不合格及其控制程序不僅適用于質量管理體系，而且適用于環境、職業健康 安全等管理體系。所以，在ISO9001標準中，它是必須形成文件的程序，對其他管理體系具有較強的兼容性和通用性。因此，筆者歸納了審核員開具不合格報告存在的九個問題并提出一些看法。
01.開具不合格報告不宜過淺
在審核中，不能遇到不符合都開具不合格報告，特別是那些顯而易見和易于解決的問題。對于一些口頭提出馬上就可以完整改的，如質量記錄有幾頁缺少了負責人的簽字，就不一定開具不合格報告。如果不合格報告開得過淺，就可能使審核的書面報告失去嚴肅性，流于形式，甚至產生負面影響。
02.開具不合格報告不宜過濫
如果不合格報告開得過濫，會使受審核方產生“虱子多了不咬人”的感覺，從而在整體上降低對糾正措施的重視程度。便如，某企業的內審共開具了36份不合格報告，而其中有8份都是記錄漏簽字。其實，這8份不合格報告可以“合并同類項”后，開成一張。當發現不合格較多時，可開可不開的以不開為這宜，而以口頭報告的形式，充分與受審核方交換意見。要抓住主要的、典型的、要害的問題，以及具有方向性和迫切需要改進的問題開具不合格報告。
03.不合格報告不宜作為獎懲的依據
審核中經常遇到這樣的尷尬事：組織的領導者有言在先，將依據審核員開具的不合格對責任者進行處罰，包括扣分、扣款、點名批評等。這是傳統管理模式的習慣做法，似乎獎罰分明，但也是對審核抽樣風險性的挑戰，從另一個側面體現了不公正。面對這種情況，審核員不宜直接干預，但可以在與領導交換意見時希望其借鑒西方的管理理念，改進傳統的管理模式。
西方的管理理念是：出了問題先分析原因，然后采取糾正措施。我們的傳統管理模式是：出了問題先找到責任人，然后施以處罰。而責任人往往沒有找到問題產生的原因，類似問題以后還可能發生。
04.局部小系統的問題宜開具不合格報告
對于受審核方系統的失誤和整個過程的失控，應開具嚴重不合格報告。但是，對于局部小系統的問題，也要開具不合格。例如，在某機械加工車間的不合格品報告中，鉆床工序占7件，不是合格品總數的三分之一。對于這種局部小系統的問題，如果受審核方沒有分析原因并采取糾正措施，須開具不合格報告，促使其抓主要矛盾，實施作業層面的持續改進。
05.抓住改進方向性的關鍵問題開具不合格報告
開具不合格報告，一定要抓住方向性的關鍵問題，如相關法律法規沒有納入有效文件目錄進行控制，特殊過程的設備、人員、過程參數沒有得到有效控制，沒有做好對顧客滿意的監視和測量，內審和管理評審不符合要求，對將要出現和已經發生的問題沒有采取預防或糾正措施等。這些事關質量管理體系是否運行和持續改進的關鍵的帶有方向性的問題，是審核員開具不合格報告的關注點。把握住這些關注點，就可以從方向上提高受審核方質量體系的有效性，促進其持續改進，合體系的運行登上一個新的臺階。
06.不宜開具治標不治本的不合格報告
有些組織的文件可行性差，如果因為不符合這樣的文件的規定就開具不合格 報告，可能只是治標未治本。例如，某公共汽車站規定，其侯車大廳夏季的溫度不得超過24℃。如果夏季當地氣溫達到40℃，侯車大廳肯定超過24℃。產生這種問題的原因就是文件的可行性差，審核員可采取口頭報告的方式，提請受審核方修改文件，從根本上解決問題。
07.慎重開具“資源不適”的不合格報告
如果在審核中遇到受審核方的機構設置、人員安排、設備更新、行政管理、資金投入等敏感問題，要具體問題具體分析，因為機構設置是企業的自主權，人員安排是改革的需求，設備更新和資金投入是深層次的復雜問題，不是審核員提出就能解決的。只要受審核方采取其他途徑和方式保證資源，能滿足標準要求就可以了。對于這些難以解決的問題，要采取慎重的態度。
08.關閉不合格報告時應由此及彼
無論是內審還是外審，審核員在開具不合格報告時一般是比較認真的，不但描述了可以追溯的不合格事實，而且確認了受審核方的糾正措施計劃。但在驗證糾正措施的有效性時，往往就事論事，沒有做到由此及彼，以擴大糾正措施的效果，使糾正措施的有效性打了折扣。
例如，針對外審發現的不合格而采取的糾正措施的效果和證據，受審核方應進行驗證，同時要由此及彼，對自查發現的同類不合格也要采取糾正措施，并驗證其效果和證據后，方可提交審核員驗證。審核員進行驗證時，更要由此及彼。
如某造船廠船體分段大合攏焊接工序是一個特殊過程。審核員發現受審核方沒有記錄焊接電流過程參數，開具了不合格報告。在對其進行關閉時，還應驗證受審核方對同類特殊過程(如球鼻艏合攏)焊接電流過程參數是否進行記錄，從而消除失控環節，防止類似問題在同一特殊過程重復發生，使糾正措施的有效性得到充分保證。
09.對特定不合格的驗證，待全系統的過程都關閉
不合格后，方可完全關閉
對特定不合格的驗證，不僅應由此及彼地驗證其本身，還須驗證本系統包括的全部過程，待同類不合格都關閉后，方可將其完全關閉。例如，某組織對油漆的特殊過程未確認，被審核員判為不合格。還需要驗證這個系統的全部過程。如果這個系統包括油漆、焊接和熱處理三個特殊過程，那么，只有在受審核方提供了油漆、焊接和熱處理全部過程的確認證據之后，方向將其完全關閉。否則，必須繼續采取糾正措施。
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