí)驗(yàn)室的規(guī)范運(yùn)行[5]，本文結(jié)合信息化內(nèi)部辦公平臺(tái)的應(yīng)用、通過升級(jí)自定義業(yè)務(wù)流程、新增庫存管理業(yè)務(wù)模塊，改進(jìn)供應(yīng)品的審批流程等手段優(yōu)化實(shí)驗(yàn)室對(duì)外部供應(yīng)品的管理。
一、外部供應(yīng)品的分類及驗(yàn)收方式
外部供應(yīng)品種類繁多，按照對(duì)監(jiān)測質(zhì)量的影響可以分為兩類，一類是對(duì)監(jiān)測質(zhì)量無顯著影響的一般易耗品，如一般玻璃器皿、一般實(shí)驗(yàn)消耗品;另一類是對(duì)監(jiān)測質(zhì)量有影響的物品，如容量分析器具、有純度要求的化學(xué)試劑、試劑盒、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)(包括標(biāo)準(zhǔn)溶液、標(biāo)準(zhǔn)氣體、菌種等)、耗材(如氣袋、濾膜、培養(yǎng)基等)。
根據(jù)《<檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則>應(yīng)用要求》[6]條款6.6.1a、《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則在化學(xué)檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明》[7]條款6.6.2C、《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則在微生物檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明》[8]條款6.6.2C的要求，實(shí)驗(yàn)室對(duì)所有采購的外部供應(yīng)品需進(jìn)行符合性檢查或驗(yàn)證，通常檢查所采購的物品數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、等級(jí)、外觀、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、成分、包裝、貯存等是否滿足實(shí)驗(yàn)室的需求。另外，對(duì)監(jiān)測結(jié)果有顯著影響的供應(yīng)品還需進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)收，保留相應(yīng)的記錄證明，確保所使用的試劑及耗材達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量要求，當(dāng)物品驗(yàn)收不合格比例較高時(shí)，實(shí)驗(yàn)室要考慮更換供應(yīng)商或生產(chǎn)商。
二、外部供應(yīng)品的技術(shù)驗(yàn)收評(píng)判要求
實(shí)驗(yàn)室可結(jié)合環(huán)境監(jiān)測分析常用的試劑及消耗性材料的使用，對(duì)采購的外部供應(yīng)品進(jìn)行梳理，建立需要進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收的供應(yīng)品名錄，并列出相應(yīng)的評(píng)判要求，如列出部分常用重要試劑、耗材驗(yàn)收名錄及評(píng)判要求(見表1)。
三、外部供應(yīng)品的管理
3.1 自定義供應(yīng)品的審批流程和庫存管理
根據(jù)實(shí)際工作開展情況建立供應(yīng)品清單，按照類別進(jìn)行分類，主要分為以下幾大類：化學(xué)試劑、生物專用試劑、實(shí)驗(yàn)耗材、現(xiàn)場監(jiān)測耗材、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)等。在OA辦公系統(tǒng)中建立外部供應(yīng)品的領(lǐng)用審批流程，理順供應(yīng)品的申購、購買、驗(yàn)收、技術(shù)反饋等環(huán)節(jié)，明確各環(huán)節(jié)中各部門的職責(zé)，增加“標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)/需驗(yàn)收物品”的領(lǐng)用確認(rèn)節(jié)點(diǎn)，管理部門可以參與對(duì)供應(yīng)品的全過程監(jiān)控，在庫存管理模塊中新增“外部供應(yīng)品清單” “標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄” “外部供應(yīng)品驗(yàn)收記錄”，詳見附圖。
申請(qǐng)人在系統(tǒng)中選擇所需供應(yīng)品并提出采購申請(qǐng)，如果所選的供應(yīng)品在驗(yàn)收名錄中，系統(tǒng)會(huì)提示需要技術(shù)性驗(yàn)收，并列出相應(yīng)的評(píng)判要求，質(zhì)量管理部門參與標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)/需技術(shù)性驗(yàn)收貨品的審核流程，采購部門完成對(duì)供應(yīng)品的符合性驗(yàn)收，申購人完成技術(shù)性驗(yàn)收，質(zhì)量管理部門全過程監(jiān)控供應(yīng)品的驗(yàn)收和使用情況。
3.2 外部供應(yīng)品的符合性驗(yàn)收
采購部門負(fù)責(zé)外部供應(yīng)品的采購審核，確定供應(yīng)商收到貨品后核對(duì)生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品批號(hào)、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期、包裝、貯存和證書等信息，確認(rèn)無誤后在供應(yīng)品審批流程中勾選符合性驗(yàn)收通過即可完成。
3.3 外部供應(yīng)品的技術(shù)性驗(yàn)收
采購部門經(jīng)過符合性驗(yàn)收后通知申購人領(lǐng)用，管理部門在系統(tǒng)中進(jìn)行領(lǐng)用日期登記，申購人領(lǐng)用確認(rèn)后在庫存管理模塊中填寫“外部供應(yīng)品驗(yàn)收記錄”，詳見表2.填寫完成并上傳實(shí)驗(yàn)原始記錄等附件后保存，其他信息流程數(shù)據(jù)自動(dòng)帶入，供應(yīng)品的技術(shù)性驗(yàn)收即完成。
3.4 標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的使用記錄
標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)領(lǐng)用確認(rèn)后由申購人負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的使用記錄登記，記錄信息包括使用人、使用時(shí)間、用途等信息，對(duì)于使用完成的標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)標(biāo)記為“已使用”狀態(tài)。
3.5 供應(yīng)品的信息匯總統(tǒng)計(jì)
管理人員通過訪問內(nèi)網(wǎng)流程庫存管理模塊以EXCEL表的形式導(dǎo)出標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)使用記錄和所有試劑及耗材等外部供應(yīng)品的驗(yàn)收記錄，內(nèi)容包括供應(yīng)品名稱、規(guī)格、供應(yīng)商、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)日期、驗(yàn)收人、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收結(jié)果等信息，采購部門根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，建立合格供應(yīng)商名錄。
四、結(jié)語
本文借助OA辦公系統(tǒng)幫助實(shí)驗(yàn)室優(yōu)化外部供應(yīng)品的管理，以信息化方式對(duì)供應(yīng)品進(jìn)行全生命周期管理，通過流程再造實(shí)現(xiàn)了對(duì)外部供應(yīng)品的申購、采購、驗(yàn)收到供應(yīng)商后評(píng)價(jià)的全流程監(jiān)控，確保影響檢測質(zhì)量的供應(yīng)品符合實(shí)驗(yàn)室要求并可以進(jìn)行質(zhì)量溯源。另外，管理部門通過系統(tǒng)查閱記錄可對(duì)供應(yīng)品的驗(yàn)收、使用情況一目了然，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果客觀評(píng)價(jià)供應(yīng)商，從源頭把控供應(yīng)品的質(zhì)量，確保檢測數(shù)據(jù)的可靠性。
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