專利電子申請用戶：
我局專利業務辦理系統上線后，發現部分專利申請電子用戶提交的申請文件因文件格式不符合規范，造成文件進入我局審查系統后出現損壞或無法打開，給申請人的權益造成影響。為減少該問題的產生，幫助用戶正確制作專利電子申請文件，特發布本指引，請專利電子申請用戶按照以下要求制作并提交申請文件。
一、XML格式文件
用戶應使用專利業務辦理系統編輯器編輯提交XML文件。
1. 字符集
編輯XML文件，應使用GB18030-2005字符集范圍以內的字符，不應使用自造字。
2. 圖片
圖片或照片分辨率應為72-300DPI。說明書附圖的圖片格式應為JPEG、TIF兩種格式，圖片大小不應超過165mm x 245mm，圖號應以文字形式表示，不應包含在圖片中;外觀圖片或照片應為JPEG格式，圖片大小不應超過150mm x 220mm。上述圖片或照片分辨率應為72-300DPI，換算像素為467.7像素*694.4像素- 1948.8像素*2893.7像素。TIF格式文件的壓縮方式必須為Group 4.
3. 數學公式和化學公式
在表達數學公式、化學公式中的上、下角標時，應使用 定義上標文本， 標簽定義下標文本。例如：“H2O”應寫為“H2O”，“23”應寫為“23”。XML文件中復雜的數學公式、化學公式，應以圖片方式提交。
4. 表格
XML文件中的N×M表格及表頭有合并單元格的表格，可以用編輯器編輯提交，其他表格應以圖片方式提交。
5. 段號和權項號
新申請XML文件中的說明書段號和權項號由系統自動生成。
申請后提交的XML格式文件說明書段號應以4位數字編號;權利要求書權項號應以阿拉伯數字編號。
二、MS-Word、PDF格式文件
1. 版本
以MS-WORD、PDF格式提交申請文件及相關文件，MS-WORD文件應為Microsoft Office2007及之后版本的“.docx”格式，或者Microsoft Office2003及之前版本的“.doc”格式;PDF文件應為符合PDF Reference Version 1.3(含)以上版本規范的文件。
2. 權限
MS-WORD文件不應該設置密碼保護、文檔保護功能，PDF文件應具有打印權限，不應設置加密功能。
3. 字符集
應使用GB18030-2005字符集范圍以內的字符，不應使用自造字。
4. 圖片
單個圖片應限定在單頁內，不能跨頁顯示。圖片和文字不能設置懸浮格式或相互疊放。
5. 版式要求
說明書不應添加任何形式的段落編號，文檔頁面設置應為縱向A4大小。關于字體、規格、行距、頁面設置等文件版式應符合《審查指南》相關要求。
6. 其他要求
MS-WORD、PDF文件中，不應含有水印、宏命令、嵌入對象、超鏈接、控件、審閱、注釋、批注、文本框、自選圖形、域對象等內容，不能使用修訂模式。
三、系統操作規范
1. 制作符合規范的專利電子申請文件
推薦使用Adobe Acrobat軟件編輯、制作和保存PDF文檔。使用OFFICE辦公軟件或其他第三方PDF轉換器輸出PDF文件，文件可能存在損壞、格式錯誤、亂碼等不符合上述PDF規范的情形，應使用Adobe Reader軟件打開并全面檢查。
2. 導入案卷包或者上傳文件預覽檢查后再提交
在專利業務辦理系統導入案卷包或者上傳MS-WORD、PDF文件后，應使用編輯預覽功能頁面檢查：
(1)MS-WORD、PDF文件是否正常，如文件預覽失敗或系統推送錯誤信息，應檢查文件是否存在損壞、格式錯誤、加密、亂碼等情形，重新制作、上傳符合上述MS-WORD、PDF規范的文件。
(2)頁面信息是否存在錯填、漏填等問題，確認文件內容無誤后再簽名提交。
3. List.xml文件描述與案卷包內文件內容應當一致
List.xml文件中的相關勾選項選擇的內容選擇與實際案卷包相對應的實體文件信息不一致，如選擇了某些勾選項，但是案卷包內沒有對應的文件代碼表格。舉例說明：
在新申請List.xml文件中記錄有實質審查請求書，但是提交案卷包內沒有提交實質審查請求書(代碼110401)。
4. 文件應當符合電子申請數據標準規范和批量接口規范
用戶制作文件時，應遵守專利申請請求類表格和電子申請數據標準規范，關注系統校驗規則及表格數據結構標準調整通知，并及時了解修改內容，提前做好自身內部管理系統調整對接的準備，避免出現以下問題：
(1)信息勾選項不符合定義，勾選項數據標準為：0為不勾選，即未選擇數據項;1為勾選，即選擇數據項。如在導入案卷包List.xml勾選項中插入空格、其他數字或字符等冗余數據，影響系統判斷勾選真實意圖。
(2)申請號信息中錯誤插入“ZL+申請號”或者委內編號等信息，導入系統后未經預覽檢查即提交，此類錯誤數據影響文件審查分配。
(3)電子申請的請求書內容需要補正的，僅針對缺陷部分提交補正書或者陳述意見，不需要提交請求書替換頁。
更多表格數據結構標準、校驗規則和操作規范請關注后續發布的通知。
國家知識產權局專利局
智能化系統升級工作組
2023年5月25日
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